Zeiterfassung: Software schlägt Excel in folgenden Punkten

Viele Schweizer Unternehmen setzen für die Zeiterfassung nach wie vor auf Excel, denn kostenlose Vorlagen finden sich im Internet wie Sand am Meer. Doch wann stösst Excel an seine Grenzen? Wäre eine Software nicht doch die bessere Lösung? Eine Analyse zeigt: Eine professionelle Software ist Excel ab einem gewissen Punkt zweifelsohne überlegen. Und das sind die Gründe. 

Fachbeitrag von Stefan Müller, CEO der zeit ag

Zeiterfassung

Versteckte Kosten

Excel bringt zahlreiche Nachteile mit sich, die auf den ersten Blick nicht ersichtlich sind. Die Zeit und die Nerven, welche für die aufwändige Administration in Excel investiert werden, werden häufig unterschätzt. Das Auftauchen von Formel-Fehlern, die fehlende Abbildung von Arbeitszeitmodellen und Auswertungen sowie das mühsame Nachfragen bei den Mitarbeitenden, die ihre Zeiten nicht korrekt angeben: Das alles führt früher oder später zu Frustration und wertvolle Zeit geht verloren. Die «kostenlose» Excel-Lösung wird plötzlich teuer. 


Deutliche Einsparung von Zeit und Geld

Der grösste Vorteil einer Software oder Online-Zeiterfassung: Es wird wertvolle Zeit in der Administration und infolgedessen Geld gespart. An dieser Stelle würden Excel-Fans argumentieren, dass Schulungskosten sowie die Einführungszeit der Software ebenfalls reichlich Zeit in Anspruch nimmt. Sind diese anfänglichen Aufwände aber erstmal überwunden, wird langfristig Zeit gespart. Ich bin neugierig, wie viel Zeit tatsächlich gespart wird. Daher habe ich die Aufwände und Kosten beider Lösungen selbst berechnet und verglichen.
ArbeitszeitBild: Berechnung der zeit ag, *Aufwände sind aufgerundet.

Gehen wir von 5 Minuten administrativem Aufwand pro Mitarbeiter pro Tag aus, benötigen 50 Mitarbeitende eines KMU bis zu 250 Tage Aufwand im Jahr, was umgerechnet einen Kostenaufwand von ca. 92'000 CHF bedeutet. Mit einer Software oder Online-Lösung für die Zeiterfassung spart ein KMU ca. 74'000 CHF pro Jahr. Aus Kostensicht ist eine Software langfristig definitiv die bessere Lösung.


Abbildung komplexer Arbeitszeitmodelle

Je nach Branche und Betriebsgrösse eines Unternehmens lassen sich dank umfassender Parametrierbarkeit komplexe Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit, Schicht, Teilzeit oder Stundenlohn verwalten. Eine modular aufgebaute Software wächst mit den Bedürfnissen des Unternehmens. Spätestens dann, wenn sich die Firma vergrössert und verschiedene Arbeitszeitmodelle abgebildet werden möchten, stösst Excel an seine Grenzen.  
 

Schnittstellen zu ERP und weiteren Systemen

Ein weiterer grosser Vorteil einer Software oder Online-Lösung sind die Schnittstellen zum ERP-System. Die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden werden automatisch in das ERP-System übertragen. Die manuelle und zeitraubende Übertragung von Excel in das System fällt somit weg und die Verrechnung der Arbeitszeiten wird enorm vereinfacht. Schnittstellen bieten die Möglichkeit, weitere Systeme anzubinden, wie beispielsweise eine Software für die Zutrittskontrolle. So erfassen Mitarbeitende mit ihrem Ausweis nicht nur die Zeit, sondern erhalten auch Zutritt zu ausgewählten Bereichen im Gebäude.
ZeiterfassungssystemBild: Schnittstellen zeit ag


Flexibilität 

Je nach Anforderung stempeln Mitarbeitende ihre Arbeitszeit an einem Zeiterfassungsterminal, via App, Browser oder sogar direkt im E-Mail-Programm Microsoft Outlook. Mitarbeitende im Aussendienst können dementsprechend ihre Zeit ganz einfach unterwegs auf dem Smartphone erfassen. Neue Arbeitszeitmodelle wie das mobile Arbeiten oder Home-Office werden Thema. In Zeiten des Fachkräftemangels können solche Faktoren massgeblich zur Attraktivität einer Arbeitgebermarke beitragen. Auch die neu gewonnene Transparenz ist für das ganze Team ein grosses Plus. 
 

Vorteile einer Software oder Online-Zeiterfassung

  • Genaue, fehlerfreie Zeiterfassung
  • Komplexe und moderne Arbeitszeitmodelle abbilden
  • Kompetenter Support und Weiterentwicklung der Software
  • Daten historisiert und gesichert auf Server
  • Beträchtliche Zeiteinsparung in der Administration und bei Absenzen
  • Kostenkontrolle und Transparenz
  • Schnittstellen zu anderen Systemen
  • Detaillierte Auswertungen auf Knopfdruck
  • Bei Bedarf ausbaubar: Dienstplanung, Projektzeiterfassung etc.

Fazit

Zusammenfassend ist Excel auf den ersten Blick eine günstige und praktische Option zur Zeiterfassung. Versteckte Kosten durch erhöhten Administrationsaufwand sowie Fehleranfälligkeit dürfen jedoch nicht unterschätzt werden. Wer langfristig denkt, setzt auf einen etablierten Softwareanbieter mit langjähriger und breiter Erfahrung sowie klarer Zielsetzung bezüglich der Weiterentwicklung seiner Produkte. Mit einer Software oder Online-Lösung reduziert sich der Verwaltungsaufwand erheblich, zudem können flexible Arbeitszeitmodelle abgebildet werden. Nicht zuletzt werden interne Prozesse von der Zettelwirtschaft hin zu digitalen und somit zukunftsweisenden Lösungen weiterentwickelt. 

Stefan MüllerStefan Müller, CEO zeit ag

zeit ag
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Tel. 041 926 99 99
E-Mail: info@zeitag.ch
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Dank langjähriger Branchenerfahrung und fundiertem Fachwissen rund um die Themen Zeiterfassung und Zutrittskontrolle arbeitet die zeit ag als innovative Marktführerin am Puls der Zeit. Mit Ihren Bedürfnissen im Fokus bieten wir Ihnen nachhaltige und ganzheitliche Soft- und Hardwarelösungen an. 

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