Aktenvernichter – Ihr Einkaufsratgeber

Aktenvernichter kaufen – das Wichtigste

• Bei Aktenvernichtern wird in 7 Sicherheits­stufen unterschieden, von P-1 für Allgemeine Daten, zu P-7, für streng geheime Hochsich­erheits-Daten.
• Zur Vernichtung von personenbezogenen Daten wird mindestens die Sicherheitsstufe 4 benötigt.

Auswahlkriterien für Akten­vernichter

Mit einem Aktenvernichter können Dokumente sicher entsorgt werden. Die Wahl des richtigen Akten­vernichters hängt vor allem davon ab, ob das Gerät einen privaten oder einen geschäft­lichen Verwendungszweck erfüllen soll, denn bezüglich Leistung und Sicherheitsstufe besteh­en grosse Unterschiede. Diese Auswahl­kriterien sollten beachtet werden.

• Preis: Wie viel Budget ist vorhanden?
• Modelltypen: Für welche Bereiche möchten Sie den Aktenvernichter verwenden?
• Benötigte Sicherheitsstufe
• Ausstattung und Kompatibilität

Kosten für Aktenschredder in der Schweiz

Je nach Leistung und Verbrauch des Shred­ders bewegen sich die Preise von 100 bis 10’000 CHF. Weitere Kostenfaktoren, die den Preis des Aktenvernichters erhöhen sind bei­spielsweise Grösse des Auffangbehälters, Schnittgrad und Fähigkeit der Vernichtung anderer Materialien.

Weitere Informationen zu den Aktenvernichter Kosten erhalten Sie auf unserer Kostenseite.

Beschaffungstipps von unseren KMU Einkaufs­experten

• Grundsätzlich gilt: je höher die Sicherheits­stufe, desto höher ist auch der Preis eines Shredders.
• Der Streifenschnitt deckt nur die Sicherheits­stufen 1 bis 3 ab. Höhere Werte werden nur mittels Partikelschnitt erreicht.
• Oftmals liegt der benötigte Bedarf an zu ver­nichtenden Blättern pro Tag zwischen 100 und 500 Blatt.
• Die Sicherheitsstufe 4 bis 5 ist die Norm bei der Wahl, vereinzelt genügt auch Stufe 2.
• Als Orientierung bei der Auswahl eines Akten­vernichters: 200 A4 Blätter entsprech­en etwa einem Liter an Volumen.
• Neben dem Auffangvolumen und der Schnitt­grösse unterscheiden sich Aktenvernichter auch darin, wie viele Blätter gleichzeitig geschreddert werden können. Das Mass sind immer Papiere im Format DIN A4, 80 g/m2.
• Neben Papierprodukten, können auch Informationen in verkleinerter Form z.B. Filme, optische, magnetische oder elektri­sche Datenträger etc. vernichtet werden. Jede Materialklasse besitzt einen dement­sprechenden Kürzel.

Aktenvernichter Modelle und Funktionen

Von der Sicherheitsstufe hängt der Schnittgrad ab. Je höher die Sicherheitsstufe ist, desto höher auch der Schutz der Dokumente. Unter­schieden werden Aktenvernichter ebenfalls nach Schnittart:

Streifenschnitt

• Schnitt in lange, dünne Streifen
• Braucht mehr Auffangvolumen, muss öfter geleert werden
• Günstig
• Entspricht der Sicherheitsstufe 1 bis 3

Kreuz-/Partikelschnitt

• Kreuzschnitt erfüllt in der Regel Sicher­heitsstufe 3 und Partikelschnitt 4 und höher (Mikropartikelschnitt)
• Schnitt in Konfetti-Form
• Kleine Schnipsel nehmen weniger Auf­fangvolumen in Anspruch
• Höhere Kosten
• Bei allen Sicherheitsstufen möglich

Oft sind Aktenshredder mit Streifenschnitt günstiger als solche mit Kreuzschnitt. Mehr Informationen zu den Preisen finden Sie auf der Kostenseite.

Funktionen von Aktenschreddern

Moderne Aktenvernichter für alle Einsatzgebiete können nicht nur Papier schreddern, sondern ebenso CD's oder Kreditkarten. Sehr leistungs­fähige Geräte sind zudem in der Lage Büro­klammern und Heftklammern zu vernichten.

Einsatz­gebiete von Aktenvernichter und Shredder

Je mehr Personen einen Aktenvernichter nutzen, desto höher sollte die Schnitt­leistung sein.

Büro mit 1 bis 3 Personen

• Auffangvolumen bis 25 Liter
• Vor allem für Kontoauszüge, vertrauliche Briefe, geheime Unterlagen
• Schnitte je nach Bedürfnis in Streifen oder Konfetti
• Sicherheitsstufe 1-4

Abteilung mit 4 bis 8 Personen

• Auffangvolumen bis 85 Liter
• Für Kontoauszüge, Kundendaten, vertrauli­che Briefe, etc.
• Schnittgrad je nach Bedürfnis und Anforder­ung des Unternehmens
• Sicherheitsstufe mindestens 4 bei personen­bezogenen Daten

Grossraumbüro ab 9 Personen

• Auffangvolumen ab 86 Liter
• Für Steuerdaten, Personaldaten, vertrauliche Unterlagen, etc.
• Schnittgrad Konfetti
• Sicherheitsstufe 4-6

Grossmenge bzw. Archiv / Industrie

• Auffangvolumen ab 290 Liter
• Personalunterlagen, grosse Mengen an Betriebsunterlagen, Steuerdaten, etc.
• Sicherheitsstufe 4-6
• Empfehlung für ein Gerät, dass alle Dokumentarten (CD’s, Klammern, etc.) schreddern kann

Weitere Informationen zu den Modellen und speziell ihren Sicherheitsstufen finden Sie auf unserer Seite zu Aktenvernichter Sicherheitsstufen.

Gesetzliche Aufbewahr­ungsfrist für Papierdoku­mente

Buchführende Unternehmen sind nach dem Obligationenrecht gesetzlich verpflichtet, folgende Akten und Dokumente 10 Jahre lang aufzubewahren (siehe auch „Geschäfts­bücher­verordnung"):

• Geschäftsbücher
• Buchungsbelege
• Geschäftskorrespondenz

Werden die Akten dann nach Ablauf der gesetz­lichen Frist entsorgt, sind Unternehmen verpflicht­et, den Datenschutz zu gewährleisten und die Akten vor der Entsorgung unkenntlich zu machen. Ein Papierschredder oder Reisswolf ist dazu optimal geeignet.

Die KMU Einkaufs­experten für Aktenvernichter

Seit über 10 Jahren setzen wir uns Tag für Tag engagiert und persönlich ein, für KMU die pass­enden Anbieter zu finden. Unsere Expertise und unser Markt-Know-how bauen wir durch regen Fach­austausch mit Anbietern und Her­stellern für professionelle Aktenschredder kontinuierlich aus. Dabei verfolgen wir das Ziel, die Beschaff­ung für Sie so einfach und effizient wie möglich zu gestalten. Geben Sie uns Ihre Kriterien für Ihren Aktenvernichter via Frage­bogen an und wir finden für Sie aus quali­fizierten Partner­unternehmen für Aktenver­nichter die drei für Sie passenden.

KMU Support: +41 55 211 05 30 oder support[at]gryps.ch