Work Smart mit Office 365 

Fachartikel von Hüseyin Sönmez, Intecso GmbH 

Office 356 Migration

Die Komplettlösung Office 365 

Was ist Office 365 eigentlich? Die Microsoft Office Palette ist weitaus mehr als nur Word, PowerPoint, Excel, Outlook und noch weitere Software Bestandteile. Sitzen Sie täglich am Arbeitsplatz, arbeiten Sie von Zuhause aus oder sind Sie schon einer der bereits vermehrt aufkommenden «digitalen» Nomaden? So oder so ist Office 365 eine ideale Komplettlösung, um selbständig oder mit Teams zusammen zu arbeiten.  

Das Zauberwort heisst: Collaboration – also der unkomplizierte und vor allem sichere Datenaustausch. Von praktisch überall kann man mit dem PC, Tablet oder Smartphone auf E-Mails, Termine, Kontakte und Dokumente zugreifen und fortschrittliche Kommunikationsmittel wie Instant Messaging und Videokonferenzen verwenden. Office 365 bietet zudem eine intelligente Versionsverwaltung, bei der bis zu 500 Versionen einer Office Dokumenten-Datei gespeichert werden und jeder Schritt einzeln zurückgeführt und wiederhergestellt werden kann. Die Änderungen werden transparent mit Rückverfolgung der User angezeigt. Dies ist wiederum sinnvoll, sobald mehrere User an einem spezifischen Dokument arbeiten. 

Die Office 365 Abonnements werden monatlich oder jährlich kostengünstig und planbar abgerechnet und beinhalten verschiedene Web- und Cloudservices. Wenn Ihnen Stichworte wie Prozessoptimierung und moderne Arbeitsplätze wichtig sind und Sie zeitsparend und effizient Projekte erfolgreich anpacken möchten, dann kommen Sie heute für eine zukunftsgerichtete Arbeitsweise an einem Office 365 Paket nicht mehr vorbei.  


Office 365 kommt in die Schweiz 

Was bisher von ausserhalb der Schweiz angeboten wurde, ab Sommer 2019 mit dem Rechenzentrum (Infrastructure as a Service) und gewissen anderen Diensten in Zürich und Genf seinen Anfang genommen hat, wird nun offiziell ab Januar 2020 mit dem Office 365 Paket in der Schweiz erweitert – dies zu gleichen Preisen wie im benachbarten Ausland.  

Firmen mit speziellen Regulationen und Beschränkungen können dann uneingeschränkt Microsoft Office 365 implementieren und in der Cloud nutzen. Da sich die Office 365 Daten in Zukunft in der Schweiz befinden, unterliegen diese neu den hiesigen Datenschutzbestimmungen. 

Insbesondere für den Schweizer Finanzsektor sowie KMU, für welche die Aufbewahrung Ihrer Daten im Microsoft Datencenter im Ausland nicht in Frage kam, sind das sehr gute Nachrichten.  


Das «How to» der Office Migration 

Die übliche Migrationssituation – auch Onboarding genannt – wie zum Beispiel vom eigenen Server (on Premises) oder von einem anderen Clouddienst zu Office 365 kann man auch mit einem Wohnungsumzug vergleichen. Wenn Sie keine Idee oder Ahnung haben, wie Sie den «Umzug» gestalten und vorantreiben können, orientieren Sie sich an den Offerten eines professionellen Umzugteams. Bei einer Migration zu Office 365 tut man gut daran, sich ebenfalls von einem Profi in diesem Bereich beraten und begleiten zu lassen.  

Natürlich kann man eine solche Migration mit Hilfe von Tools auch selbst in Angriff nehmen. Da es aber sehr oft zu Stolpersteinen und Problemen kommt, ist es empfehlenswert, sich externe Kompetenzen ins Haus zu holen:  

  • Ein guter IT-Partner bietet nebst der Expertise eine IST-Aufnahme und erarbeitet mit dem Auftraggeber konkrete SOLL-Ziele.
  • Sicherstellung und Beratung der Lizenzen.
  • Erfassung und Sicherung der bisherigen Daten.
  • Eigentliche Migrations-Vorbereitung und Planung.
  • Sicherstellung der frühzeitigen und konstanten Kommunikation mit den Experten. 

Wichtig für Sie als Auftraggeber: Schaffen Sie sich auf jeden Fall Sicherheit über das Preis-/Leistungs-Verhältnis.  
 

Produktiver werden mit «Microsoft Teams» 

Microsoft Teams ist zwar bereits seit 2017 im Portfolio von Office 365 enthalten, wird aber in den kommenden Monaten erst Recht durchstarten. Die Chat und Collaboration App wird die Art, wie wir in Zukunft mit unseren Mitmenschen, Arbeits- und Teamkollegen zusammenarbeiten und kommunizieren, wesentlich verändern und verbessern. 

Team vereint nicht bloss Arbeitsgruppen in der eigenen Unternehmung. Mitarbeitende, die mit externen Stellen zusammenarbeiten und sich täglich unzählige Mails hin- und hersenden, profitieren ebenfalls davon. Hier ein Überblick über die Möglichkeiten: 

  • Besprechungen per Videochat
  • Dokumente teilen und besprechen
  • Nachrichten speichern
  • Zwischen einzelnen Bereiche wechseln
  • Einbinden von gemeinsamen Dateien wie Excel, Word oder SharePoint
 
Zusammengefasst: Warum Office 365?
  • Immer die aktuellste Office Version verfügbar
  • Nutzbar auf 5 Computern + 5 Tablets + 5 Smartphones
  • Von überall zugreifbar
  • Massgeschneiderte Lizenzierung
  • Höchste Daten-Sicherheit: Möglichkeit, Dokumente mit einem Click wiederherzustellen
  • Planbare Kosten
     
Hüseyin Sönmez

Hüseyin Sönmez

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