Zeiterfassung: Die Qual der Systemwahl 
 

Gemäss schweizerischem Arbeitsgesetz sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Der Umfang der Zeiterfassung hängt massgeblich vom vertraglich geregelten Anteil der vom Mitarbeiter selbst bestimmbaren Arbeitszeit ab: wenn ein Mitarbeiter weniger als 25% seiner Arbeitsstunden selber bestimmen kann, muss eine vollständige und systematische Arbeitszeiterfassung vorgenommen werden.

Arbeitszeit

Die Auswahl an Zeiterfassungssystemen ist gross: Von einfachen Software-Lösungen über komplexere Systeme, die zusätzlich mit einer Zutrittskontrolle verbunden sind, bis zur Unternehmenssoftware, welche die Zeiterfassung in der ERP- oder der Personalsoftware integriert. Je nach Unternehmensgröße, Anzahl Mitarbeiter, verschiedenen Arbeitszeitmodellen sowie Anstellungsverhältnissen gibt es eine passende Lösung. 

Cloud-basierte Erfassung für flexible Skalierbarkeit
Cloud-basierte Online Zeiterfassungssysteme werden immer populärer. Hier fallen Kosten und Zeitaufwände für die Installation, Betreuung sowie Wartung weg. Diese Lösung bietet auch Vorteile für Mitarbeiter, die ausser Haus unterwegs sind und dadurch auf eine flexible und mobile Zeiterfassung angewiesen sind. Mittlerweile werden im App- oder Google Playstore auch unzählige Zeiterfassungs-Apps angeboten, die speziell für die Nutzung auf mobilen Endgeräten konzipiert sind. Mit einer App lässt sich beispielsweise bei Aussendienstmitarbeitern über das GPS-Tracking eine genaue Strecken-Historie aufzeichnen.

Terminal-basierte Erfassung für maximale Kontrolle
Bei Terminal-basierten Lösung ist eine Software mit einem oder mehreren Erfassungsterminals über LAN oder WIFI verbunden. Die Arbeitszeiten können entweder über RFID  (radio-frequency-identification)-Technologie in einem Ausweis oder Schlüsselanhänger, oder auch direkt per Fingerabdruck am jeweiligen Terminal erfasst werden. Oft ergibt sich dieses System in Verbindung mit einer Zutrittskontrolle und anderen Bereichen, in welchen die RFID Technologie schon im Einsatz ist. Der Trend geht in Richtung NFC (Near Field Communication)-Technologie. Diese ermöglicht es, die Zeit per Smartphone oder NFC-Tag sowohl im als auch ausserhalb des Unternehmensstandorts zu erfassen. 

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Für jedes Unternehmen die passenden Module
Neben der eigentlichen Zeiterfassung bieten Hersteller verschiedene Pakete an, die in der Regel ausbaubar sind. Bei Firmen mit wenigen Mitarbeitern reicht es oft aus, wenn nur die Arbeitszeit, Krankheit und Ferien erfasst werden. Bei Firmen im Wachstum oder grösseren Firmen können folgende Zusatzfunktionen lohnenswert sein:

  • Erfassung verschiedener Arbeitsmodelle(z.B. Verwaltung von Schicht- und Teilzeitarbeit)
  • Projektzeiterfassung
  • Telefonzeiterfassung
  • Freigabe und Genehmigung  (Visierung der Arbeitszeiten sowie Anträge für Frei- oder Ferientage) 
  • Personaleinsatzerfassung (Einteilung und Zuordnung der Mitarbeiter und Arbeiten) 
  • Zutrittskontrolle 

Durch eine Kombination der Personaleinsatzfunktion mit Maschinen- sowie Betriebsdatenerfassungen können Ressourcen effizient eingesetzt und Prozesse optimiert werden. Für die optimale Skalierbarkeit des Systems sollten die Möglichkeiten, auch in Bezug auf die Lizenzmodelle, mit dem Anbieter abgeklärt werden.

Nick Swerissen

GRYPS Offertenportal AG
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Nick Swerissen arbeitet bei der GRYPS Offertenportal AG in den Bereichen Content Creation, SEO und Leadmanagement.

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