Vor- und Nachteile cloud-basierter Kassensysteme

Immer mehr Betriebe ersetzen ihre alten Kassensysteme durch cloud-basierte Lösungen. Solche Systeme bringen sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich und nicht jeder Betrieb profitiert in gleichem Masse von einem Umstieg.

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Was bedeutet ‘cloud-basiert’

Cloud-basierte Kassensysteme können auf praktisch jedem internetfähigen Computer oder Tablet, teilweise auch auf Smartphones, installiert werden. Jede über das System abgewickelte Buchung wird anschliessend auf einem Server beim Anbieter gespeichert und kann jederzeit von überall abgerufen werden. Für die Benutzung der Kassensoftware wird meist eine monatliche Gebühr verrechnet, während die eigentliche Hardware (z. B. das Tablet) über andere Hersteller bezogen wird.
Im Gegensatz dazu bestehen klassische Kassensysteme in der Regel aus einer speziell angefertigten Hardware, auf der lokal eine eigens dafür entwickelte Software installiert wird. Die Anschaffung dieser Systeme ist mit hohen Kosten verbunden und für die Wartung der Hardware ist man auf den Anbieter angewiesen.

Die Vorteile cloud-basierter Kassensysteme
  • Zugriff von überall: Auf die erfassten Buchungen kann über einen Web-Browser jederzeit und von überall zugegriffen werden.
  • Mobilität: Wird die Software bspw. auf einem Tablet installiert, kann die Kasse überall hin mitgenommen werden, was besonders für Mitarbeiter im Aussendienst oder Unternehmen mit hoher Messepräsenz nützlich ist. Auch in der Gastronomie ist eine hohe Mobilität vorteilhaft, da so die Kasse immer zum Kunden mitgenommen werden kann.
  • Automatische Updates: Da das Programm nicht mehr primär beim Kunden vor Ort installiert ist und ständig mit dem Server beim Anbieter in Kontakt steht, laufen Updates automatisch und reibungslos ab.
  • Nicht an spezifische Hardware gebunden: Es existieren cloud-basierte Lösungen für PCs, Tablets und Smartphones mit verschiedenen Betriebssystemen.
  • Niedrige Einstiegskosten: Ist bereits ein Tablet oder ein Computer vorhanden, muss nur noch die monatliche Softwarelizenz bezahlt werden. Manchmal wird zusätzlich noch eine einmalige Installationsgebühr erhoben.
  • Vielfältige Schnittstellen: Viele Cloud-Kassen bieten dem Anwender Schnittstellen zu anderen unternehmensrelevanten Systemen. Dazu gehören Buchhaltungsprogramme, Warenwirtschaftssysteme, Online-Shops, etc.
  • Einfache Buchhaltung: Jeder Kassenvorgang wird automatisch abgespeichert und mit dem externen Server synchronisiert. So sind die Belege immer abrufbar und können beispielsweise digital einem Treuhänder übermittelt werden.
     
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Die Nachteile
  • Datensicherheit: Der grösste Nachteil sind Bedenken bezüglich der Datensicherheit. Da die Buchungsdaten auf den Servern des Kassensystemanbieters gespeichert sind, ist dieser für den Schutz der Daten verantwortlich. Es ist deshalb wichtig sicherzustellen, dass man sich für einen seriösen Anbieter entscheidet, der das Thema Datensicherheit ernst nimmt.
  • Robustheit der Hardware: Handelsübliche Computer oder Tablets, die in der Regel für den Betrieb von cloud‑basierten Kassensystemen eingesetzt werden, sind nicht in jeder Umgebung ideal. In einem Barbetrieb kann es beispielsweise schnell passieren, dass ein Getränk über das Tablet verschüttet und das Gerät dadurch beschädigt wird. Für solche Situationen kann ein reguläres Kassensystem von Vorteil sein, da die Hardware robuster ist und explizit für die jeweilige Arbeitsumgebung konzipiert wurde.
Immer eine Überlegung wert

Der grosse Pluspunkt cloud-basierter Kassensysteme gegenüber traditionellen Systemen liegt in ihrer Flexibilität: Sie bieten einen hohen Grad an Mobilität und durch die digitale Vernetzung kann das System problemlos und ohne grossen Aufwand um neue Kassen und Standorte erweitert werden. Bedenken bezüglich der Datensicherheit können durch die Wahl eines vertrauenswürdigen Anbieters verringert werden. Ob die Vor- oder Nachteile überwiegen, muss schlussendlich jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden. Sicher ist, dass cloud-basierte Kassensysteme in vielen Bereichen eine gute Alternative darstellen und bei der Evaluation einer neuen Lösung berücksichtigt werden sollten.

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Nico Pfiffner arbeitet bei der GRYPS Offertenportal AG in den Bereichen Content Creation, SEO und Leadmanagement.

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