Zeiterfassung

Zeiterfassung in der Schweiz – was sind die wichtigsten Punkte?

• Die Arbeitszeiterfassung ist in der Schweiz Pflicht. Es gibt nur wenige Ausnahmen, zum Beispiel für Führungskräfte, deren Bruttoeinkommen über CHF 120’000 liegt.
• Es gibt zwei Arten von Zeiterfassungssystemen: Cloud- bzw. Online-Systeme und lokal installierte Zeiterfassungssoftware. Letzteres wird nur noch von wenigen Anbietern vertrieben, da Cloud-Systeme die flexiblere und beliebtere Lösung sind.
• Zu den Grundfunktionen gehören die Personal-Arbeitszeiterfassung, die Erfassung von Krankentagen und anderen Absenzen sowie die Berücksichtigung der Ferien. Häufig gefragt ist zudem eine Projektzeiterfassung.
• Gängige Arten der Zeiterfassung sind: am Terminal beim Eingang, am PC am Arbeitsplatz, online, etwa aus dem Homeoffice, oder mobil über das Smartphone.
• Cloud- bzw. Online-Zeiterfassungssysteme sind modular ausbaubar. Zu Beginn können Sie ein kleines System mit Basisfunktionen anschaffen und dieses bei Bedarf jederzeit durch weitere Module ergänzen.

Welche Arten von Zeiterfassungs­lösungen werden angeboten?

Für welche Variante der Zeiterfassung sich ein Unternehmen entscheidet, hängt davon ab, ob die Mitarbeitenden hauptsächlich vor Ort im Betrieb oder an wechselnden Orten wie Homeoffice, Filialen oder Aussendienst im Einsatz sind. Diese Erfassungsarten sind üblich:

Online-Zeiterfassung
Online können Mitarbeitende mit einem internetfähigen Gerät und Webbrowser von jedem Ort aus ihre Arbeitszeit erfassen. Die Online-Erfassung ist neben der Terminal-Variante die derzeit üblichste Art der Personal-Arbeitszeiterfassung. Ihre Angestellten loggen sich persönlich via Kennwort in der Web-Applikation ein. Solche web­basierten Zeiterfassungssysteme werden als Cloud-Lizenz (Software as a Service) mit monatlicher Gebühr verrechnet. Die Zeiterfassungssoftware läuft auf einem Server des Herstellers, somit müssen Sie sich weder um die Installation noch um Updates kümmern.

Mobile Zeiterfassung
Bei der mobilen Zeiterfassung loggen sich die Mitarbeitenden via Smartphone-App in die Zeiterfassungssoftware ein. Die mobile Zeiterfassung ist auch mittels NFC-Technologie (Near Field Communication) möglich. Die NFC-Technologie kann die sonst übliche Terminalvariante mit Badge ersetzen: Die Mitarbeitenden halten ihr Smartphone in die Nähe eines NFC-Tags und die Zeit wird mittels Scan erfasst. Mobile Zeiterfassung wird in der Regel mit einer monatlichen Lizenzgebühr bezahlt.

Lokale Zeiterfassung am PC
Nur noch wenige Anbieter vertreiben Client-Server-Software, die lokal auf dem Server des Kunden installiert wird. In der Regel wird dazu eine Einmallizenz mit zusätzlichem Wartungsvertrag gekauft.

Zeiterfassung am Terminal
In vielen Gewerbe- und Industriebetrieben wird die Arbeitszeit der Mitarbeitenden über ein Zeiterfassungsterminal an einem der Eingänge erfasst. Dabei kann die Zeiterfassung mit der Zutrittskontrolle gekoppelt werden. Es gibt verschiedene Varianten:

• RFID-Badge (Radio Frequency Identification)
• Schlüsselanhänger
• Biometrische Erfassung mit Fingerprint
• Barcode oder QR-Code
• Iris-Scan
• NFC-Erfassung via Handy

Die Variante mit Zeiterfassungsterminals hat den Vorteil, dass die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit unkompliziert beim Betreten und Verlassen des Arbeitsplatzes erfassen können, ohne sich in einen PC einloggen zu müssen. Dies ist vor allem in der Industrie und im Gewerbe von Vorteil. Falls nicht alle Angestellten immer vor Ort sind, kann diese Variante mit einer Online-Zeiterfassung oder einer Erfassung via App kombiniert werden.

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Was kosten Zeiterfassungssysteme?

Gryps hat bei verschiedenen Anbietern nach den Kosten von Zeiterfassungssystemen gefragt. Ein Beispiel: Für eine Cloud-Zeiterfassungslösung für zehn Mitarbeitende (ohne Terminal und mit Standardfunktionen) müssen Sie mit jährlichen Kosten zwischen CHF 390 und CHF 720 rechnen. Die einmal anfallenden Kosten für eine Client-Server-Lösung vor Ort liegen bei ungefähr CHF 1'200 bis CHF 2'300, hinzu kommen die Kosten für Wartung, Updates und Support.

Kosten für die Zeiterfassung in einer Firma mit 10 Mitarbeitenden:

Weitere Informationen zu den Preisen für Zeiterfassung finden Sie in unserem Kostenplaner.

Welches sind die wichtigsten Funktionen der Arbeitszeiterfassung?

Diese Grundfunktionen gehören zu einer Zeiterfassung:

• Exakte Erfassung der Soll- und Ist-Zeiten aller Mitarbeitenden
• Zeit- und Absenzenmanagement
• Automatische Berücksichtigung von Ferien und Feiertagen
• Verwaltung der Personalstammdaten

Zusatzfunktionen, die je nach Ihren Anforderungen interessant sein können:

• Leistungs- und Projektzeiterfassung
• Betriebs- und Maschinendatenerfassung
• Zeiterfassung bei Schichtarbeit
• Auftrags- und Personaleinsatzplanung
• Schnittstellen zu anderen Systemen wie Lohnbuchhaltung oder ERP
• Zutrittskontrolle (stationäre oder mobile Erfassung) und Einbindung in die Gebäudeautomation
• Unterstützung für die Feiertagskalender in jedem Kanton
• Länderspezifische Zuschlagssätze für Überzeit und Überstunden
• Spesenverwaltung
• Branchenspezifische Anforderungen, zum Beispiel im Gastro- oder Baubereich

Was sind die Vorteile von kombinierten Systemen für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle?

Der gewichtigste Vorteil der Kombination von Zeiterfassung und Zutrittskontrolle ist fraglos, dass beide Vorgänge am gleichen Ort – in der Regel an einem Terminal – stattfinden. Wo der Zugang elektronisch geregelt ist, drängt sich die gleichzeitige Erfassung der Arbeitszeiten geradezu auf. Kombinierte Systeme bieten eine Vielzahl an Möglichkeiten hinsichtlich Zugangsberechtigungen, Auswertungen, automatische Zeiterfassung etc.

Welche Möglichkeiten bieten die Projektzeit- und die Betriebsdatenerfassung?

Je nach Unternehmen und Branche muss ein Zeiterfassungssystem mehr können, als bloss die reine Arbeitszeit aufzuzeichnen. Zu den wichtigen Zusatzfunktionen gehören die Projektzeiterfassung und die Betriebsdatenerfassung.

Die Projektzeiterfassung ergänzt ein Zeiterfassungssystem mit der Möglichkeit, Arbeitszeiten pro Projekt, Kunde oder Auftrag zu erfassen. Dies ist äusserst hilfreich für Unternehmen, die Arbeitsprozesse detailliert dokumentieren müssen oder möchten. Dokumentiert werden hauptsächlich:

• Status des Projektverlaufs
• Detaillierte Angaben zum Projekt
• Geleistete Arbeitsstunden pro Aufgabe

Von Vorteil ist zudem, dass die Projektzeiterfassung mit dem ERP-System oder dem Dokumentenmanagement(DMS) kombiniert werden kann.

Bei der Betriebsdatenerfassung fügen die Mitarbeitenden neben der Arbeitszeit weitere Informationen zum Produktionsprozess hinzu. Dies geschieht manuell über ein Terminal. Diese Form der Erfassung ist in der Regel als Modul in ein ERP-System integriert.

Wie läuft die Zeiterfassung bei Schichtarbeit ab?

Idealerweise werden die Schichtpläne mit der Zeiterfassung kombiniert. So lassen sich die einzelnen Schichten und allfällige Änderungen automatisch bewerten und die unterschiedlichen Lohnzuschläge für Tages-, Nacht- oder Wochenendschichten berücksichtigen.

Wie spielen Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung zusammen?

Die Software für die Personaleinsatzplanung ist oft als Zusatzfunktion zu Zeiterfassungssystemen vorhanden. Insbesondere für KMU, in denen in mehreren Schichten gearbeitet wird – etwa für Spitäler, Restaurants oder Einzelhandelsbetriebe –, ist eine effiziente Personaleinsatzplanung notwendig. Kleinere Unternehmen verwenden dafür oft Excel. Es lohnt sich aber, eine Personaleinsatzplanungs-Software in Betracht zu ziehen, da Sie mit Softwarelösungen Zeit und Kosten sparen sowie komplexere Personaleinsatzpläne erstellen können.

Ihre Software für Personaleinsatzplanung sollte diese Funktionen bieten:

• Planung des Personalbedarfs
• Erstellung flexibler Arbeitszeitmodelle
• Darstellung von Schichtmodellen
• Managen von Ferientagen
• Verarbeiten von Fehlzeiten und Abwesenheiten

Je nach Branche sind bei der Personaleinsatzplanung einzelne Anforderungen an die Personaleinsatzplanung unterschiedlich stark gewichtet. Im Einzelhandel beispielsweise müssen Sie die Zahl der eingesetzten Mitarbeitenden in stressigen Zeiten schnell erhöhen können, während es im Spital entscheidend ist, dass Fehlzeiten und Abwesenheiten von Mitarbeitenden effizient erfasst und Dienstpläne rasch angepasst werden können. In der Gastronomie wie auch im Einzelhandel, wo häufig Teilzeitangestellte und in Hauptzeiten auch Aushilfen arbeiten, muss die Personaleinsatzplanungs-Software Schichtpläne, flexible Einsatzpläne und Arbeitszeitmodelle ermöglichen.

Was ist wichtig bei Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung und zu anderen Anwendungen?

Bei der Auswahl und beim Vergleich verschiedener Lösungen zur Zeiterfassung ist insbesondere die Anbindung an die Lohnbuchhaltung zu beachten. Die Bedeutung von Schnittstellen zu anderen Systemen im Betrieb wird oft unterschätzt, entsprechend werden sie bei der Evaluation zu wenig berücksichtigt. Dadurch entstehen im Nachhinein unerwartet hohe Kosten für Spezialimplementierungen. 

Zeiterfassungssysteme vergleichen – was sind die Kriterien?

Bei der Auswahl von Zeiterfassungssystemen sind diese Faktoren entscheidend für die Evaluation und den Kauf:

• Wie soll die Zeit erfasst werden? Per Smartphone, am Terminal, online, biometrisch?
• Sollen Arbeitszeiten einzelnen Projekten zugeteilt werden können?
• Welche Funktionen benötigen Sie zusätzlich zur Arbeitszeiterfassung?
• Bei modularen Zeiterfassungssystemen: Welche Funktionen werden in der Maximalvariante benötigt?
• Soll das Zeiterfassungssystem zum Beispiel mit einer Zutrittskontrolle oder einer ERP-Software verbunden werden?

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Welche Vorteile bietet die Zeiterfassung für KMU in der Schweiz?

Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe und mittelständische Unternehmen haben den Vorteil, dass die Daten zentral verwaltet und jederzeit abrufbar sind. Dies verringert den administrativen Aufwand und ermöglicht flexible Arbeitsformen. Neben der reinen Arbeitszeit können Sie zudem auch Projekte, Betriebsdaten, Spesen erfassen und den Personaleinsatz planen:

• Arbeitszeit: Mit dem Zeiterfassungssystem erfassen Sie die tägliche Arbeitsdauer der Angestellten in Ihrem KMU. Auch die bezahlten Abwesenheiten (Ferien- und Feiertage) werden erfasst. 
• Tätigkeiten / Projekte: Für dienstleistungsorientierte KMU gibt es Systeme mit Projektzeiterfassung. Diese erlauben es, die Arbeitszeit sowohl einzelnen Tätigkeiten als auch Projekten zuzuordnen. Das erleichtert die Abrechnung und Aufwandsberechnung. 
• Spesen: Mit einer Spesenverwaltung ist es möglich, die Spesenarten vorzudefinieren. Zu den Spesen gehören beispielsweise Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten. 
• Betriebsdaten: Firmen in der Produktion benötigen ein Zeiterfassungssystem mit Betriebsdatenerfassung. Diese Daten werden manuell an einem Terminal eingegeben und ermöglichen zum Beispiel Fortschrittskontrollen. Meist ist die Betriebsdatenerfassung in ein ERP-System eingebunden, das ein Zeiterfassungsmodul beinhaltet.
• Einsatzplanung für das Personal: Mit einem Modul für Personaleinsatzplanung lassen sich etwa in Gastrobetrieben die Einsätze unter Berücksichtigung der Verfügbarkeiten und Qualifikationen der Angestellten planen, sodass es nicht zu Unter- oder Überbesetzungen kommt.

Welches sind die gängigsten Branchenlösungen?

Je nach Branche bestehen unterschiedliche Anforderungen an die Zeiterfassungssysteme. Hier die wichtigsten:

Zeiterfassung für Gastronomie- und Hotelbetriebe
Für Gastronomie- und Hotelbetriebe gibt es L-GAV- und arbeitszeitkonforme Branchenlösungen (darunter auch Stempeluhr-Apps) mit der Funktion der Personaleinsatzplanung. Die Einsätze können Sie einfach und effizient über das System erfassen, haben jederzeit die Übersicht über Ihre Mitarbeitenden, deren Einsatzort sowie Einsatzzeit und sehen auf einen Blick, ob jeder und jede Mitarbeitende die Soll-Arbeitsstunden erfüllt. Zudem gibt es Zeiterfassungssysteme, bei denen Sie die Personalplanung entweder pro Mitarbeitende bzw. Mitarbeitender separat oder pro Bereich (etwa Küche, Service oder Administration) definieren können. Weiter existieren Lösungen, mit denen Pausen automatisch gemäss Gesetz abgezogen werden.

Zeiterfassung für Pflegebetriebe
Für Pflegebetriebe eignen sich Zeiterfassungssysteme mit den Funktionen der Personaleinsatzplanung und der Zuschlagsberechnung (etwa für Überstunden, Nachtschichten, Sonn- oder Feiertage). Mit solchen Lösungen können Sie die Schichtpläne aufgrund von vordefinierten Regeln und Kriterien erstellen lassen. Das System berücksichtigt zum Beispiel die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden, die Anzahl der zu betreuenden Patientinnen und Patienten sowie gesetzliche Vorgaben.
Für stationäre Pflegeteams eignen sich Zeiterfassungsterminals, die sich bei Bedarf mit der Zutrittskontrolle kombinieren lassen. Für Mitarbeitende in der ambulanten Pflege eignet sich besonders eine mobile Zeiterfassung, bei der auch Fahrt- und Wegzeiten dokumentiert werden können.

Zeiterfassung für den Detailhandel
Im Detailhandel sind oft Mitarbeitende mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen (Vollzeit- und Teilzeitangestellte, Aushilfen) angestellt. Dazu gibt es Zeiterfassungslösungen, mit denen verschiedene Arbeitszeitmodelle, auch Schichtmodelle, hinterlegt und die Auslastung aller Standorte zentral von einem einzigen System aus gesteuert werden können. Bei einer Lösung mit integriertem Teamkalender haben Abteilungsleitende jederzeit den Überblick über Abwesenheiten. Zudem besteht je nach System und Anbieter die Möglichkeit, dass sich Mitarbeitende per Zeiterfassungsapp für freie Schichten bewerben und Urlaubstage anfragen können. Die Vorgesetzten können die Schichten dann dem oder der gewünschten Mitarbeitenden zuteilen sowie Urlaubstage leicht an- oder ablehnen.

Zeiterfassung für Dienstleistungsbetriebe
Zeiterfassungssysteme mit der Funktion Projektzeiterfassung eignen sich für Dienstleistungsunternehmen und andere Betriebe, die ihre Arbeitszeit einzelnen Projekten zuordnen müssen. Die Mitarbeitenden können so die Arbeitsstunden dem jeweiligen Projekt zuordnen und dies direkt auf ihrem mobilen Gerät oder Computer vermerken. Die Integration der Leistungserfassung in die Personal-Arbeitszeiterfassung hat den Vorteil einer effizienteren Lohn- und Gehaltsabrechnung und vereinfacht automatisierte Prozesse der Abrechnung mit den Kunden.

Zeiterfassung in der Baubranche
Vor allem auf Baustellen gestaltet sich die Zeiterfassung oft schwierig. Es existieren jedoch mobile Zeiterfassungssysteme, die spezifisch auf die Bedürfnisse der Baubranche zugeschnitten sind. Die Mitarbeitenden benötigen lediglich ein Smartphone mit einer Zeiterfassungs-App. Daten, die über das mobile Zeiterfassungssystem auf der Baustelle eingegeben werden, können über Schnittstellen direkt in die Lohn- und Gehaltsabrechnungen einfliessen.

Zeiterfassung für Büros
Für Bürobetriebe eignen sich besonders Zeiterfassungssysteme, mit denen Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten ortsunabhängig, egal ob im Büro oder im Homeoffice, über den Browser am Laptop oder auf dem Smartphone erfassen können. Dabei können Arbeitszeitmodelle wie Teilzeit oder Gleitzeit individuell angelegt und verwaltet werden.

Cloud- oder Inhouse-Zeiterfassung: Was eignet sich besser für ein KMU?

Inzwischen setzen viele KMU in der Schweiz für die Zeiterfassung auf eine Cloud-Lösung statt auf eine eigene Zeiterfassungssoftware vor Ort. Das sind die Unterschiede:

• Bei der Inhouse-Lösung müssen regelmässig Wartungen am Zeiterfassungssystem durchgeführt werden. Sind in Ihrem KMU die internen Ressourcen für diese Wartungen nicht vorhanden, ist die Cloud-Zeiterfassung meist die sinnvollere und zeitsparendere Variante.
• Bei der Cloud-Variante wird mit dem Anbieter ein Wartungsvertrag abgeschlossen. So kann dieser bei Störungen und für Updates unmittelbar von jedem Ort aus auf Ihre virtuelle Zeiterfassungssoftware zugreifen.
• Anders als bei der Cloud-Lösung muss der Anbieter bei der Inhouse-Zeiterfassungssoftware den nötigen Support vor Ort in Ihrem Unternehmen leisten. Dafür werden Techniker aufgeboten, was je nach Anbieter hohe Kosten für Anfahrt und/oder Spesen mit sich bringen kann.

Autor: Peter Stöferle