Papierchaos am Arbeitsplatz? Diese Branchen profitieren von Dokumentenmanagement

Trotz Digitalisierung und automatisierter Prozesse gehört Papierchaos am Arbeitsplatz für viele noch zum Arbeitsalltag. Mit einem Dokumentenmanagement kann dieses Problem auf ein Minimum reduziert werden. Ein effizientes Dokumentenmanagement dämmt die Papierflut deutlich ein und vereinfacht das Verwalten von Dokumenten. Wir zeigen Ihnen, welche Branchen ohne Zweifel von einem DMS profitieren.

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DMS im Bauwesen

Pläne, Rechnung, Lieferscheine und Verträge sind in Architekturbüros und auf den Tischen der Bauführer oft haufenweise aufzufinden. Ein DMS verhilft zu einer logischen Übersicht und Gliederungen aller Dokumente und dient als digitaler Ablageort. Mit der revisionssicheren und rechtskonformen digitalen Archivierung wird ein physisches Archiv und der Aktenschrank überflüssig gemacht. Durch Schnittstellen zum E-Mail-Programm und dem ERP-System lassen sich all diese Dokumente mittels eines DMS auf einer einheitlichen Oberfläche einsehen und verwalten. Das System stellt zudem sicher, dass eingehende Dokumente bei der zuständigen Person ankommen und sich kein Bauführer um Rechnungen kümmern muss. Die Funktionen eines DMS gehen jedoch weit über die Grenzen des Büros hinaus: Auch direkt auf Baustellen erweist sich ein DMS als nützlich. Mit einer mobilen Version können beispielsweise Mängel am Bau oder Arbeitszeiten bequem per Smartphone dokumentiert werden. Unabhängig vom Standort können die nötigen Unterlagen und Informationen abgerufen werden.

DMS für Immobilienverwaltungen

Spätestens dann, wenn die Bauakte archiviert ist, geht beim Immobilienverwalter eine neue Akte auf. Liegenschaftspläne, Mieter- und Käuferanfragen, Verträge und Versicherungsnachweise sind nur einige der Dokumente, die im Immobilienbüro tagtäglich auf dem Tisch liegen. Zum selben Objekt sammeln sich über die Jahre unzählige Dokumente an. Da wird es schwierig, den Überblick zu behalten. Fehlende Unterlagen können zu einer Wertverminderung einer Immobilie führen und noch schlimmer, zu einer Imageverschlechterung des Verwalters. Ein gutes Dokumentenmanagement kann diese Situation verhindern: Es verschafft Überblick, indem es wichtige Dokumente und Korrespondenzen gleich dem richtigen Objekt oder Mieter zuordnet. So sind diese auch Jahre später noch mühelos auffindbar. Hilfreich ist zudem die Funktion, Dokumente auch für externe Parteien freischalten zu können. So können beispielsweise Mieter und Eigentümer auf Verträge zugreifen, ohne jedes mal erneut um eine Kopie zu fragen.

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DMS für Verwaltung und Behörden

Der Trend hin zu E-Government ist gut begründet: Digitale Informations- und Kommunikationslösungen vereinfachen nicht nur Behördenvorgänge, sondern sie sparen auch Papier und Kosten. Ein übersichtliches DMS schafft Struktur und hilft so dabei, ganze Akten oder einzelne Dokumente schneller auffinden und bearbeiten zu können. Die einzelnen Bearbeitungsvorgänge lassen sich noch nach Jahren zurückverfolgen und nachvollziehen. Das wichtigste Feature ist aber wohl die Archivierungsfunktion. Bund, Kantone und Gemeinden haben sich nach föderalistischem Prinzip an individuelle Archivgesetze und -verordnungen zu halten. Ein Dokumentenmanagementsystem kann ein physisches Archiv dabei ergänzen und wo möglich ersetzen. Ausserdem können die Zugangsberechtigungen für bestimmte Akten nach Ablauf einer eventuellen Schutzfrist aufgehoben bzw. auf die Öffentlichkeit ausgeweitet werden. So wird die Behördenarbeit nicht nur intern erleichtert, sondern auch der Informationsaustausch mit den Bürgern gestaltet sich transparenter und effizienter.

DMS im Finanzwesen

Unternehmen im Finanzwesen, darunter Banken, Treuhänder und Versicherungen, beschäftigen sich täglich mit Rechnungen, Mahnungen, Kundenanfragen oder Kreditanträgen. Dabei sammeln sich jährlich Unmengen an Dokumenten an. Diese müssen jederzeit abrufbar sein, denn Transparenz und Effizienz im Umgang mit Informationen und in der Kommunikation mit Kunden sind essentiell für den Aufbau eines professionellen Images. Das optimale Dokumentenmanagement unterstützt ein Unternehmen in diesem Vorhaben. Ein DMS archiviert Dokumente revisions- und mittels elektronischer Signatur auch rechtssicher, erlaubt deren schnelle und nachvollziehbare Bearbeitung und macht sie allzeit aufrufbar. Es erspart nicht nur Zeit für die Dokumentenablage, sondern durch automatische Verschlagwortung auch Zeit für die Suche. Mit einer Schnittstelle zu einem bestehenden ERP-, CRM oder Bezahlsystem kann der volle Nutzen aus der vorhandenen IT-Infrastruktur ausgeschöpft werden.

DMS im Gesundheitswesen

In kaum einer Branche ist eine schnelle Auskunftsfähigkeit so wichtig wie im Gesundheitswesen. Patientendaten müssen von Ärzten, Pflegern und medizinischen Analytikern jederzeit abrufbar sein. Aber auch Krankenkassen und die Patienten selber wollen ohne lange Wartezeiten und komplizierte Antragstellung informiert werden. In vielen Patientenfällen kommen jedoch immer mehr Unterlagen aus verschiedensten Quellen zusammen. Ein DMS schafft Schnittstellen zu anderen Systemen und migriert sowohl digitale als auch physische Dokumente in ein einheitliches System und erstellt ein Gesamtbild, das nicht nur medizinische, sondern auch administrative Daten vereint. Mit flexiblen Zugriffs- und Berechtigungsrechten lässt sich das Abrufen von wichtigen Dokumenten  für alle verschiedenen Akteure im Gesundheitswesen einfach gestalten. Wer nun den Erhalt des Datenschutzes in Gefahr sieht, lässt sich durch streng geregelte und protokollierbare Zugangsbeschränkungen bestimmt wieder beruhigen.

Stapeln sich die Dokumente auch in Ihrem Unternehmen? Wenn das Archiv bald ausgelagert werden muss, oder Sie die Lagerkosten in Zukunft sparen wollen, wird es höchste Zeit, in ein DMS zu investieren. Wir finden für Sie gerne den passenden DMS Anbieter mit Referenzen aus Ihrer Branche.

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