5 Schritte zu mehr Motivation im Home Office

Home Office ist schon lange kein Fremdwort mehr für Schweizer KMU. Doch die Home Office Pflicht dauert noch mindestens einen Monat an und der dunkle Winter, der Bewegungsmangel sowie die geschlossenen Geschäfte drücken vielen aufs Gemüt. Jetzt gilt es mehr denn je, Ihre Mitarbeitenden zu motivieren, damit weder Ihr Geschäft noch die Stimmung Ihrer Mitarbeitenden unter der Situation leiden. Mit diesen 5 Schritten gelingt es.

 Home Office Meeting

Schritt 1: Stimmungscheck – In welcher Stimmung sind meine Mitarbeitenden gerade? 

Stimmungen sind kompliziert, sie verändern sich andauernd und eigentlich ist doch jeder selber dafür verantwortlich, seine Stimmung zu regulieren. Doch diese Selbstverantwortung kann oder möchte nicht jeder wahrnehmen. Als Arbeitgeber oder Teamleiter sind Sie aber dafür verantwortlich, dass der Output Ihrer Mitarbeitenden stimmt. Und das funktioniert nur, wenn diese auch das richtige Mindset haben. Wenn sie jedoch demotiviert sind, sich alleine fühlen, unter Stress leiden oder zu wenig geführt werden und dadurch zu viele Freiheiten haben, wird auch die Arbeit darunter leiden. 

Machen Sie deshalb einen Stimmungscheck bei Ihren Mitarbeitenden! Dazu gehören zum einen Gespräche, zum anderen aber auch Beobachtung. Stellen Sie fest, dass Ihre Mitarbeitenden passiv sind, weniger Leistung bringen, traurig scheinen, oder auch Ihre Entscheidungen in Frage stellen, gilt es, dies anzusprechen. Vermeiden Sie es dabei aber unbedingt,: 

  • Ihre Mitarbeitenden bzw. deren Äusserungen zu ignorieren,
  • sie zu etwas zu zwingen, ohne eine logische Erklärung zu geben,
  • Interesse nur vorzuspielen,
  • zu schnell zu urteilen, 
  • zu schnell einzulenken,
  • oder sich in sinnlose Diskussionen verwickeln zu lassen.

Mitarbeitergespräche können auch HR-Spezialisten führen und mit Ihnen die notwendigen Schritte besprechen. 
 

Schritt 2: Selbstreflexion – Wie sieht es eigentlich mit Ihrer Stimmung aus? 

Es wäre zu einfach, die Verantwortung alleine bei den Mitarbeitenden zu suchen. Machen Sie sich bewusst, wie Ihre eigene Stimmung ist und wie sich diese auf andere auswirkt. Dies zu erkennen, ist der erste Schritt, um Ihre Stimmung auch besser kontrollieren zu können. Indem Sie verstehen, wie Sie in kritischen Situationen reagieren, können Sie Ihre Führungsfunktion viel kontrollierter wahrnehmen. 
 

Schritt 3: Unterstützung leisten – Was brauchen meine Mitarbeitenden von mir?

Jeder Mitarbeitende ist nicht nur in seiner Persönlichkeit anders, sondern wird auch durch seine Erfahrungen und Fähigkeiten geprägt. In der Praxis ist es aber kaum möglich, sich als Führungskraft jedem Mitarbeitenden individuell anzupassen. Um diesen dennoch bestmöglich zu führen und zu betreuen, auch wenn man sich nicht persönlich sehen kann, hat sich die Skill-Will-Matrix bewährt. Anhand dieser werden Mitarbeitende je nach ihren Fähigkeiten und ihrem Wille bzw. ihrer Motivation eingeschätzt. 

Skill-Will-Matrix

Dazu zwei Beispiele: Mitarbeiter A ist neu im Unternehmen. Er ist top motiviert, hat viele Ideen und möchte so schnell wie möglich alles umsetzen. Er kennt aber die Firmenabläufe zu wenig, versteht nicht, wieso die neue Software, die er so gerne einführen würde, nicht alle überzeugt. Er verfügt über einen grossen Willen, aber nicht über die Fähigkeiten zur Umsetzung. Damit ist er in der Matrix links oben einzuordnen. Er benötigt Führung, ein paar Richtlinien und Coaching. 

Mitarbeiter B ist schon länger Teil Ihres Teams, sitzt womöglich alleine und isoliert im Home Office und arbeitet routiniert an seinen Aufgaben. Leider denkt er sich durch die fehlenden sozialen Kontakte, er müsse nur das Nötigste erledigen, es kümmert sich ja doch niemand um seinen Output. Durch fehlende Meetings und dem kurzen Austausch bei einem Kaffee, wie sonst im Büro, ist seine Motivation am Boden. Er wäre somit rechts unten anzuordnen, da er Motivation benötigt und besser ins Team und übergreifende Aufgaben involviert werden möchte. 

Anhand dieser Matrix lassen sich Mitarbeitende ein- und Führungsstile zuordnen. Fragen Sie sich, ob Sie die notwendigen Führungswerkzeuge kennen und bei den richtigen Personen einsetzen. Gibt es Personen, die Sie bereits richtig unterstützen und andere, die Sie falsch führen oder gar vernachlässigt haben? 
 

Schritt 4: Ziele setzen – Welche quantitativen und qualitativen Ziele sollen erreicht werden?

Versuchen Sie anhand der Matrix und im Gespräch herauszufinden, was ein Mitarbeitender von Ihnen braucht, damit er seine und Ihre Ziele erreichen kann. Definieren Sie Ziele, die Ihren Mitarbeitenden fordern, aber nicht überfordern. Dieser Schritt ist wichtig, denn hier können Sie Ihrem Mitarbeitenden zeigen, dass Sie an ihn bzw. sie glauben. Ziele sollen: 

  • das Geschäft voranbringen
  • den Mitarbeitenden motivieren
  • auf die Person zugeschnitten werden. 

Prüfen Sie im gleichen Zug auch, ob Sie nicht zu viel von einzelnen Mitarbeitenden erwarten. Das Home Office ist nicht dazu da, Überstunden zu machen oder ständig erreichbar zu sein. Ein Zeiterfassungstool hilft, die Arbeitszeit richtig einzuteilen. 

Ziele können auch im Team erarbeitet werden. Hier ist es wichtig, dass das Team zusammenarbeitet. Wenn Sie als Führungsperson nur Zuständigkeiten festlegen, kommt es im Team eher zu Konkurrenzdruck oder Demotivation, als dass eine Zusammenarbeit stattfindet. Gerade im Home Office ist es zentral, dass nicht jeder für sich selber arbeitet, sondern das Zugehörigkeitsgefühl gestärkt wird. 
 

Schritt 5: Teambuilding – Wie involviere ich meine Mitarbeitenden mehr ins Geschehen?

Im Home Office passiert es leicht, dass man sich aus den Augen verliert. Wahrscheinlich gibt es Mitarbeitende, die besonders durch ihre stets guten Leistungen auffallen. Doch woran liegt das? Ist es die Eigenmotivation des Mitarbeitenden oder haben Sie einen Teil dazu beigetragen, indem Sie diese Person mehr ins Geschehen involvieren? Vielleicht gibt es auch Personen, die Sie seit dem täglichen Home Office immer mehr aus den Augen verlieren, weil sie weniger Leistung zeigen und kaum noch präsent sind. Das mag daran liegen, dass diese weniger am Büroalltag teilhaben und aussen vor gelassen werden. 

Das sind unsere Tipps für mehr Mitarbeiterengagement und Zugehörigkeitsgefühl im Home Office: 

  • Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden über wichtige Ereignisse, Entscheide und Pläne. Dies kann zum Beispiel in einem wöchentlichen Mail oder in einem Teammeeting passieren. 
  • Ein Mitarbeitender kann sich nur mit seiner Firma identifizieren, wenn er an deren Entwicklung teilhat. Ziehen Sie ihn deshalb ins grosse Ganze mit ein, indem Sie Ziele mit ihm vereinbaren, die zum Unternehmenserfolg beitragen. 
  • Führen Sie Videocalls ein, damit sich Ihre Mitarbeitenden regelmässig sehen und austauschen können. Einige Unternehmen fahren gut mit täglichen Pausenmeetings, andere setzen auf wöchentliche Mitarbeitermeetings. 
  • Nutzen Sie Collaboration Tools wie z.B. das gratis Chat Tool Slack oder ebenfalls kostenlose Projektmanagement Tool Trello, damit Ihre Mitarbeitenden in Kontakt bleiben und gemeinsam Projekte bearbeiten können. Weiten Sie, wenn dies förderlich wäre, auch den Zugriff auf Software wie CRM, DMS oder ERP aus.
  • Suchen Sie kreative Wege, um den Mitarbeiterzusammenhalt zu fördern. Wie wäre es zum Beispiel mit einem kleinen Apero? Schicken Sie Ihren Mitarbeitenden doch ein Päckchen nach Hause mit der obligatorischen Chipspackung und einem Bier oder einem Fläschchen Sekt, damit Sie den Abend gemeinsam bei einem virtuellen Meeting ausklingen lassen können. 
     
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