5 Tipps zur Senkung der IT Kosten

von Gaby Staeheli, Co-CEO GRYPS Offertenportal AG

Die Kosten für IT Infrastruktur, IT Ressourcen und externe IT Dienstleistungen steigen in vielen KMU von Jahr zu Jahr. Gerade wenn am Jahresbeginn die Budgets aufgestellt werden, stellt sich oft die Frage, wo Einsparungspotential steckt. Hier ein paar Tipps, wo allenfalls noch gespart werden könnte:

1. Kosten benennen, auch versteckte

Die Grundlage um überhaupt Kosten sparen zu können ist, diese erst einmal detailliert aufzustellen. Dazu gehören nicht nur die Kosten für Lizenzen, Hardware, IT Personal und externe Berater, sondern auch indirekte Kosten, die im Zusammenhang stehen. Dazu gehören z.B. auch die Stunden, die Mitarbeiter aufgrund von IT Problemen verlieren. Oder auch Zeiten die für Doppelspurigkeiten und redundante Tätigkeiten verbraucht werden, obwohl diese beispielsweise mit einem CRM System eingespart werden könnten.

2. Kernkompetenz & Externes Sourcing

Ist IT die Kernkompetenz Ihres Unternehmens? Wenn ja, dann überspringen Sie diesen Punkt, sonst bitte weiterlesen. Gerade in kleinen Unternehmen wird die IT oft als Nebenjob einem/r Mitarbeiter/in aufgedrückt, der eigentlich andere, mehr business-orientierte Aufgaben hat. Bei IT-Problemen bleiben daher wichtige Aufgaben liegen. Aber auch in mittelgrossen KMU ist es oft ein unnötiger Luxus, eine eigenen IT Abteilung zu unterhalten, die die Infrastruktur pflegt, wartet und modernisiert. IT Mitarbeiter sind teuer und müssen regelmässig geschult und auf dem neuesten Stand der Technik sein. Sparpotential liegt hier einerseits im Auslagern von Servern und Software in die Cloud oder von einem teilweisen oder kompletten Outsourcing der IT Infrastruktur und der Ressourcen. 

3. Virtualisierung des Desktops

Viele Firmen veranschlagen alle 3-4 Jahre die Erneuerung der PCs und Laptops. Mit dem Wechsel auf kostengünstigere Thin Clients mit virtualisiertem Desktop können sowohl die Hardware- und Stromkosten, aber auch die Aufwände für Wartung und Support deutlich reduziert werden.

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4. Lizenzen prüfen

Es lohnt sich, alle Software Lizenzen einem regelmässig Check zu unterziehen. Oft wird noch jahrelang für Programme und deren Wartung bezahlt, obwohl sie keiner mehr benutzt. Im Office Umfeld arbeiten mittlerweile viele kleine Firmen oder Startups mit OpenSource Software wie z.B. LibreOffice. So z.B. auch bei Gryps. Auch Email-Clients gibt es mittlerweile in sehr guter Qualität unter OpenSource Lizenz. Es ist allerdings zu berücksichtigen, dass diese Tools bei Mitarbeitern nicht automatisch auf Akzeptanz stossen, da diese seit Jahren an die Microsoft Tools gewöhnt sind und dieser Schritt daher gut zu planen und vorzubereiten ist.

5. Entscheidungskompetenz den richtigen Personen

Technikfreaks lieben die Herausforderung und technisch anspruchsvolle Tätigkeiten, an denen sie sich die Zähne ausbeissen können. Knifflige Projekte machen sie lieber selbst, als diese an einen kompetenten externen Partner zu geben, der es vielleicht in der Hälfte der Zeit lösen könnte, weil dieser das gleiche bereits für 10 andere Firmen gemacht hat. Wenn die IT & Budgetverantwortung alleine dem Technikfreak übertragen wird, dann wird die IT Abteilung immer weiter wachsen und die Kosten ebenfalls.

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