Durch HR-Outsourcing zu mehr Sicherheit

Fachbeitrag von Urs Leimgruber, swisspayroll ag

Unternehmen überlassen vermehrt ganze Geschäftsprozesse, die nicht zu ihren Kernkompetenzen gehören, einem Spezialisten. Bei einem SaaS- (Software as a Service) oder einem BPO-Modell (Business Process Outsourcing) entledigt man sich zudem von einer langjährigen Investitionsbindung auf Grund des Wegfalls von hohen Software-Lizenzgebühren.

Personalsoftware

Vor allem im Bereich einer Personal-Fachabteilung bietet sich die Lohn- und Salär-Administration im Umgang mit sensitiven Personaldaten für eine solche Lösung an. Einerseits deckt man Manpower-Schwankungen und die Stellvertretungspflicht ab, andererseits entlastet man sich von Umsetzung stetiger Gesetzesanpassungen, fixen Verarbeitungs-Terminen und der internen Security-Problematik. Zudem ist der interne HR-Spezialist nicht zwingend zahlenaffin und kann sich dadurch intensiver um das Wesentliche kümmern: die Angestellten des Unternehmens.
 

Am besten zeigt sich dies an einem realisierten Best Practice-Fall: K+K.png

Der Kunde

Die seit über 40 Jahren tätige KAISER+KRAFT AG ist Europas führende B2B-Versandhandelsgruppe für Betriebs-, Lager- und Büroausstattung. Die KAISER+KRAFT-Gruppe ist europaweit mit 18 Gesellschaften vertreten und beschäftigt über 1‘000 Mitarbeiter, die sich um die Belange und Wünsche der Kunden kümmern. Davon sind gut 60 Personen in der Schweiz beschäftigt.    

Die Zielsetzung

Pascal Kaufmann, Leiter Finanzen und Administration der KAISER+KRAFT AG Schweiz fasst sein Vorhaben zusammen:
Auf Grund der stetig wachsenden administrativen Belastung in den Bereichen Personal und Lohn wollte man unabhängig von der vorhandenen IT-Infrastruktur und von zukünftigen Gesetzesanpassungen eine Schweizer Cloud-Lösung einsetzen. Diese soll in Zukunft nebst allgemeiner Personalinformationen und swissdec-zertifizierter Lohnverarbeitung auch Hand bieten für die Umsetzung von ergänzenden HR-Prozessen, wie Bewerbermanagement oder Mitarbeiterbeurteilung. Auf Grund der gewünschten Stellvertretungsgewährleistung wurden zudem vom Servicepartner spezielle Kompetenzen in den Fachbereichen HR und PAYROLL verlangt.

Die Lösung

Via Privat Cloud hat man in der HR-Lösung ‚INEL-PERS for WIN‘ (inkl. swissdec-zertifizierter Lohnbuchhaltung) der swisspayroll ag eine praxisorientierte und flexible Umsetzung gefunden. Mit dem HR-Servicecenter der swisspayroll ag hat man nun für alle Belange (Applikation, Rechen-zentrum, Personal- und Payroll-Knowhow) einen kompetenten Ansprechpartner. Daten-Haltung und -Handling nach CH-DSG (Datenschutzgesetz) sind garantiert. Nach Bedarf kann auch jederzeit zusätzliche Unterstützung angefordert oder einzelne Prozesse (z.Bsp. Payroll) im Full-Service ausgelagert werden. 
Die Nutzung von Applikations-Server, Software-Lizenzen und -Pflege, sowie Hotline und Support werden mit einer fixen Monatspauschale vergütet. 

HR Outsourcing

Die Resultate

Mit einer strukturierten Einführung konnten die Anforderungen in kurzer Zeit mit einem Mindestaufwand realisiert und die Anforderungen erfüllt werden. Durch die Praxiserfahrung der involvierten Projekleiter konnte bei der Umsetzung noch zusätzlicher Mehrwert für die interne HR-Fachabteilung geschaffen werden.

Die Nutzung einer Personalmanagement-Lösung via Browser-Zugriff, mit standardisierten und automatischen Prozessen vereinfachen das ‚Daily Business‘ im HR-Alltag. Software-seitige Releaseupdates und Parametrierungen infolge von Gesetzesanpassung liegen in der Verantwortung des Providers und nicht der Fachabteilung.

Aufgrund der möglichen Fach-Stellvertretung und der vorhandenen Notfall-Infrastruktur wird zudem das Riskmanagement der Kaiser+Kraft AG Schweiz entlastet.

Fazit

Eine Outsourcing Lösung kann Ihrem Unternehmen und Ihrer HR-Abteilung helfen, auch zukünftigen Entwicklungen und Situationen gegenüber gewappnet zu sein. Die Vorteile dieser Lösungen sind:

Applikations-Outsourcing (Software-Bezug via INTERNET) befreit Sie von:

  • hohen Software-Investitionen
  • interner Datenhaltung nach DSG (CH-Datenschutzgesetz)
  • Risikofaktoren in den Bereichen          
    • Hardware und Software                   
    • Backup und Security                       
    • Stellvertretungsgewährleistung 

Outsourcing-Services (externe Lohnbuchhaltung und Salär-Administration) entlasten Sie zusätzlich von:

  • fixen Abrechnungsterminen
  • steigendem Administrationsaufwand
  • Bedarf an Personal/Lohn-Fachwissen
  • geforderter Stellvertretungspflicht    
  • Umsetzung von Gesetzesanpassungen

 

Empfehlung

Jedes Unternehmen hat eigene Bedürfnisse - Geben Sie sich nicht mit Standardmodellen zufrieden, sondern achten Sie auf einen individuellen und flexiblen SLA(Service Level Agreement).

Alles aus einer Hand - damit Sie nicht nach dem richtigen Ansprechpartner suchen müssen, lohnt es sich, wenn Rechenzentrum, HR-Lösung und –Services mit Fachsupport aus demselben Hause sind.  

Urs LeimgruberUrs Leimgruber, Geschäftsführer

swisspayroll ag
Lenzbüelstrasse 2
8370 Sirnach
Switzerland
071 969 30 50
www.swisspayroll-ag.ch
marketing@sps-ag.ch

Seit über 35 Jahren unterstützen wir Schweizer KMUs in den Bereichen Personal und Lohn mit praxisbezogenen HR-Dienstleistungen und zukunftsorientierter HR-Software (swissdec-zertifiziert). Wir stehen für PERSONAL- und PAYROLL-Fachwissen, Qualität, Professionalität und faire Partnerschaft, verbunden mit höchster Datensicherheit und absoluter Diskretion.

zurück