Montag, 16. März 2020

Home Office von heute auf morgen – So gelingt die Umstellung!

Sie möchten möglichst rasch soviele MitarbeiterInnen wie möglich ins Home Office schicken? Spätestens Anfang dieser Woche sind Unternehmen gezwungen, auf die aktuellen Entwicklungen bezüglich der Verbreitung des Corona-Virus zu reagieren. Es gilt die Ausbreitung zu verlangsamen, um besonders gefährdete Menschen zu schützen und die Überlastung des Gesundheitssystems zu vermeiden. Hier ein paar Punkte und Tipps, wie dies möglichst unkompliziert und schnell gelingt! 

1. Wer soll zuerst ins Home Office?

In vielen Branchen wird es mit Home Office schwierig, da die Arbeit aufgrund der benötigten Maschinen und Gerätschaften nur im Unternehmen möglich ist. Handelt es sich aber um Büroarbeitsplätze, ist eine Ausdünnung der vor Ort präsenten Mitarbeiter in der Regel machbar. Bei der Bestimmung, wer zuerst ins Home Office soll, sind z.B. folgende Abklärungen zu treffen:

• Wer kann ohne grosse technischen Aufwände direkt ins Homeoffice wechseln? Z.B. MitarbeiterInnen mit Firmen-Notebooks und Handys und Cloud-basierten Tools
• Wer arbeitet bereits teilweise im Home Office?
• Wer pendelt und nutzt ÖV intensiv?
• Wo sitzen MitarbeiterInnen im Büro eng zusammen?
• Wer ist von Schulschliessungen seiner Kinder betroffen und benötigt mehr Präsenz zuhause?
• Wer gehört aufgrund von Vorerkrankungen oder Alter zur besonders gefährdeten Zielgruppe?
  

2. Welche Tools & Zugriffe benötigen Mitarbeiter im Home Office?

Firmen, die bereits im Vorfeld konsequent auf Cloud-basierte Software setzen, die via Browser von überall her verwendet werden können, haben es einfacher, umzustellen. Zusätzlich hilft die Kommunikation via GSM-Erweiterung für private Handys und ein Online-Chat-Tool wie z.B. Slack.

Sind folgende Zugriffe vorhanden oder müssen noch welche eingerichet werden?

• Firmen-E-Mail-Account
• Datenspeicher / Fileablage
• Benötigte Office Tools (idealerweise Cloud-basiert wie Office 365 oder Google Docs), falls bisher mit lokalen Office Lizenzen gearbeitet wurde und kein Office 365 im Einsatz ist, wäre allenfalls vorübergehen ein Wechsel auf ein kostenloses OpenSource System wie LibreOffice (kann auch MS Office-Dokumente bearbeiten) möglich
• Branchenspezifische Software wie CRM, ERP, CAD ....
• Kommunikationstools wie Telefonie und OnlineChat
• Security: Sind die privaten PCs sicher genug, welche Virussoftware & Firewalls sollten unbedingt verwendet werden, um die Geschäftsdaten nicht zu gefährden, wenn von privaten PCs aus gearbeitet wird.
  

3. Wie wird im Home Office kommuniziert?

Wenn festgelegt ist, wer im Home Office arbeiten soll, ist die Frage der Kommunikation und Erreichbarkeit sicherzustellen:

• Wie ist sichergestellt, dass die Telefonzentrale besetzt ist und die normalerweise genutzten Firmennummern erreichbar sind?
• Haben Mitarbeiter kein Firmenhandy, so ist ggf. eine App des Telefonieanbieters vorhanden, die als GSM Erweiterung auf den Mitarbeiterhandys installiert wird. So können diese weiterhin unter den gewohnten Durchwahl & Firmennummern telefonieren und müssen auch keine privaten Gesprächskosten generieren.
• Zur vereinfachten Kommunikation mit Mitarbeitern und im Team untereinander hilft ein Online-Chat in dem Mitarbeiter zu normalen Büroarbeitszeiten immer erreichbar sein müssen. Mögliche Tools, die kostenlos oder günstig für kleinere Teams zu haben sind, sind z.B. Slack, Google Hangout, Skype oder Microsoft Teams
• Meetings, die nicht mehr vor Ort stattfinden, können via Videokonferenzsystemedurchgeführt werden. Dazu sind die oben genannten Tools ebenfalls sehr gut nutzbar, auch zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten. Bei Videokonferenzen ist darauf zu achten, dass störende Nebengeräusche wie Musik oder Gespräche von anderen Familienmitgliedern vermieden werden. 

4. Klare Ziele und Aufgaben festlegen

Wenn Home Office neu eingeführt wird und Mitarbeiter noch kaum oder wenig Erfahrung damit haben, gilt es sicherzustellen, dass beide Seiten mit der neuen Situation adäquat umgehen können und keine Konflikte daraus entstehen. Es hilft, wenn mit den Mitarbeitern ganz konkret besprochen wird, wie die Erreichbarkeit sein muss und welche Aufgaben zuhause zu bearbeiten sind. Alle Seiten sollten sicherstellen, dass die Aufgabenerledigung von zuhause aus genauso zuverlässig und schnell möglich ist wie im Büro. Dem Mitarbeiter hilft es, in den gleichen zeitlichen Strukturen möglichst unterbrechungsfrei zu arbeiten, wie sonst auch. Wer bisher noch keine Hilfsmittel, wie online To Do Listen oder Projekttools verwendet hat, kann diese jetzt evtl. einführen. Hilfreich kann z.B. das kostenlose Tool Trello sein.

5. Wo nötig IT-Unterstützung hinzuziehen – Wir können helfen

Manche IT Support Firmen können nicht gleichzeit alle ihre KMU Kunden bedienen, die jetzt auf die Schnelle Home Office einführen müssen. Benötigen Sie dringend Unterstützung, so können wir Ihnen helfen, einen verfügbaren IT-Fachmann in Ihrer Umgebung zu finden. Einfach unseren Online-Fragebogen für Home Officeausfüllen oder direkt anrufen unter 055 211 0530. Ihre Anfrage wird umgehend bei uns bearbeitet.

Hier finden Sie die Quicklinks zu den Produktekategorien rund um Home Office:

IT Support, Netzwerk Spezialist, Cloud Computing, Office 365 Migration, Telefonie - Mobile Integration, Videokonferenz