IT-Kosten sparen – 5 Tipps für mehr Kostentransparenz

Die Budgetplanung für das kommende Jahr steht auf dem Plan und Sie stellen fest, dass Sie die IT dieses Jahr viel  zu viel gekostet hat. Aber wo können Sie sparen?

Finanzen 2019

Verträge prüfen

Eine jährliche Evaluation der laufenden Verträge hilft Ihnen wesentlich Kosten einzusparen. Wichtig ist, die Kontrolle über Kündigungsfristen und allfällige Ablaufdaten zu behalten. So können Sie rechtzeitig Preise neu verhandeln oder zu einem günstigeren Anbieter wechseln.

Wer den zeitlichen Aufwand für die Suche nach Alternativen nicht scheut, wird oft mit deutlich günstigeren Geräten oder besseren Konditionen belohnt.

In folgenden Fällen lohnt sich eine Prüfung:

  • Miet- und Leasingverträge für Hardware
  • Wartungsverträge für gekaufte Software-Lizenzen
  • Cloudbasierte SW Lizenzen wie ERP, ERP, Email-Marketing, Grafiktools, Entwicklungstools, Onlinespeicher uvm.
  • Versicherungen (Betriebshaftpflicht, Sachversicherung uvm.)
  • Service Level Agreements (SLA) für IT Partner oder Rechenzentrum
  • Miet-  und Leasingverträge für Fahrzeuge
Lizenzen cloudbasierter Lösungen

Cloudbasierte Softwarelösungen sind wegen ihrer günstigen, monatlichen Kosten und ihrer Skalierbarkeit in Bezug auf Nutzer und Funktionen beliebt bei KMU. Werden aber noch alle Software-Lizenzen genutzt, für die Sie jährlich oder monatlich zahlen? Oder können Sie einige davon kündigen? Prüfen Sie auch die Spesenabrechnungen Ihrer Mitarbeiter, ob dort allenfalls auf Firmenkreditkarten laufende Lizenzen gebucht werden. Sind diese tatsächlich noch im Einsatz? Wenn Sie noch Wartungsverträge für gekaufte Software-Lizenzen haben, dann prüfen Sie auch diese und kündigen Sie Wartungsverträge für nicht mehr gebrauchte Software.

Lizenzmanagement einführen

Mit einem Lizenzmanagement-Tool kann die Auslastung der vorhandenen Lizenzen geprüft werden. Damit decken Sie auf, wo Sie zu viel zahlen und schaffen Kostentransparenz. Ein Lizenzmanagement hilft Ihnen auch bei der Planung weiterer Software-Einkäufen.

Kaufen vs. mieten

Häufig liegt der Irrtum vor, dass die Miete von Hardware Einsparungen einbringt, da man nur einen kleinen Betrag pro Monat zahlt und nicht für die Reparaturen defekter Geräte verantwortlich ist. Ein Mietgerät lohnt sich jedoch nur für eine kurze Gebrauchsdauer. Wird Hardware (z.B. Kopierer) für eine unbefristete Dauer benötigt, kommt ein Kauf (evt. mit einem Servicevertrag) normalerweise günstiger.

Einkaufsprozess definieren

Wenn Sie in Ihrer Firma ein einheitliches Vorgehen definieren und sicherstellen, dass vor dem Abschluss neuer Verträge Vergleichsofferten eingeholt werden, haben Sie die Kosten unter Kontrolle und fördern ein kostenbewusstes Einkaufsverhalten bei Ihren Angestellten.

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Fabienne Geiger

GRYPS Offertenportal AG
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Fabienne Geiger arbeitet bei der GRYPS Offertenportal AG in den Bereichen Content Creation, SEO und Leadmanagement.

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