Office 365 – In 5 Schritten zur erfolgreichen Migration

Möchten Sie die Desktop-Infrastruktur im Unternehmen verschlanken und den Wartungsaufwand für die PC Arbeitsplätze mit einer Office 365 Migration reduzieren? Dann tun Sie gut daran, dieses Migrationsprojekt sorgfältig zu planen. Denn natürlich sollte eine solche Migration ohne Störungen im Arbeitsalltag und ohne Systemunterbruch durchgeführt werden. Hier die 5 wichtigsten Schritte, die für eine erfolgreiche Migration notwendig sind.

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1. Ziele und Prioritäten festlegen

Nicht jede Organisation und erst recht nicht jeder einzelne Mitarbeiter hat die gleichen Anforderungen an seine Desktop-Anwendungen. Im Vorfeld einer Umstellung der Arbeitsumgebung sollten daher klare Ziele und Prioritäten vom Unternehmen unter Berücksichtigung der verschiedenen Tätigkeits-Anforderungen definiert werden. Soll z.B. nur der Email-Server in die Cloud oder geht es um alle Office Anwendungen inklusive File Sharing und Dokumente. Welche Anwendungen werden von wem verwendet und wie mobil müssen diese Personen sein? Soll mobiles Arbeiten im Unternehmen möglich sein und wenn ja, werden alle Anwendungen mobil genutzt oder z.B. nur CRM und Email?

Damit die Office 365 Migration möglichst breite Akzeptanz im Unternehmen erfährt, ist eine sorgfältige Analyse mit Definition der Ziele und Prioritäten sehr wichtig. Diese bildet auch die Grundlage für die Auswahl des passenden Migrationspartners sowie für die Auswahl der benötigten Komponenten.
 

2. Einen passenden Microsoft Partner für Office 365 auswählen

Abhängig davon, wie einfach oder komplex Ihre aktuelle Infrastruktur aussieht, kann sich auch eine Office 365 Migration sowohl als übersichtliches kleines Projekt wie auch als umfassendes, komplexes Migrationsprojekt darstellen. Wenn keine eigenen Ressourcen und Skills für die Migration im Haus vorhanden sind, kann ein erfahrener Partner bei dem Vorhaben eine grosse Rolle spielen. Folgende Aspekte sind bei der Auswahl eines Office 365 Partners wichtig:

  • Bietet er lediglich Beratung oder auch Projektbegleitung und Umsetzung an?
  • Ist er offizieller Microsoft Partner mit entsprechenden Zertifizierungen, auch im 365-Bereich?
  • Kennt er die Produktlizenzierung von Office 365 und kann bei der Komponenten- und Lizenzierungsauswahl behilflich sein?
  • Welche Service-Pakete bietet er an?
     
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3. Produktausbau bzw. Lizenzplan auswählen

Für Office 365 gibt es verschiedene Lizenzpakete, abhängig von der Anzahl User und der darin enthaltenen Anwendungen und Dienste. Es ist in der Regel möglich, zwischen den Lizenzpaketen zu wechseln, wenn sich die Bedürfnisse im Unternehmen ändern. Ein versierter Office 365 Partner kann Sie bei der Auswahl des passenden Lizenzplans beraten.
 

4. Mitarbeiter frühzeitig einbinden

Eine Softwareumstellung, egal ob Office 365 oder ein CRM oder ERP System, ist immer nur dann erfolgreich, wenn die Umstellung auch von den Mitarbeitern, den späteren Usern mitgetragen und unterstützt wird. Diese müssen daher rechtzeitig über das Vorhaben informiert und sinnvoll in die Planung miteinbezogen werden. Ist dies nicht der Fall, ist mit einer Abwehrhaltung bei nicht-informierten Mitarbeitern zu rechnen, was unter Umständen zu Problemen oder Verzögerungen im Migrationsprojekt führen kann. Neben Einbezug und Transparenz ist es auch sehr wichtig, die Anwender rechtzeitig in den neuen Tools und Prozessen zu schulen. So wird sichergestellt, dass es keinen Unterbruch im operationellen Betrieb gibt, weil die Mitarbeiter nicht wissen, wie sie neu ihre Abläufe handhaben sollen.
 

5. Migration & Einführung Office 365 planen

Nachdem die Planung abgeschlossen ist, kommt es zur kritischen Phase der Umsetzung. Es müssen das künftige Setup der Email-Accounts, des Handlings der Email-Daten, der Files etc. klar definiert und wo nötig aufgeräumt werden. Gab es bisher schon etwas Unordnung in der File-Organisation, so sollte diese Unordnung keinesfalls in die neue Umgebung übernommen werden. Die eigentliche Umstellung auf das neue System erfolgt in der Regel in folgenden Schritten:

  • Setup der neuen Office 365 Accounts.
  • Transfer der Mails, Adressen, Kalenderdaten etc. in die Office 365 Accounts.
  • Transfer der Files und Daten von alten Drives z.B. von OneDrive, Sharepoint etc. Hier fallen typischerweise die meisten Änderungen und Aufräumarbeiten an.
  • Live-Schaltung der neuen Dienste und Abschalten der bisherigen.

Bitte beachten Sie, dass dies eine vereinfachte Darstellung des Ablaufs ist, wie er sich für übersichtliche einfache Office 365 Migrationen darstellt. Jedoch kann in jedem Unternehmen abhängig von den individuellen Anforderungen der Ablauf des Projekts abweichen oder sich umfangreicher und komplexer gestalten.

Wir empfehlen den Einbezug eines qualifizierten Migrationspartners und stehen Ihnen gerne mit unserem Markt-Know-how für eine kostenlose Vorauswahl zur Verfügung. 

 

Gaby Stäheli

GRYPS Offertenportal AG
Obere Bahnhofstrasse 58
8640 Rapperswil
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www.gryps.ch

Gaby Stäheli, Co-CEO bei GRYPS Offertenportal AG ist verantwortlich für Marketing & Operations. Sie verfügt über langjährige Erfahrungen in der Schweizer IT Branche und kennt deshalb den Markt und die Bedürfnisse von KMU genau.

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