Tipps für KMU: Das muss eine Business Software können

Gastbeitrag der Sage Schweiz AG

Eine Vielzahl der 600 000 Schweizer KMU stehen bei der Digitalisierung ihrer Administration noch in den Kinderschuhen. Doch, beschleunigt durch die Corona-Krise, schreitet diese mit grossen Schritten voran. Mit einem modernen ERP automatisieren KMU ihre Prozesse, erhöhen die Produktivität und sichern ihre Liquidität.

Software

Die analoge Administration hat ausgedient. Mit einer geeigneten Software verwalten KMU ihr Unternehmen einfacher und effizienter. Insbesondere in der Buchhaltung steckt grosses Potenzial für digitale und automatisierte Prozesse.
 

Debitoren: Jederzeit die aktuelle Übersicht über die Liquidität

Wird die Debitorenadministration in einer Business Software organisiert, entsteht eine Vielzahl von Vorteilen für KMU. Digitale Rechnungsstellung spart Ressourcen wie Papier, Druckmaterial und Versandkosten. Zudem geht die Arbeit schneller und ist weniger fehleranfällig – insbesondere bei wiederkehrenden Rechnungen. Denn aus einem modernen ERP können Rechnungen erstellt, als PDF gespeichert und direkt aus der Anwendung per E-Mail versandt werden. Moderne Systeme unterstützen die Generierung von QR-Rechnungen, die seit Mitte 2020 im Zuge der ISO-20022-Harmonisierung eingesetzt werden. Die QR-Rechnung tritt spätestens am 30. September 2022 an Stelle der sieben bisher gängigen Einzahlungsscheine und bietet alle Voraussetzungen, um sowohl die Zahlungsprozesse als auch die Erstellung, Verarbeitung und Verbuchung der Rechnungen in den Softwaresystemen der Unternehmen zu automatisieren.

Softwares bieten jederzeit einen schnellen und verbindlichen Überblick über offene Rechnungen und das Mahnwesen. Zudem können Bonitätsauskünfte direkt im ERP integriert werden. Für KMU bedeutet dies, dass sie stets eine aktuelle Übersicht über ihre Liquidität haben und säumige Zahler per Knopfdruck erinnern können.
 

Kreditoren: Kostenvorteile dank automatisierten Workflows

Digitale und automatisierte Prozesse rund um die Kreditorenbuchhaltung steigern die Effizienz und schonen das Budget. KMU können dieses Potenzial vollständig ausschöpfen, wenn Aufgaben wie Kreditorenabwicklung, Überweisungen und Kontoauszüge über ein ERP mit E-Banking-Schnittstelle bearbeitet werden. Bei einer hohen Anzahl an Rechnungen lohnt es sich zusätzlich, ein Dokumenten-Management-System (DMS) einzusetzen. Rechnungen können via Belegscanner oder App gescannt und digital abgespeichert werden. Ein gutes DMS erkennt die Inhalte der Rechnungen und kann, wenn es in die Buchhaltungssoftware integriert ist, alle relevanten Daten wie Adresse des Rechnungsstellers, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum sowie den Betrag erfassen und in der Kreditorenbuchhaltung verbuchen.

Einen grossen Vorteil bilden durchgängig digitale Prozesse bei der Visierung von Rechnungen. Dank individuell konfigurierten Workflows funktioniert der Visierungsprozess automatisiert und zeitsparend. So bleiben Rechnungen nicht lange auf einem Tisch liegen und KMU profitieren von Kostenvorteilen, wie zum Beispiel Skonto. Der Beleg wird anschliessend digital archiviert und mit der zugehörigen Buchung verknüpft. Dieser Prozess läuft ganz ohne zeitaufwändiges und fehleranfälliges manuelles Abtippen von Daten.
 

Löhne und Lohnmeldungen: Minimaler Administrationsaufwand

Die Lohnabrechnung ist ein komplexer Vorgang, insbesondere bei der Berechnung von Provisionen und Zulagen für Schichtarbeit. Hier unterstützt die automatisierte Abwicklung durch eine Lohnsoftware. Vertrauliche Dokumente können direkt über das Firmennetzwerk oder über einen passwortgeschützten, verschlüsselten Mailversand aus der Lohnsoftware getätigt werden. Somit ist die Datensicherheit höher als beim Versand auf Papier. Bei der regelmässigen Meldung der Lohndaten an die Behörden, wie Ausgleichskasse, Sozialversicherer, kantonale Steuerverwaltung oder dem Bundesamt für Statistik sorgt das einheitliche Lohnmeldeverfahren (ELM) für enorme Zeitersparnis. Mit dem Schweizer Lohnstandard «ELM» von Swissdec übermitteln Unternehmen ihre Lohndaten direkt aus ihrem System digital an Behörden und Sozialversicherungen. So halten sie den Administrationsaufwand für die Lohndeklaration auf einem Minimum. Auch bei der Quellensteuer kann Zeit gespart werden, da die Software das Ausfüllen der diversen Formulare für die Behörden unterstützt.
 

MwSt. und Jahresabschluss: Bilanz und Erfolgsrechnung auf Knopfdruck

Seit 2018 können Unternehmen die Mehrwertsteuer über das Portal ESTV SuisseTax direkt aus der Buchhaltungssoftware hochladen. Dabei wird im selben Zug der Beleg für die E-Banking-Zahlung der geschuldeten MwSt. an die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) erstellt. Dank des automatisierten Systems fallen Medienbrüche weg. Die Unternehmen sparen viel Zeit und Geduld – zumal auch weniger Fehler entstehen.

Eine moderne Business Software vereinfacht die Jahresabschlussarbeiten enorm. Sie führt gesteuert durch Abgrenzungen und Schlussbuchungen und erstellt die Bilanz und Erfolgsrechnung auf Knopfdruck. Die Vorteile des digital geführten Jahresabschlusses zeigen sich auch in der Zusammenarbeit mit dem Treuhänder oder der Treuhänderin. Verwenden KMU und Treuhänder eine kompatible Software läuft der Datenaustausch bereits im richtigen Format in beide Richtungen. Noch einfacher funktioniert die Zusammenarbeit in der Cloud. Hier kann der Treuhänder in Echtzeit auf die Buchhaltungsdaten zugreifen und spart somit Zeit, die ihm wiederum für die Beratung zur Verfügung steht.

Was muss eine moderne Business Software alles bieten können?

  • ISO-20022-konform und QR-Rechnung-fähig (Kreditoren und Debitoren)
  • Bereitstellen von Schnittstellen für E-Banking
  • Elektronisches Archiv (DMS)
  • Swissdec-zertifizierte Buchhaltung
  • App zum Scannen von QR-Rechnungen

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