Faxen ohne Faxgerät

Ungefähr 1'000'000 Faxgeräte warten in der Schweiz rund um die Uhr auf eine Nachricht. Dadurch entstehen unnötige Kosten. Günstiger, effizienter und ökologischer ist der elektronische Versand und Empfang von Faxdokumenten über das Internet. Alte Faxgeräte lassen sich problemlos durch einen Anbieter wie beispielsweise eCall.ch ersetzen. 

In zahlreichen Schweizer Unternehmen stehen sie irgendwo, fast vergessen und verstaubt - die Faxgeräte. Neun von zehn Apparaten empfangen nicht mehr als eine Nachricht pro Woche. Trotzdem will man nicht auf diesen Service verzichten. Doch auch im Standby- oder Bereitschaftsmodus brauchen die Geräte ständig Strom. Eine Studie der Schweizerischen Agentur für Energieeffizienz zeigt: Der Energieverbrauch reduziert sich im Vergleich zum traditionellen Faxen um bis zu 99%! Dazu kommen die Ausgaben für zusätzliche Telefonleitungen, Toner, Papier und Unterhalt.

Prozesse optimieren

Eine Online-Lösung spart aber nicht nur Geld, sondern ermöglicht auch die Optimierung von Prozessen in der Informationsverarbeitung im Büroalltag. Statt von einem zentralen Gerät pro Abteilung kann man an jedem Arbeitsplatz Faxe senden und empfangen. Das zeitaufwändige Aussortieren der sich stapelnden Nachrichten von Hand entfällt. Ein weiterer Vorteil: Jeder Mitarbeitende verwaltet seine Dokumente am eigenen Computer, wodurch deutlich mehr Ordnung in die Ablage der Informationen kommt.

Faxen per E-Mail, Geschäftsanwendung oder Internet

Die Übergabe eines Fax-Auftrags an den Onlineservice erfolgt direkt per E-Mail, Internet oder standardisierter IT-Schnittstelle. Deshalb ist es aus technischer Sicht möglich, den Service unkompliziert ins Büroumfeld einzubinden. Geeignet sind die E-Mailprogramme Microsoft Outlook und Lotus Notes oder Geschäftsanwendungen wie ERP- sowie CRM-Systeme. Die Benutzer können den Service auch aus jedem beliebigen Webbrowser bedienen.

So funktioniert ein virtueller Fax per E-Mail

Um beispielsweise ein Word- oder PDF-Dokument zu senden, wird einfach ein E-Mail erstellt, das im Empfängerfeld die Zielfaxnummer und als Anhang das gewünschte Dokument enthält. Wenige Sekunden nach dem Senden des E-Mails übermittelt das System die Daten. Beim Empfangen erscheint im Posteingang der eingehende Fax als PDF. Der Versand einer grossen Anzahl Faxmeldungen ist ebenfalls sehr einfach zu realisieren. Die vorhandenen Faxnummern einfügen und den gewünschten Text erfassen oder ein vorbereitetes Dokument anhängen. Der Versand erfolgt umgehend, ohne die eigenen Telefonlinien zu belasten.

Die wichtigsten Vorteile einer Online-Faxlösung zusammengefasst:

  • Kosten für Faxgeräte, zusätzliche Telefonleitungen, Toner, Papier und Unterhalt entfallen
  • Optimierung der Prozesse und Arbeitsabläufe in der Informationsverarbeitung im Büroalltag
  • Verminderung der Ausgaben für Strom
  • Einfaches Handling über den Computer

 

Gastbeitrag: Roger Fischer, Marketingleiter Dolphin Systems AG

www.dolphin.ch

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