Herausforderung Digitalisierung – worauf KMU achten müssen

Fachartikel von Serge Subits, igeeks AG

Der digitale Wandel schreitet unaufhaltsam voran. Diese Tatsache hat auch Folgen für KMU: Sie müssen sich konstanten Veränderungen anpassen und zugleich die eigene Digitalisierung vorantreiben. Erforderlich ist dazu, nebst den notwendigen, finanziellen Mitteln, eine klare Strategie.

Dokumente digitalisieren

Von der Wahl eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS), über den Entscheid zwischen Cloud- oder On-Premises-Lösungen bis zu einem effizienten Wissenstransfer – im Folgenden beleuchten wir einige der Hauptfragen, die sich für KMU im Zusammenhang mit der Digitalisierung stellen. 

Sind Cloud-Lösungen die bessere Wahl?

Eine der zentralen Fragen, die sich für KMU auf dem Weg zur Digitalisierung stellen, ist diejenige nach dem Typ der verwendeten IT-Lösungen. Sollen On-Premises-Lösungen angeschafft werden, die vollständig betriebsintern funktionieren? Oder soll extern betriebenen Cloud-Lösungen der Vorzug gegeben werden? Um es kurz zu machen: Beide Möglichkeiten haben ihre Vor- und Nachteile, die meisten KMU dürften mit Cloud-Lösungen jedoch besser fahren. Dies unter anderem, weil Ihre Anschaffung unter dem Strich meist kostengünstiger ist. Cloud-Lösungen sind zudem unbegrenzt skalierbar, die Bereitstellungszeit ist kurz und der Wartungs-Aufwand gering. 

Darüber hinaus verfügen Cloud-Anbieter in der Regel über professionelles Know-how in Bezug auf die Sicherheit. Bei On-Premises-Lösungen dagegen muss diese Expertise entweder intern vorhanden sein oder ansonsten extern beschafft werden, was mit entsprechenden Kosten verbunden ist. Ein Nachteil von Cloud-Lösungen kann – abhängig von der Tätigkeit eines Unternehmens – jedoch sein, dass die Nutzer hier die Kontrolle über die gespeicherten Daten aus der Hand geben und an eine Drittpartei delegieren. 

Dokumentenmanagement: Effizienz, Transparenz und Sparpotenzial

Auch in KMU erfolgt die Bearbeitung, Übermittlung und Speicherung von Dokumenten immer mehr auf digitalem Weg. Voraussetzung dafür ist ein den Anforderungen entsprechendes Dokumentenmanagement-System (DMS). Es bringt Struktur in Dokumente und Daten, vereinfacht Prozesse und erhöht ihre Transparenz. Lästiger Papierkram entfällt zusehends, zudem ermöglicht ein DMS eine reibungslosere Zusammenarbeit innerhalb des Betriebes. Der dadurch verbesserte Workflow erhöht wiederum die Effizienz und senkt die Fehlerquote. 

Ein funktionierendes DMS verbessert nicht zuletzt auch die Sicherheit, da die Zugriffrechte auf die gespeicherten Dokumente individuell verwaltet werden können. Unter dem Strich ergibt sich zudem ein enormes Sparpotenzial, denn ein DMS reduziert die Investitionen in Printer und Druckmaterial. Allerdings darf dabei nicht ausser Acht gelassen werden, dass die Umstellung auf «digital» auch Kosten mit sich bringt. Neue Technologien sind schliesslich nicht gratis, zudem müssen die Mitarbeitenden entsprechend geschult werden. 

Unverzichtbar: Wissenstransfer und Aufbau von Expertise 

Wenn es darum geht, die Digitalisierung von internen Abläufen in die Tat umzusetzen, ist die Vorgehensweise mindestens ebenso wichtig, wie der Entscheid für bestimmte Lösungen. Der digitale Wandel vollzieht sich bekanntlich in hohem Tempo und was heute angesagt ist, kann morgen bereits wieder kalter Kaffee sein. Den Mitarbeitenden müssen deshalb digitale Kompetenzen vermittelt werden, zudem gilt es, ein grundlegendes Verständnis in Bezug auf die digitale Transformation zu schaffen. Schlüsselfaktoren für eine reibungslose Digitalisierung sind darüber hinaus die Weitergabe und der Aufbau von IT-Expertise. Denn ohne Wissenstransfer innerhalb von Unternehmen sind auch die effizientesten Systeme wenig Wert.

Serge Subits

Serge Subits

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