Die mobile Stempeluhr

Die Stempeluhr als Inbegriff der exakten Zeiterfassung hat sich in den letzten Jahrzenten wohl in der Technik aber nicht in der grundlegenden Funktion geändert. Natürlich haben moderne elektronische Zeitterminals zusätzliche Funktionen und die Stempelkarten wurden durch Schlüsselanhänger oder Chip-Karten ersetzt. Nach wie vor ist jedoch die zentrale Aufgabe die Erfassung der Arbeitszeit.

Mobile Menschen

Neben der Technik hat sich aber auch die Arbeitswelt rasant verändert. Der statische Arbeitsort ist bei vielen Mitarbeitenden einer dynamischen Präsenz gewichen. Der moderne Arbeitsplatz ist im Zug, im Auto, beim Kunden, zu Hause, am Arbeitsplatz oder irgendwo dazwischen. Da vermag die statische Stempeluhr den Anforderungen einfach nicht mehr gerecht zu werden.

Das Smartphone ist der Inbegriff der modernen Arbeitsweise. Es ist überall dabei und ermöglicht die Nutzung verschiedenster Anwendungen. Da liegt es nahe, die Probleme, die durch die neue Arbeitspräsenz für die Arbeitszeiterfassung entstehen, mit Hilfe des Smartphones zu lösen.

Bei der Zeiterfassung mit dem Smartphone stellen sich dabei einige grundlegende Fragen:

  • Wie ist die Arbeitszeit geregelt?
  • Wo werden die Daten gespeichert?
  • Was ist bezüglich Datenschutz und Sicherheit zu beachten?
     
Wie ist die Arbeiszeit geregelt?

Die Erfassung der Arbeitszeit ist erfahrungsgemäss, je nach Branche und Betrieb, restriktiver oder auf einer Vertrauensbasis geregelt. Da die Erfassung des Arbeitsantritts an einem fixen Punkt aufgrund des wechselnden Arbeitsortes nicht möglich ist, sollten klare Regeln festgelegt werden, welche Zeit als Arbeitszeit erfasst werden darf. Es ist wichtig, dass diese Regelungen den Mitarbeitern klar und offen kommuniziert werden, um Missverständnise zu vermeiden.

Im einfachsten Fall wird das Mobiltelefon einfach als ein Terminal eingesetzt mit dem der Beginn und das Ende der Arbeitszeit erfasst wird. Der Mitarbeiter hat keine Möglichkeit, die erfasste Zeit zu kommentieren oder zu ändern.

Komplexer wird es, wenn neben der reinen Arbeitszeit weitere Informationen wie der Standort, das aktuelle Projekt oder Bemerkungen erfasst werden können. Solche Projektzeiterfassungen oder Erfassung mit Zusatzinformation hilft bei der Planung und Auswertung der Arbeitsprozesse und ermöglicht bei Kundenaufträgen eine genaue Abrechnung der geleisteten Arbeitsstunden. Um das passende Zeiterfassungssystem zu finden, gilt es die benötigten Funktionen abzuklären.

Wo werden die Daten gespeichert?

Grundsätzlich sollten die über das Smartphone erfassten Daten unverzüglich mit dem Zeiterfassungsprogramm synchronisiert werden. Dadurch können die Anwesenheitsdaten in Echtzeit eingesehen werden. Trotz der immer besser werdenden Netzabdeckung gibt es jedoch immer noch Orte, wo der Datenaustausch nicht möglich ist. In diesen Fällen sollten die Daten auf dem Telefon gespeichert und bei der nächsten Gelegenheit an das Erfassungssystem übertragen werden können.

Das Erfassungssystem kann die Daten sowohl auf einem firmeninternen Server wie auch in der Cloud speichern. Je nachdem welche Daten Sie erheben und wie sensibel diese sind, ergibt es Sinn, dass diese in einem Schweizer Rechenzentrum gespeichert werden. 

Was ist bezüglich Datenschutz und Sicherheit zu beachten?

Beim Einsatz einer App für die Zeiterfassung sollte diese mit einem entsprechendes Login mit Passwort gesichert sein, um diese vor unerlaubten Zugriffen zu schützen. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn über die App nicht nur Daten erfasst, sondern auch welche eingesehen werden können. Sollte ein Sicherheitsrisiko bestehen, sollte ein Zugang von einem Administrator gesperrt werden können

Die GPS Funktion eines Smartphones kann mit der Arbeitszeiterfassung kombiniert werden um damit den Standort der Erfassungen aufzuzeichnen. Es ist zu empfehlen, die Standorterfassung nur in Betracht zu ziehen, wenn diese einen entsprechenden Mehrwert für das Unternehmen bringt wie z.B. bei der Abstimmung von Monteurstunden. Diese Aufzeichnung muss auch immer mit dem Einverständnis des Mitarbeiters erfolgen. Wenn solche Daten gespeichert werden, sollte der Speicherort der Daten wohl überlegt sein.

Mehr als nur Zeiterfassung

Die Ergänzung der Zeiterfassung mit den Funktionen eines Smartphones eröffnet interessante und vielfältige Möglichkeiten für die mobilen Mitarbeitenden und das Unternehmen. Das Smartphone kann dazu beitragen, die Zeiterfassung von einer langweiligen Pflicht zu einem nützlichen und modernen Unternehmerwerkzeug zu wandeln.

Natürlich kann die mobile Stempeluhr, wie auch andere Zeiterfassungssysteme,  noch viel mehr wie z.B. Ferienpläne erstellen, Krankheitstage erfassen sowie Spesen erfassen und Belege einscannen. Die Zukunft wird uns in dieser Hinsicht bestimmt noch einige spannende Neuerungen bringen.

Pius Käppeli Inspirion

Pius Käppeli

Clicktime

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Pius Käppeli ist Geschäftsführer der ClickTime AG welche das gleichnamige Zeiterfassungsystem ClickTime vertreibt.

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