SAP passt nicht für meine KMU Firmengrösse! Oder doch? 
Ein neuer Ansatz, um dies effizient zu prüfen

Fachbeitrag von Andreas Stuker, Project Competence

Anlässlich der dazumal grössten Computer-Messe der Schweiz, der Orbit in Basel, kam 2002 ein Unternehmer mit seinem Sohn auf mich zu und sagte: «Jetzt habe ich mehrere verschiedene ERP Systeme in meinem Unternehmen eingesetzt, keines ist zufriedenstellend. Ich werde jetzt SAP nehmen, obwohl ich das bis jetzt immer kategorisch ausgeschlossen habe. Ich will meinem Sohn eine moderne Firma übergeben, die langfristig das richtige Steuerung- und Führungssystem hat.»

Andreas Stuker, langjähriger Management Advisor für IT- & SAP-Programme, erklärt die Herausforderungen und Chancen einer SAP S/4 HANA-Implementation für Schweizer KMU.

SAP HANA

SAP S/4 HANA geht neue Wege

SAP ist zweifellos ein mächtiges ERP, das schon 1995 mit der Standardsoftware SAP R/3 den Markt erobert hat. Bei der Frage, inwiefern eine so umfassende Software auch KMU-tauglich ist, hat sich gezeigt, dass sich die Komplexität der Anforderungen an ein ERP-System bei KMU wenig von Grossunternehmen unterscheidet. Viele KMU haben ebenfalls internationale Standorte, nutzen moderne Online-Shops, haben eine hochautomatisierte Produktion und sind oft die wahren Innovationstreiber der Wirtschaft. Gegenüber diesen komplexen Anforderungen an ein ERP-System stehen in der Vergangenheit die hohen Implementationskosten eines SAP-Projektes als Hindernis für KMU.

In diesem Punkt geht SAP mit S/4 HANA neue Wege: 

  1. SAP bietet eine grosse Zahl vorgefertigter «best practice»-Prozesse an. Für 80% der Abläufe bei einem KUM sind diese Prozesse sehr gut vorbereitet und erlauben eine effiziente Implementierung. Man spricht hier auch von «fit to standard». Das KMU kann somit Zeit und Ressourcen auf die restlichen 20% der Prozesse fokussieren, welche vom Marktstandard abweichen.
  2. Mit dem Cloud-Ansatz «SAP aus der Steckdose» lassen sich der Betrieb und der Unterhalt eines SAP-Systems massiv vereinfachen. Lizenzen und der Betrieb der Lösung fallen als berechenbare OPEX an, alle Innovationen von SAP werden ohne internen Aufwand automatisch aufgeschaltet und stehen zur Nutzung zur Verfügung. Bestehende Mitarbeiter werden zu Business-Prozess Ansprechpartner, anstatt sich um den Betrieb von Software und Hardware kümmern zu müssen.
     
Ein neuer Evaluationsansatz

Wenn die Implementation massiv vereinfacht werden kann, stellt sich die Frage, ob man auch die Evaluationsphase, also die Überprüfung, ob die Software die Anforderungen erfüllt, vereinfachen kann. Das traditionelle Evaluations- und Ausschreibungsvorgehen dokumentiert minuziös die bestehenden, oft schon sehr alten Betriebsprozesse. So schafft man sich gleich das erste Problem: Indem die Ist-Prozesse beschrieben werden, verbaut man sich die Chance, neue Ideen und neue Prozesse zu prüfen. 

Project Competence zeigt hier einen neuen Ansatz auf. Nach einer sehr kurzen «Vor-Evaluation» treffen wir mit dem Kunden konkrete Annahmen und prüfen dann deren Machbarkeit. Dabei fokussiert man sich nur auf EINEN ERP-System-Anbieter, der grundsätzlich zu passen scheint, im Markt gut etabliert ist und der über ein gutes Eco-System verfügt. Erfüllt der System-Anbieter diese Kriterien und bestätigt sich die Machbarkeit, lädt man in der Folge 2-3 Implementationspartner ein.

Für die Evaluation von SAP als mögliche Lösung folgt dieser Prozess drei konkreten Schritten:

  • Schritt 1: Aufnahme der wichtigsten Parameter des Unternehmens und der Motivation eines Wechsels.
  • Schritt 2:  In einer kurzen Analyse untersucht man, ob eine SAP-Lösung grundsätzlich zu den im Schritt 1 festgehaltenen Parametern passt. Zur Verifizierung in dieser frühen Phase eignen sich dazu:
    (a) Man verlangt von 2-3 SAP-Partnern einen kurzen Workshop zum Thema  wie SAP die geforderten Kern-Geschäftsprozesse löst und welches «Operation-Modell» am besten passt.
    (b) Man besucht 2-3 Referenz-Unternehmen in ähnlichen Industrien mit vergleichbaren Geschäftsprozessen und Firmengrössen.
  • Schritt 3: Erstellung einer Einschätzung über die Machbarkeit des Vorhabens aufgrund der in den Schritten 1 und 2 gewonnen Erkenntnissen. 

Ein weiterer Vorteil dieses Vorgehens ist: Man bekommt kostengünstig und mit verhältnismässig wenig Aufwand eine erste Machbarkeitsstudie, die im positiven Fall bereits die ersten Schritte im Transformationsprojekt unterstützt. Man lernt ausserdem schon 2-3 potenzielle SAP-Partner kennen und erlebt das neue System live. 
 

Wie kann ich diesen neuen Weg gehen?

Bei ERP-Einführungen bedarf es in jedem Fall eine firmenspezifische Erhebung der wichtigsten Prozesse auf übergeordneter Stufe, ein Scoping und ein auf die individuellen Bedürfnisse angepasstes Projektvorgehen. Aber man sollte den Aufwand in Grenzen halten. Um dieses Vorgehen effizient zu nutzen, bietet Project Competence mit ihren SAP Advisory Services genau dazu Unterstützung an:

  • Enge Begleitung des Kunden mit dem schlanken «Vor-Evaluations»-Ansatz bis zum Entscheid für ein ERP-System und einen konkreten Implementierungspartner.
  • Auswahl des optimalen «Operation-Modells» (Cloud versus On-Premise).
  • Fortführende Unterstützung (interner Projektleiter, Qualitätskontrolle, Steeringboard Unterstützung)
     
Andreas Stuker

Andreas Stuker

Project Competence AG
Uster West 44
8610 Uster
044 943 70 40
info@project-competence.com
https://www.project-competence.com/

Project Competence ist der führende Anbieter in der Schweiz, um Unternehmen digital wettbewerbsfähig zu machen und erfolgreiche digitale Business Transformationen sicherzustellen – mit einem konstanten und messbaren Mehrwert für unsere Kunden.

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