Freitag, 17. September 2021

Digital buchhalten im KMU – Noch gibt es Hindernisse

Von einer papierlosen, digitalen Buchhaltung sind Schweizer KMU noch weit entfernt, das hat unsere Umfrage vom letzten Jahr in Zusammenarbeit mit Run My Accounts gezeigt. Dafür gibt es vor allem zwei Gründe: Die Buchhaltung wird oft als Notwendigkeit verstanden, wodurch ihr Potenzial nicht ausgeschöpft wird. Der zweite Grund ist rein bürokratisch: Die digitale Archivierung von Belegen wird durch ein unpraktisches Gesetz* verkompliziert.

Digitalisierung in der Buchhaltung: Stand 2021

Mehr als die Hälfte aller KMU erhalten und verarbeiten ihre Belege zu 60 - 100 % in Papierform, so das Ergebnis unserer Umfrage. Dabei glaubt die grosse Mehrheit, dass die Digitalisierung den Aufwand in der Buchhaltung verringern würde. Die Umsetzung scheint jedoch schwierig. Obwohl die Eidgenössische Steuerverwaltung bereits 2018 die elektronische Rechnung und die gescannte Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt hat, verzichten viele KMU noch immer auf die digitale Version. Doch woran liegt das? 

Die hohen Anforderungen der GeBüV an KMU

In der Praxis ist eine digitale Signatur zumindest für den Steuerabschluss nicht mehr notwendig, doch andere Behörden orientieren sich an der gesetzgebenden Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Diese gibt vor, dass digitale Belege mit einer digitalen Signatur und Zeitstempel versehen werden müssen, damit diese in einer Cloud oder anderen Speichermedien archiviert werden dürfen. Das Verfahren muss ausserdem dokumentiert und mit Logfiles gespeichert werden. Für viele KMU ist das nicht nur zu komplex, sondern auch zu teuer. 

Ein Verstoss gegen die GeBüV kann schnell teuer werden, deshalb führen viele KMU die Buchhaltung weiterhin grösstenteils analog. Dies ist der sicherste und einfachste Weg. 

Wie können diese Hindernisse umgangen werden? 

Erst wenn die Hindernisse und Unsicherheiten aus dem Weg geschafft werden, wird eine digitale, moderne Buchhaltung möglich. Thomas Brändle, CEO der Run My Accounts AG hat zu diesem Zweck eine Petition lanciert. Diese fordert eine Revision der GeBüV durch den Bundesrat. Konkret fordert die Petition* diese Erleichterungen: 

• Unterlagen wie Belege und digital empfangene Rechnungen sollen auf veränderbaren Datenträgern (z.B. in der Cloud) archiviert werden können. Dazu müssen sie wie bis anhin den Nachweis des Ursprungs und der Originalität erbringen, jedoch ohne digitale Signatur oder ähnliche Verfahren versehen werden.
• Das Obligatorium der digitalen Signatur von Belegen soll abgeschafft werden. Um die Rechtssicherheit zusätzlich zu verbessern, soll sie freiwillig angewandt werden können. 

*Die Petition wurde inzwischen vom Nationalrat angenommen. Im Sommer oder Herbst 2022 soll sie vor den Ständerat kommen. Hier geht es zur Meldung von Run my Accounts.

Wie KMU ihre Buchhaltung heute schon auf Vordermann bringen können

Besonders in kleinen KMU mit weniger als 10 Mitarbeitenden kümmert sich häufig die Geschäftsführung um die Buchhaltung. Das kostet jedoch viel Zeit und Geld. So gehen beispielsweise KMU mit 5-10 Mitarbeitenden von einem Zeitaufwand von 30 Stunden und Kosten von mehr als 1’400 CHF pro Monat aus. 

Dass die Buchhaltung weiterhin mehrheitlich analog geführt wird, liegt auch daran, dass kleine KMU häufig keine Notwendigkeit darin sehen, die Buchhaltung zu modernisieren oder jemanden damit zu beauftragen. Dabei zeigt unser Kostenvergleich, dass eine Auslagerung an einen Treuhänder für eine Firma mit 10 Mitarbeitenden bereits ab 4’100 CHF pro Jahr möglich ist. Das ist deutlich günstiger, als die Buchhaltung selbst zu führen. 

Der Vorteil liegt hier nicht nur in der Kosten- und Zeitersparnis, die Buchhaltung durch einen Treuhänder ist auch effizienter, weil kein Finanz-Know-how notwendig ist und der Treuhänder garantiert über alle gesetzlichen Änderungen informiert ist. 

Unterschätzt wird häufig auch das strategische Potenzial einer Online-Buchhaltungssoftware. Mit einer solchen wären die Finanzen mit wenigen Klicks einsehbar. Neben den reinen Ein- und Ausgaben berücksichtigt diese auch Personal-, Sozial- und Infrastrukturkosten und ist somit als Führungsmittel einsetzbar.