QR-Rechnung: So funktioniert die Umstellung für KMU

Mit der QR-Rechnung wird ab dem 30. Juni 2020 ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung des Zahlungsverkehrs gemacht. Für Privatpersonen bringt die Umstellung keine grossen Änderungen mit sich. Was gibt es aber für Unternehmen zu tun, damit die Buchhaltung auch weiterhin reibungslos über die Bühne geht? 
 

Checkliste für die Umstellung

Bis zur Umstellung dauert es nur noch knapp einen Monat. Doch das ist kein Grund, in Panik zu verfallen, denn es wird eine Umstellungsphase bis voraussichtlich Ende 2022 geben. Bis dann müssen aber alle Rechnungssteller QR-Rechnungen erstellen können. Eine schnelle Umstellung ist deshalb trotzdem wichtig, denn Ihre Konkurrenz, Kunden, Lieferanten und Partner stellen sich jetzt schon auf die Umstellung ein. 

Checkliste 

Sie verwenden eine Software für die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung: 

  • Softwarecheck: Ist Ihre Buchhaltungssoftware für die QR-Rechnung bereit? Nehmen Sie Kontakt auf mit Ihrem Softwarepartner und lassen Sie sich die notwendigen Schritte erklären. 
    • Ein Treuhänder erledigt die Buchhaltung für Sie? Nehmen Sie Kontakt auf und vergewissern Sie sich, dass die eingesetzte Software QR-Rechnungen verarbeiten kann.
  • Hardwarecheck: Wie lösen Sie als Rechnungsempfänger in Zukunft die Zahlung? Eine QR-Rechnung sollte von jedem handelsüblichen Drucker verarbeitet werden können. Führen Sie aber vorsichtshalber einen Testlauf durch. Lesen Sie Rechnungen normalerweise per Lesegerät ein? Diese müssen aktualisiert werden. QR-Code-fähige Belegleser gibt es bei Ihrer Bank oder auch von IT-Anbietern zu kaufen. Alternativ kann auch eine Smartphone App Ihrer Bank den QR-Code scannen. Nehmen Sie bei Bedarf Kontakt mit Ihrem IT-Partner auf. 
  • Rechnungsstellung: Wie versenden Sie Ihre Rechnungen in Zukunft? Erstellen Sie Ihre Rechnungen selber in der Software, können Sie dies mit Ihrem Softwarepartner besprechen. Beziehen Sie Einzahlungsscheine von Ihrer Bank, wird diese per 30. Juni QR-Rechnungen zur Verfügung haben. 
  • Informieren: Lassen Sie Ihre Kunden, Geschäftspartner etc. wissen, dass Sie zukünftig QR-Rechnungen erstellen. 


Sie verwenden keine Software: 

  • Bank kontaktieren: Informieren Sie sich bei Ihrer Bank über die neue QR-Rechnung und mit welcher Variante Sie die bisherigen roten und orangen Einzahlungsscheine ersetzen können. 
  • Informieren: Lassen Sie Ihre Kunden, Geschäftspartner etc. wissen, dass Sie zukünftig QR-Rechnungen erstellen. 
  • Software prüfen: An der QR-Rechnung geht kein Weg vorbei, prüfen Sie deshalb, ob ein Umstieg auf eine Buchhaltungssoftware mit Rechnungserstellung nicht einfacher ist und Ihnen viele Mühen erspart. Überlegen Sie sich auch, ob Sie die Buchhaltung oder einen Teil davon nicht an einen Treuhänder auslagern möchten. So haben Sie die Umstellung auf die QR-Rechnung elegant gelöst. 

Hier eine Liste der Softwareanbieter, die laut einer Umfrage von paymentstandards.ch für die QR-Rechnung bereit sind.
 

Was ist die QR-Rechnung eigentlich?

Die Einführung der QR-Rechnung ist Teil des seit 2016 andauernden Prozesses zur Harmonisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs. Basis dafür ist die internationale ISO-Norm 20022. Diese hat das Ziel, den elektronischen Datenaustausch in der Finanzbranche zu vereinfachen und einen höheren Automatisierungsgrad bei den Zahlungsprozessen zu erreichen. 
Zu diesem Zweck wurden z.B. bereits die unterschiedlichen Zahlungsverfahren von Postfinance und Banken zusammengeführt, die E-Rechnung eingeführt und auf IBAN umgestellt. 
 

Welche Vorteile bringt die QR-Rechnung?

Mit der Einführung der QR-Rechnung soll alles einfacher werden - nicht nur für den Rechnungsempfänger, sondern auch für den Rechnungssteller. Die heutigen Einzahlungsscheine werden durch QR-Rechnungen ersetzt. Die Vorteile sind: 

Für den Rechnungssteller: 

  • QR-Rechnungen können selber auf Papier gedruckt werden. Die Farbe ist schwarz/weiss. Noch einfacher und schneller ist der digitale Versand. Das spart Papier und Farbe. 
  • Die Rechnungsstellung wird durch mehr standardisierte Eingaben vereinfacht. Die heute noch sieben existierenden Einzahlungsscheine in der Schweiz werden auf einen reduziert.
  • Der QR-Code kann weitere Informationen zum Debitor enthalten, die dem Rechnungssteller dienen. 

Für den Rechnungsempfänger: 

  • Der QR-Code enthält alle notwendigen Informationen zur Zahlung. Mit dem Smartphone oder einem Lesegerät kann der Code einfach eingelesen werden. So entfallen die Eingaben von Zahlungsempfänger, Referenznummer etc. 
  • Da die manuelle Erfassung wegfällt, ist die Zahlung weniger anfällig für Fehler. 
  • Die Automatisierung des Kreditorenprozesses wird erhöht. 

 

Sind Sie bereit für die Umstellung? Mit welchen Problemen haben Sie noch zu kämpfen? Unsere Experten helfen Ihnen gerne weiter. 

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