Personalmanagement – Tipps gegen das Chaos

Das Genie beherrscht bekanntlich das Chaos, doch in einem Unternehmen läuft nichts im Alleingang. Damit alle Beteiligten profitieren, sind gewisse Strukturen für einen reibungslosen Betriebsablauf unverzichtbar. Mit unseren Tipps werden auch Sie zum Organisationsgenie.

Büro

In 5 Schritten zu mehr Struktur in der Personalplanung
  • Stellenbesetzung: Teilen Sie Ihre Mitarbeiter gemäss derer Stellenprozente gleichmässig auf die Woche auf. So vermeiden Sie Über-/Unterbesetzungen in den verschiedenen Abteilungen und stellen eine ausgeglichene Arbeitsbelastung sicher.
  • Überschneidungen: Trotz einer ausgewogenen Aufteilung, muss es gewisse Zeiten geben, während derer möglichst viele Mitarbeiter anwesend sind, um Teammeetings zu ermöglichen.
  • Meetings & Absprachen: Planen Sie regelmässig kurze Meetings auf allen Stufen (ganzes Team, Arbeitsgruppen, Mitarbeitergespräch etc.) ein. Durch regelmässigen Austausch werden Unklarheiten geklärt, News zeitnah weitergegeben und neue Betriebsabläufe schnell umgesetzt.
  • Strukturierte Abläufe: Für kleinere betriebliche Prozesse, wie Arbeitszeiterfassung, Ferienplanung und Alltagsarbeiten, sind feste Regelungen und Abläufe unverzichtbar. So können diese Aufgaben einfach nebenher erledigt werden und verlangen wenig Aufmerksamkeit.
  • Fixe Zuständigkeitsbereiche: Für einen effizienten Betriebsablauf sollten die Zuständigkeitsbereiche klar aufgeteilt sein. Halten Sie diese in einem Arbeitsplan fest, welcher für jeden einsehbar ist.

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Strukturierte Personalaufteilung für Ihr Unternehmen – die drei Typen

Das Personal kann auf verschiedene Arten aufgegliedert werden. Welche für Ihr Unternehmen am besten ist, hängt u.a. von der Grösse und Branche des KMU ab. Abhängig von der Firmengrösse, können auch Kombinationen möglich sein.

Nach Funktion
Die Angestellten werden gemäss Ihren Aufgabenbereichen eingeteilt, z.B. Marketing, IT, Kundenberatung etc. Diese Personalorganisation wird am häufigsten eingesetzt und ist für einen grossen Teil der KMU am besten geeignet, da so eine Spezialisierung auf bestimmte Bereiche möglich ist und die Mitarbeiter gemäss Ihren Qualifikationen optimal eingesetzt werden können. Dabei gilt es, die verschiedenen Arbeitsbereiche eindeutig zu definieren und voneinander abzugrenzen, damit klar ist, wer welche Aufgaben und Kompetenzen hat. So vermeiden Sie Konflikte und vermindern die Gefahr von liegen gelassener bzw. doppelt erledigter Arbeit.

Nach Produkt/Dienstleistung
Möglich ist auch, die einzelnen Mitarbeiter auf die Produkte/Dienstleistungen des Unternehmens zu spezialisieren. Somit ist jeder Mitarbeiter für alle Bereiche eines Produktes zuständig (Entwicklung, Beschaffung, Verkauf, Marketing, Evaluation). Dadurch erlangen die MItarbeiter ein umfassendes Know-how. Eine solche Aufteilung macht vor allem in grösseren Unternehmen mit einer umfangreichen Produktpalette Sinn, bringt jedoch viel Organisationsaufwand mit sich, da die Mitarbeiter die unterschiedlichen Bereiche selber koordinieren müssen.

Nach Projekt
Wird das Personal nach Projekten aufgeteilt, können diese effizienter durchgeführt werden, da die Mitarbeiter nicht durch andere Aufgaben abgelenkt werden. Das ist dann passend, wenn sich die Hauptarbeit grundsätzlich auf (kundenbezogene) Projekte bezieht und der Betriebsablauf nicht durch sich wiederholende, konstante Aufgaben bestimmt ist.

Personalbeschaffung – alte Hasen vs. frischer Wind

Wenn eine neue Stelle besetzt werden soll, ist es ratsam, zu evaluieren, ob es unter den bereits bestehenden Mitarbeitern passende Kandidaten gibt. Denn eine interne Besetzung bringt diverse Vorteile mit sich:

  • Zeit und Kosten sparen: Wird die frei werdende Stelle intern besetzt, kann die Zeit für das Inserieren, den Bewerbungsprozess und die Einarbeitungszeit gespart werden. Auch die Ausgaben für kostenpflichtige Inserate sowie der finanzielle Aufwand für die dazu aufgewendete Arbeitszeit fallen weg.
  • Motivation steigern: Interne Entwicklungsmöglichkeiten und Aufstiegschancen spornen Ihre Mitarbeiter dazu an, gute Leistungen zu bringen, aktiv am Entwicklungsprozess teilzunehmen und neue kreative Lösungen zu suchen.  
  • Effizienz durch Konstanz: Mit einem konstanten Team wird der Zusammenhalt gestärkt und die Effizienz bei betrieblichen Abläufen erhöht.

Ist intern nicht das passende Fachpersonal vorhanden oder sind die Weiterbildungen dazu zu kosten- und zeitaufwendig, ist es an der Zeit, nach externen Fachkräften zu suchen. Neues Personal bringt auch neue Ideen und Erfahrungen ins Unternehmen und wirkt der sogenannten Betriebsblindheit entgegen. Bei der Beschaffung von neuem Personal kann Sie ein HR Dienstleister professionell unterstützen.

Ist Ihnen das ganze Personalmanagement zu aufwendig? Lagern Sie die gesamte Personaladministration an einen externen Spezialisten aus.

Fabienne Geiger

GRYPS Offertenportal AG
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Fabienne Geiger arbeitet bei der GRYPS Offertenportal AG in den Bereichen Content Creation, SEO und Leadmanagement.

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