Flexible Arbeitszeiten und fordernde Mitarbeiter:
Eine Chance für KMU?

Kein klassischer 9-to-5-Tag, sondern individuelle, standort­ungebundene Arbeits­zeiten werden, nicht zuletzt pandemie­bedingt, von Mitarbeitenden immer lauter gefordert. Flexible Arbeits­zeiten bedeuten, auch einmal eine zwei­stündige Mittags­pau­se für einen Besuch im Fitness­studio einzulegen oder die Arbeits­zeit auf den persönlichen Tages­rhyth­mus festzulegen. Doch wie können KMU diesem Wandel gerecht werden?

Arbeitsplatz

Die Entwicklung hin zu flexiblen Arbeitszeiten besteht nicht erst seit dem Aufkommen von Covid-19, sondern hat schon im Jahr 2016 bewirkt, dass die Gesetzes­regelung zur Arbeits­zeit­erfassung revidiert wurde. Das Hauptanliegen der Revision war es, unter Berücksichtigung der zeitlichen und örtlichen Flexibilisierung der Arbeits­zeiten auch einen weit­gehenden Schutz der Gesundheit der Arbeit­nehmenden zu gewähr­leisten. Mit der bestehenden Regelung besteht viel Raum zur individuellen Gestaltung der Arbeitszeit.


Veränderte Arbeitszeiten durch Covid-19 und Homeoffice

Das Covid-19 Virus und die vom Bund getroffenen Massnahmen nehmen ohne Zweifel weiterhin Einfluss auf die Arbeitszeit­gestaltung. Neue Arbeitszeit­modelle sind deshalb zwingend nötig, um den sich geänderten Um­ständen gerecht zu werden. Modelle wie Gleit- und Jahres­ar­beitszeit sind aktuell in Mode, weil sie ein flexibles Gestalten der Arbeits­zeit ermöglichen.

Das System der Gleit­zeit verfolgt den Ansatz, dass Arbeitnehmende keine fixen Arbeits­zeiten haben und sich diese flexibel einplanen können. Häufig gibt es eine “Block­zeit”, die berück­sichtigt werden muss. Diese erfordert eine Anwesenheit am Arbeits­platz, zum Beispiel von 9:00 Uhr bis 11.30 Uhr und von 14:00 Uhr bis 16:00 Uhr. Um diese Zeiten herum verantwortet jedoch der oder die Arbeit­nehmende die Arbeitszeit­regelung.

Das System der Jahres­arbeits­zeit basiert auf einem durch­schnittlichen wöchentlichen Arbeits­pensum, von dem nach Belieben abgewichen werden kann. Wichtig ist, dass die Arbeitszeit konsequent erfasst wird und die jährlich definierte Sollzeit erreicht wird. Vorteile gibt es für alle Beteiligten. Ein Arbeit­nehmer kann Kapazitäten nach Arbeits­volumen einteilen und ein Arbeit­geber kann seine Arbeits­ressourcen nach saisonalen und markt­bedingten Schwankungen anpassen. Dieses Arbeits­zeitmodell gewinnt in der Schweiz zunehmend an Attraktivität.


Welche Systeme und Methoden zur Zeiterfassung gibt es in der Schweiz?

Die Schweiz kennt im Kern drei verschiedene Systeme der Arbeitszeit­erfassung:

  • Die Systemische Arbeits­zeit­erfassung sieht vor, dass Anfang und Ende der Arbeitszeit sowie alle Pausen dokumentiert werden.
  • Die vereinfachte Zeiterfassung simplifiziert die Erfassung der Arbeitszeit, indem eine tägliche Gesamt­arbeitszeit erfasst wird. Dies gilt für Arbeitnehmende, welche eine gewisse Autonomie in der Festsetzung ihrer Arbeitszeit haben. Für Firmen unter 50 Mitarbeitenden ist es möglich, eine auf jeden Mitarbeitenden individuell zugeschnittene Lösung zu definieren.
  • Die dritte Möglichkeit ist der Verzicht auf Arbeitszeit­erfassung, der ab einem Jahreseinkommen von 120’000 CHF und Arbeit­nehmenden, die nicht dem Arbeits­gesetz unterstehen (z.B. oberstes Kader und Handels­reisende), möglich ist.

Zur Zeiterfassung gibt es zudem mehrere Methoden:

  • Stempelkarten (veraltet)
  • Manuell (Kalendereinträge, Excel-Tabellen etc.)
  • Login- / Logout-Badge in der EDV
  • Elektronische Zeiterfassung
  • Erfassung via Smartphone

Bei allen Methoden wird i.d.R. am Ende des Monats der Arbeitsrapport der Mitarbeitenden mit einer persönlichen Unterschrift oder digitalen Signatur visiert, um Diskussionen über Uneinigkeiten zu vermeiden.

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Wie können KMU den Wandel zu ihrem Vorteil nutzen?

Rigide Arbeitszeitmodelle gehören in vielen Unternehmen bereits der Vergangenheit an. Das bringt auch für KMU Chancen und Vorteile:

  • Positionierung als attraktiver Arbeitgeber und positive persönliche Effekte wie die Steigerung der Mit­arbeiter­zufriedenheit
  • Zufriedene und motivierte Arbeitnehmende sind tendenziell fitter und gesünder, was sich positiv auf die Fehlzeiten und Ausfälle auswirkt
  • Zuverlässigere Mitarbeitende, da die Möglichkeit, von Zuhause zu arbeiten, und wegfallende Wegkosten einiges an Geld sparen, das an anderen Orten wieder zu Verfügung steht.

Ein Beispiel: Durch die Einführung von Gleitzeiten werden administrative Aufwände für das KMU reduziert, da Mitarbeitende beispielsweise einen Zahnarzttermin ohne aufwendiges Abklären mit der HR-Abteilung oder dem Chef bzw. der Chefin terminieren können.


Massgeschneiderte Lösung für Ihr KMU

Wie sich die Arbeitswelt weiter verändern wird, ist schwierig vorauszusagen, aber ständige Herausforderungen, wie etwa eine Pandemie, zeigen uns, dass flexible und passende Lösungen wie die Gleitzeit oder Jahres­arbeitszeit erforderlich sind. Für Firmen mit Mitarbeitenden, die regelmässig von Zuhause aus arbeiten, eignet sich zum Beispiel eine mobile Variante wie die Zeiterfassung über das Smartphone.

 

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