So finden Sie die passende Telefonanlage für KMU

Telefonie- und Kommunikationslösungen sind für Unternehmen enorm wichtig, keine Frage. Doch die Möglichkeiten sind vielfältig und komplex. Schweizer KMU haben ihre Telefonanlagen zwischenzeitlich durchgängig auf VOIP Technologie umgestellt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die passende Telefonanlage für Ihr KMU finden.

Telefonanlage finden
 

Welche Geräte und Technologien sind für Ihr Unternehmen geeignet?

Eine massgeschneiderte Telekommunikationslösung hängt vor allem von der Grösse Ihrer Firma, der Mitarbeiteranzahl und der Branche ab. Unsere Checkliste soll bei Anschaffung oder Ersatz von Telekommunikationsgeräten Abhilfe schaffen:

  • Welche Ausstattung besitzt Ihr Unternehmen?
  • Sind mehrere Büros vorhanden? Wenn ja, wie viele Anrufe werden zwischen den Büros getätigt?
  • Sollen Mitarbeiter auch unterwegs Geschäftsanrufe empfangen können? Wenn ja, wie viele?
  • Ist man unterwegs auf das mobile Internet angewiesen? Wie viel Datenvolumen wird insgesamt benötigt? Sollen alle Mitarbeiter über das gleiche Datenvolumen verfügen oder gibt es Unterschiede?
  • Sollen Mitarbeiter über Ihr Smartphone auch Anrufe auf Festnetznummern entgegennehmen?
  • Sollen Mitarbeiter intern Anrufe weiterleiten können?  
  • Finden häufig geschäftliche Reisen ins Ausland statt? Werden internationale Anrufe getätigt? Wie viele?
  • Kann durch eine externe Betreuung der Telefonanlage (virtuelle Telefonanlage) Kosten und/oder Zeit eingespart werden?
  • Sind genügend interne und externe Nummern vorhanden?
  • Welche Auswirkungen hat ein Ausfall der Telefonie oder des Internetzugangs? Wie ist man gegen einen Ausfall geschützt?
  • Haben Sie Home Office Mitarbeiter oder Aussendienstmitarbeiter?
     
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VoIP Telefonanlagen für KMU

Bei einer VoIP-Telefonanlage handelt es sich um eine Telefonanlage, bei der kein herkömmlicher Telefonanschluss mehr erforderlich ist, sondern Telefonate über das Internet geführt werden. VoIP-Telefonanlagen setzen sich aus einem oder mehreren IP-Telefonen, einem Telefonanlagen-Server und einem optionalen VoIP-Gateway zusammen. Eine Telefonverkabelung am Firmenstandort ist somit nicht länger notwendig.
Bei einer VoIP-Telefonanlage unterscheidet man zwischen zwei Arten:

  • Lokal installierte Hardware-Telefonanlage (Inhouse)
  • Gehostete Telefonanlage aus der Cloud

Investitionen in eine erweiterbare IP-Telefonanlage sind nicht nur bei einem Neuaufbau eines firmenweiten Telefonsystems sinnvoll. Auch Unternehmen mit veralteten Anlagen profitieren von einem Umstieg.
 

Virtuelle Telefonanlage aus der Cloud

Virtuelle Telefonanlagen stellen eine zukunftssichere und vorteilhafte Alternative zu klassischen Telefonanlagen dar. Der Trend zur Auslagerung von Diensten in die Cloud ist nach wie vor ungebremst und hat durch die aktuelle Coronakrise eine Beschleunigung erfahren. Die Telefonanlage in der Cloud zeichnet sich dadurch aus, dass die Telefonie auf den Servern des Dienstleisters gehostet wird. Der Dienst kommuniziert mit dem Unternehmen über das Internet und Gespräche laufen über Voice over IP (VoIP).

Falls ein Unternehmen sich für eine virtuelle Telefonanlage aus der Cloud entscheidet (Auslagerung der Telefonanlage), entstehen mehrere Vorteile gegenüber der hauseigenen Telefonanlage:

  • Maximale Flexibilität und Skalierbarkeit vorhanden
  • Anschaffungs- und Wartungskosten für eine eigene Telefonanlage entfallen
  • Anfallenden Kosten sind gut kalkulier- und skalierbar
  • Durch automatische Aktualisierung vom Anbieter immer auf dem neuesten Stand
  • Virtuelle Anlagen sind schnell und mit wenigen Schritten eingerichtet: Eine Änderung der Mitarbeiterzahl kann zum Beispiel einfach und schnell angepasst werden.
  • Maximale Ortsunabhängigkeit: Mehrere Standorte und Home Office Mitarbeiter werden an dieselbe Telefonanlage angebunden
     

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Moderne Kommunikationsmittel für KMU

Technologien zur Kunden-  oder zur internen Unternehmenskommunikation vereinen die IP-Telefonie mit verschiedenen Varianten der Kommunikation wie zum Beispiel einem Business-Chat oder sogenannten Chatbots:  

Business-Chat

  • Um die klassische E-Mail-Kommunikation innerhalb eines Unternehmens einfacher zu gestalten, stellen viele Unternehmen auf Business-Chats wie MS Teams, Slack etc. um. Diese Chats sind vor allem für kleinere Fragen geeignet und ermöglichen eine einfache Kommunikation zwischen Mitarbeitern.

Kundenkommunikation mit Chatbot

  • Chatbots sind Roboter, die eine menschliche Konversation simulieren. Sie ermöglichen eine Kommunikation zwischen Mensch und Maschine.
  • Verschiedene Unternehmen bieten auf Ihrer Website ein Dialogfenster an, bei welchem der Nutzer unterschiedliche Fragen bezüglich eines Produktes oder einer Dienstleistung stellen kann. Diese Fragen werden immer häufiger von Chatbots beantwortet, um Kundenberater bei Routinefragen zu entlasten. Im Idealfall liefert der Bot direkt die gewünschte Antwort, ansonsten stellt der Chatbot sinnvolle Rückfragen.

Smart Home für Unternehmen

  • Fernsteuerung der Bürogeräte vom Handy aus: Mit Smart Home in Ihrem Unternehmen lassen sich Elektrogeräte wie Kaffeemaschine oder Beleuchtung bequem per Fingertipp am Handy ein- oder ausschalten. Auch die Heizung im Unternehmen kann von zuhause aus reguliert werden. Dies ist nicht nur für die Umwelt gut, sondern spart auch langfristig Kosten.

Im Zusammenhang mit den neuen Technologien sollte sich jedes Unternehmen mehrere Fragen stellen:

  • Sind meine aktuellen Geräte noch zeitgemäss?
  • Gibt es neue, bessere Technologien?
  • Haben die neuen Technologien einen Mehrwert für das Unternehmen?
  • Gibt es aktuelle Produkte/Geräte, die im Unternehmen nicht gebraucht werden?
     
Was wenn die Technik streikt? Garantie und Versicherung im Fall der Fälle

Beim Kauf von Telekommunikationsgeräten ist es entscheidend, abzuklären, wie ein Defekt beziehungsweise Ausfall von Bürogeräten gehandhabt wird. Viele Anbieter bieten eine 2-Jahre-Garantie und einen raschen Ersatz des defekten Geräts. Zudem kann eine Elektronikversicherung abgeschlossen werden. Diese Versicherung deckt unter anderem Feuchtigkeitsschäden am Gerät, Brand, Kurzschluss, Diebstahl, Beschädigung durch Dritte sowie Bedienungsfehler. Die Elektronikversicherung ist hinsichtlich der Konditionen und Vertragsdauer unterschiedlich. Hier empfiehlt sich eine Beratung mit Ihrem Versicherungsexperten.
 
In vielen Fällen ist es möglich, den Defekt direkt vor Ort zu beheben. Wartung und Support des Anbieters bieten Ihnen ein Rundum-Service, damit das Problem schnellstmöglich behoben werden kann. Mit einem Leih-Gerät vom Anbieter kann man die Reparaturdauer problemlos überbrücken. Einfacher ist es i.d.R. mit einer virtuellen Telefonanlage, da Wartung und Support direkt vom Anbieter in der Cloud ausgeführt werden.
 
Wir stehen Ihnen gerne mit unserem langjährigen Markt-Know-how für eine kostenlose Anbietersuche zur Verfügung.

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