Mahnen: Höflich und bestimmt

Interviewbeitrag der Creditreform AG

Mahnen zum Eintreiben einer Forderung muss manchmal sein. Wie man es richtigmacht, und wie sich Mahnungen vermeiden lassen, erläutert der Experte Raoul Egeli im Gastbeitrag. 

Mahnung
Das Eintreiben einer säumigen Rechnung erfordert Fingerspitzengefühl. Niemand möchte seine Kunden vergraulen, nur weil sie eine Rechnung nicht pünktlich beglichen haben. Anderseits ist es natürlich legitim und angemessen, nach Ablauf der Zahlungsfrist an den Ausstand zu erinnern. In welchem Tonfall soll die Mahnung formuliert sein? Wann ist es Zeit, den Rechtsweg zu beschreiten? Wie lassen sich Ausstände vermeiden? Nachfolgend einige Tipps und Hinweise:

1. Erste Mahnung

Im hektischen Alltag gehen auch wichtige Dinge wie die Fälligkeit einer ausstehenden Rechnung zuweilen vergessen. Das ist uns allen schon passiert. Eine erste Mahnung sollte deshalb zurückhaltend und höflich formuliert sein, so, wie wir es selbst von einem Lieferanten erwarten. Es ist angemessen, eine neue Zahlungsfrist mit kurzfristigem Zahlungsziel zu setzen.

2. Zweite Mahnung

Die zweite Mahnung verdient einen schärferen, bestimmteren Tonfall, verbunden mit einer letzten Zahlungsfrist und mit der Androhung weiterer rechtlicher Schritte. In vielen Fällen wirksam ist der Hinweis, dass der Fall bei Nichteingang der Zahlung einem Inkassobüro übergeben wird. 

3. Dritte Mahnung? Davon ist abzuraten

Von weiteren Mahnungen ist eher abzuraten. Denn das Signal, das man damit aussendet, kann kontraproduktiv wirken: Wer Konsequenzen androht, ohne tatsächlich zu handeln, läuft Gefahr, nicht ernst genommen zu werden. 

4. Betreibung einleiten

Betreibungen, Rechtsöffnungen und Konkursverfahren gehen ins Geld, und es ist ungewiss, ob sich dieser zusätzliche Aufwand tatsächlich auszahlt. Viele Gläubiger schrecken davor zurück und schreiben die Forderung ab. Das mag in manchen Fällen angemessen sein, vor allem, wenn es um kleinere Summen geht. Anderseits sollte die Wirkung eines Zahlungsbefehls nicht unterschätzt werden. Betreibungsregisterauszüge sind, bei Vorliegen eines Interessennachweises, auch für Gläubiger einsehbar. Schuldner mit vielen Einträgen werden sich schwer tun, weiter auf Rechnung bestellen zu können. 

5. Bonität prüfen

Das Wichtigste zum Schluss: Mahnungen müssen in sehr vielen Fällen nicht sein. «Kenne deinen Kunden» lautet eine uralte Geschäftsregel. Das gilt auch für dessen Bonität. Wer stets auf dem aktuellen Stand ist, wird sich hüten, im Zweifelsfall überhaupt auf Rechnung zu liefern. Creditreform als genossenschaftlich organisierte Gläubigerorganisation unterstützt seine Mitglieder mit Informationen, die aus öffentlich verfügbaren Quellen und von den Mitgliedern selbst stammen. Modernes Kreditmanagement heisst aber auch, die internen Abläufe genau zu kennen und zu optimieren, von den allgemeinen Geschäftsbedingungen über die Akquisition bis zum Geschäftsabschluss, der Rechnungsstellung und, notfalls, dem Eintreiben einer Forderung. Das schont die Nerven, und es spart Zeit und Geld. 

Raul Egeli

Raoul Egeli, Präsident Creditreform

Schweiz. Verband Creditreform (Genossenschaft)
Teufener Strasse 36
9000 St.Gallen
Tel: +41 71 221 11 80
info@creditreform.ch
www.creditreform.ch

Raoul Egeli, geboren 1968, ist seit 2008 Präsident des Schweizerischen Verband Creditreform Verbandes Creditreform und seit 2014 Präsident von Creditreform International. Zudem ist er Geschäftsführer der Creditreform Egeli Gesellschaften in Basel, St. Gallen und Zürich. 2009 bis 2013 war er auch Zentralpräsident von TREUHAND| SUISSE. Raoul Egeli studierte an der Fachhochschule für Wirtschaft in St. Gallen und ist Autor mehrerer Fachbücher.

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