QR-Rechnung: Ab dem 1. Oktober 2022 gilt es ernst

Ab dem 1. Oktober 2022 kann nur noch mit der QR-Rechnung bezahlt werden, rote und orange Einzahlungsscheine verlieren ihre Gültigkeit – ein grosser Schritt in Richtung Digitalisierung des Zahlungsverkehrs! Doch noch nicht alle Unternehmen haben die Umstellung gemacht. Was müssen Rechnungsempfänger und -steller in der Übergangszeit wissen?


Wichtig für Rechnungssteller

Stellen Sie noch alte Einzahlungsscheine aus? Das ist jetzt zu tun

Aktuell werden noch knapp 30% der Rechnungen mit den alten Einzahlungsscheinen einbezahlt. Doch diese verlieren ab dem 1. Oktober ihre Gültigkeit. Wenn Sie also den Wechsel zur QR-Rechnung noch nicht erledigt haben und immer noch rote oder orange Einzahlungsscheine ausstellen, wird es höchste Zeit dafür. Sie riskieren sonst, dass die von Ihnen gestellten Rechnungen nicht einbezahlt werden können. Wenn die Zahlungsfrist, die Sie gewähren, den 1. Oktober überschreitet, müssen Sie nach dem Stichtag eine neue QR-Rechnung ausstellen.


Was passiert, wenn Sie nach dem 1. Oktober noch alte Einzahlungsscheine versenden?

Der Ball liegt bei den Unternehmen. Diese sind dafür verantwortlich, dass ihre Kunden eine dem Gesetz entsprechende QR-Rechnung erhalten. Wichtig: Auch Mahnungen, die auf einen roten oder orangen Einzahlungsschein gestützt sind, werden wirkungslos.

Jetzt umstellen – das müssen Sie beachten:

  • Zahlungsfristen: Achten Sie bei der Ausstellung von Rechnungen auf die Zahlungsfrist. Diese sollte den 1. Oktober nicht überschreiten. Das gilt auch für Mahnungen und die entsprechenden Fristen.
  • Daueraufträge: Informieren Sie Ihre Kunden proaktiv über die Umstellung und schicken Sie ihnen auch zur Anpassung von Daueraufträgen eine neue QR-Rechnung mit entsprechender Anleitung zu.


Wichtig für Rechnungsempfänger

Haben Sie noch alte Einzahlungsscheine zu begleichen? Das müssen Sie wissen

Wenn Sie als Rechnungsempfänger einen orangen oder roten Einzahlungsschein begleichen müssen, sollten Sie dies unbedingt noch bis zum 30. September tun. Alternativ dürfen Sie vom Rechnungssteller auch schon jetzt eine QR-Rechnung verlangen, um Probleme zu vermeiden.
Gut zu wissen: Auch einige grössere Unternehmen verschicken aktuell noch rote und orange Einzahlungsscheine. Diese werden in den kommenden Wochen die Umstellung vornehmen. Behalten Sie das Datum des Wechsels aber auf jeden Fall im Hinterkopf.


Was passiert ab dem 1. Oktober mit roten und orangen Einzahlungsscheinen?

Wenn Sie nach dem 1. Oktober eine Rechnung basierend auf einem alten Einzahlungsschein erhalten, sind Sie nicht dazu verpflichtet, diese zu begleichen – das können Sie ohne QR-Code auch nicht. Trotzdem können Sie, um Konflikte zu vermeiden, den Rechnungssteller daran erinnern, dass er Ihnen eine neue QR-Rechnung ausstellen muss. Vor allem kleine Firmen und Vereine dürften diese Erinnerung sicherlich dankbar entgegennehmen.


Was passiert mit bestehenden Daueraufträgen?

Daueraufträge, die auf orange oder rote Einzahlungsscheine gestützt sind, werden ab dem 1. Oktober nicht mehr verarbeitet. Auch hier steht der Rechnungsempfänger in der Pflicht, Sie zu benachrichtigen und Ihnen die neue QR-Rechnung zuzustellen. Damit Sie aber nicht Gefahr laufen, Nachzahlungen leisten zu müssen, sollten Sie Ihre Daueraufträge spätestens am 30. September kontrollieren.

Daueraufträge, die nicht auf einer Referenznummer basieren, müssen Sie nicht anpassen. Diese werden weiterhin ausgeführt. Auch bei E-Bill-Rechnungen sind keine Anpassungen notwendig, diese werden vom Rechnungssteller vorgenommen.

Übrigens: Um QR-Rechnungen bezahlen zu können, brauchen Sie nicht zwingend ein Smartphone oder Lesegerät. Es ist wie bis anhin möglich, die Referenznummer abzutippen.
 

Checkliste für die Umstellung

  • Softwarecheck: Ist Ihre Buchhaltungssoftware für die QR-Rechnung bereit? Nehmen Sie Kontakt auf mit Ihrem Softwarepartner und lassen Sie sich die notwendigen Schritte erklären.
    • Ein Treuhänder erledigt die Buchhaltung für Sie? Nehmen Sie Kontakt auf und vergewissern Sie sich, dass die eingesetzte Software QR-Rechnungen verarbeiten kann.
    • Sie nutzen keine Software? An der QR-Rechnung geht kein Weg vorbei, prüfen Sie deshalb, ob ein Umstieg auf eine Buchhaltungssoftware mit Rechnungserstellung nicht einfacher ist und Ihnen viele Mühen erspart. Überlegen Sie sich auch, ob Sie die Buchhaltung oder einen Teil davon nicht an einen Treuhänder auslagern möchten. So haben Sie die Umstellung auf die QR-Rechnung elegant gelöst.
  • Hardwarecheck: Wie lösen Sie als Rechnungsempfänger in Zukunft die Zahlung? Eine QR-Rechnung sollte von jedem handelsüblichen Drucker verarbeitet werden können. Führen Sie aber vorsichtshalber einen Testlauf durch. Lesen Sie Rechnungen normalerweise per Lesegerät ein? Diese müssen aktualisiert werden. QR-Code-fähige Belegleser gibt es bei Ihrer Bank oder auch von IT-Anbietern zu kaufen. Alternativ kann auch eine Smartphone-App Ihrer Bank den QR-Code scannen. Nehmen Sie bei Bedarf Kontakt mit Ihrem IT-Partner auf.
  • Rechnungsstellung: Wie versenden Sie Ihre Rechnungen in Zukunft? Erstellen Sie Ihre Rechnungen selbst in der Software, können Sie dies mit Ihrem Softwarepartner besprechen. Beziehen Sie Einzahlungsscheine von Ihrer Bank, hat diese bereits QR-Rechnungen zur Verfügung.
  • Informieren: Lassen Sie Ihre Kunden, Geschäftspartner etc. wissen, ab wann Sie QR-Rechnungen verschicken.


Was ist die QR-Rechnung eigentlich?

Die Einführung der QR-Rechnung ist Teil des seit 2016 andauernden Prozesses zur Harmonisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs. Basis dafür ist die internationale ISO-Norm 20022. Diese hat das Ziel, den elektronischen Datenaustausch in der Finanzbranche zu vereinfachen und einen höheren Automatisierungsgrad bei den Zahlungsprozessen zu erreichen.


Welche Vorteile bringt die QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung soll den Zahlungsverkehr für den Rechnungsempfänger und den Rechnungssteller vereinfachen. Die Vorteile sind:

  • QR-Rechnungen können selbst und schwarz/weiss auf Papier gedruckt werden. Noch einfacher und schneller ist der digitale Versand. Das spart Papier und Druckerpatrone.
  • Die Rechnungsstellung wird durch mehr standardisierte Eingaben vereinfacht. Es gibt zukünftig nur noch einen Einzahlungsschein anstatt mehrere wie bis anhin.
  • Der QR-Code enthält alle notwendigen Informationen zur Zahlung. Mit dem Smartphone oder einem Lesegerät kann der Code einfach eingelesen werden. So entfallen die Eingaben von Zahlungsempfänger, Referenznummer etc. Das macht die Zahlung auch weniger anfällig für Fehler.


Quellen:

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