Diesen Branchen spart Dokumentenmanagement Zeit und Nerven

Papierchaos am Arbeitsplatz gehört trotz E-Mail und Internet für viele noch immer zum Büroalltag dazu. Dabei ist das heute gar nicht mehr nötig. Ein effizientes Dokumentenmanagement kann die Papierflut deutlich eindämmen und das Verwalten von Dokumenten vereinfachen. Wir zeigen Ihnen, welche Branchen ohne Zweifel von einem DMS profitieren.

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DMS im Bauwesen

Architekten und Bauführer sehen sich nicht nur mit Projektplänen konfrontiert, auch E-Mails von Kunden oder Rechnungen und Lieferscheine landen täglich bei ihnen im Büro. Ziel eines DMS ist es, hier Übersicht zu schaffen. Durch Schnittstellen zum E-Mail-Programm und dem ERP-System lassen sich all diese Dokumente mittels eines DMS auf einer einheitlichen Oberfläche einsehen und verwalten. Das System stellt zudem sicher, dass eingehende Dokumente bei der zuständigen Person ankommen und sich kein Bauführer um Rechnungen kümmern muss. Doch auch direkt auf der Baustelle kann ein DMS mobil zum Einsatz kommen. So lassen sich z.B. Mängel am Bau oder Arbeitszeiten bequem per Smartphone dokumentieren und standortübergreifend abrufen.

DMS für Immobilienverwaltungen

Spätestens dann, wenn die Bauakte archiviert ist, geht beim Immobilienverwalter eine neue Akte auf. Liegenschaftspläne, Mieter- und Käuferanfragen, Verträge und Versicherungsnachweise sind nur einige der Dokumente, die im Immobilienbüro tagtäglich auf dem Tisch liegen. Zum selben Objekt sammeln sich über die Jahre unzählige Dokumente an. Da wird es schwierig, den Überblick zu behalten. Fehlende Unterlagen führen jedoch in vielen Fällen nicht nur zur Wertminderung der Immobilie, sie können auch massiv am Image des Verwalters kratzen. Ein gutes Dokumentenmanagement behält den Überblick indem es wichtige Dokumente und Korrespondenzen gleich dem richtigen Objekt oder Mieter zuordnet. So sind diese auch Jahre später noch mühelos auffindbar.

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DMS für Verwaltung und Behörden

Verwaltungen und Behörden können dem Trend zu E-Government kaum noch entgehen. Durch digitale Informations- und Kommunikationslösungen sollen alltägliche Behördenvorgänge vereinfacht und Papier und Kosten gespart werden. Ein übersichtliches DMS schafft Struktur und hilft so dabei, ganze Akten oder einzelne Dokumente schneller auffinden und bearbeiten zu können. Die einzelnen Bearbeitungsvorgänge lassen sich noch nach Jahren zurückverfolgen und nachvollziehen. Das wichtigste Feature ist aber wohl die Archivierungsfunktion. Bund, Kantone und Gemeinden haben sich nach föderalistischem Prinzip an individuelle Archivgesetze und -verordnungen zu halten. Ein Dokumentenmanagementsystem kann ein physisches Archiv dabei ergänzen und zum Teil ersetzen. Ausserdem können die Zugangsberechtigungen für bestimmte Akten nach Ablauf einer eventuellen Schutzfrist aufgehoben bzw. auf die Öffentlichkeit ausgeweitet werden. So wird die Behördenarbeit nicht nur intern erleichtert, sondern auch der Informationsaustausch mit den Bürgern gestaltet sich transparenter und effizienter.

DMS im Finanzwesen

Unternehmen im Finanzwesen, darunter z.B. Banken, Treuhänder und Versicherungen, beschäftigen sich täglich mit Rechnungen, Mahnungen, Kundenanfragen oder Kreditanträgen. Dabei sammeln sich jährlich Unmengen an Dokumenten an. Diese müssen jederzeit abrufbar sein, denn Transparenz und Effizienz im Umgang mit Informationen und in der Kommunikation mit Kunden sind essenziell für den Aufbau eines professionellen Images. Das optimale Dokumentenmanagement unterstützt ein Unternehmen in diesem Vorhaben. Ein DMS archiviert Dokumente revisions- und mittels elektronischer Signatur auch rechtssicher, erlaubt deren schnelle und nachvollziehbare Bearbeitung und macht sie allzeit aufrufbar. Es erspart nicht nur die Zeit für die Dokumentenablage, sondern durch automatische Verschlagwortung auch die Zeit für die Suche.

DMS im Gesundheitswesen

In kaum einer Branche ist eine schnelle Auskunftsfähigkeit so wichtig wie im Gesundheitswesen. Patientendaten müssen von Ärzten, Pflegern und medizinischen Analytikern jederzeit abrufbar sein. Aber auch Krankenkassen und die Patienten selber wollen ohne lange Wartezeiten und komplizierte Antragsstellungen informiert werden. In vielen Patientenfällen kommen jedoch immer mehr Unterlagen aus verschiedensten Quellen zusammen. Ein DMS schafft Schnittstellen zu anderen Systemen und migriert sowohl digitale als auch physische Dokumente in ein einheitliches System und erstellt ein Gesamtbild, das nicht nur medizinische, sondern auch administrative Daten vereint. Wer nun den Erhalt des Datenschutzes in Gefahr sieht, lässt sich durch streng geregelte und protokollierbare Zugangsbeschränkungen bestimmt wieder beruhigen.

Stapeln sich die Dokumente auch in Ihrem Unternehmen? Wenn das Archiv bald ausgelagert werden muss, oder Sie die Lagerkosten in Zukunft sparen wollen, wird es höchste Zeit, in ein DMS zu investieren. Wir finden für Sie gerne den passenden DMS Anbieter mit Referenzen aus Ihrer Branche.

Blogbild_Michaela.png GRYPS Offertenportal AG
Obere Bahnhofstrasse 58
8640 Rapperswil
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www.gryps.ch
Michaela Zellnig ist bei GRYPS Offertenportal AG im im SEO-Team und kümmert sich um die Produkttexte. Ausserdem ist sie für das Leadmanagement zuständig.

 

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