10 Tipps für effizientere Meetings

Eine Studie der Beratungsfirma Bain & Company hat das Zeitmanagement von 17 Grossunternehmen untersucht und ist zum Schluss gekommen, dass 15% der Arbeitszeit durch Besprechungen in Anspruch genommen wird. Eine Füh­rungsperson verbringt sogar 2 Tage pro Woche oder mehr in Sitzungen. Der Grossteil davon findet aus reiner Gewohn­heit statt, weshalb die Effizienz in Frage gestellt wird. Doch was macht ein gutes Meeting aus?

48 Stunden Regel

Mindestens 2 Tage vor der Sitzung sollen alle Teilnehmer über das geplante Treffen informiert werden. Die Agenda, die vorgesehene Dauer und die reservierte Lokalität sollen bekannt gegeben werden, damit sich alle auf den Termin vorbereiten können.

Begrenzen Sie die Meetingsdauer

Dinge brauchen immer so lange, wie Zeit für sie vorhanden ist. Oft werden Sitzungen unnötig in die Länge gezogen, um das vorgesehene Zeitfenster zu füllen oder weil keine zeitlichen Grenzen gesetzt wurden. Planen Sie deshalb Ihre Meetings möglichst kurz. Wenn die Teilnehmenden wissen, dass nur wenig Zeit zur Verfügung steht, wird sie dementsprechend besser genutzt.

Themen im Voraus bestimmen

Wenn die Teilnehmer wissen, über was diskutiert wird, können bereits im Voraus notwendige Gedanken und Überlegungen gemacht werden. Dies fördert die Dis­kussion und die Aktivität der Mitarbeiter während dem Meeting, was zu schnelleren Entschlüssen und spannenden Diskussionen führt.

Sitzungsregeln

Sitzungsregeln sorgen für einen geordneten Ablauf. Sie sollten vorgängig festgelegt und kurz präsentiert werden. Es können individuell Regeln aufgestellt werden, folglich einige Beispiele:

  • Keine Handy/Laptop Aktivitäten während der Sitzung
  • Es befinden sich alle frühzeitig im Sitzungszimmer
  • Teilnehmer dürfen sich gegenseitig nicht unterbrechen
  • Es werden keine Mahlzeiten zu sich genommen
  • Es wird ein Protokollführer bestimmt oder bekanntgegeben
  • etc.

Die Möglichkeit besteht auch, dass Mitarbeiter Anregungen anbringen können und die Regeln nach Absprache selber aufstellen dürfen.  

Sitzungen nur dann, wenn nötig

Sitzungen sollen nicht einfach zu einer langweiligen Gewohnheit werden, sondern dazu da sein, wichtige Anliegen zu besprechen. Deshalb ist es von Vorteil eine Sitzung dann anzusetzen, wenn sie notwendig ist. Ein fester Termin, der wöchentlich die Mitarbeiter zusam­men­trommelt, kann zu fehlendem Diskussions­stoff und zu verlorener Zeit führen.

Ziel definieren

Zu Beginn des Meetings soll nicht nur die Zeit sondern auch das Ziel festgelegt werden. Dies soll ein zielgerichtetes Denken fördern ohne gross vom Thema abzuweichen. Um nicht zu viel Zeit für ein Thema zu verlieren, kann man das GEMO Prinzip anwenden. Good Enough Move On. Die Teilnehmer fragen sich, ob das Thema genügend besprochen wurde, um fortzufahren. Somit werden Diskussionen nicht endlos und Entschlüsse können schneller gefasst werden.

Moderator & Protokoll

Für eine gut organisierte Sitzung benötigt man einen Moderator. Er ist verantwortlich für das Zeitmanagement und die Strukturierung vor und während dem Meeting. Zu Beginn wird er kurz die Ziele festlegen und die vorgesehene Zeit bekannt geben. Er hat das Recht abschweifende Teilnehmer zu unter­brechen und eher introvertierte Mitarbeiter einzubeziehen. Es ist seine Aufgabe Beschlüsse und das nächste Vorgehen festzuhalten oder einen Protokollführer zu bestimmen, damit Erkenntnisse in einem schriftlichen Protokoll wiedergegeben werden können. Er kann auch im Vorhinein Aufgaben an die Teilnehmer verteilen, wenn er glaubt, dass dies eine aktivere Besprechung zur Folge hat.

Meeting zweiteilen

Sitzungen sind dann interessant und nützlich, wenn nur diejenigen teilnehmen, die von dem besprochenen Thema betroffen sind. Andernfalls führt das Desinteresse schnell zu Ablenkungen und Störfaktoren. Um dies zu umgehen, können Sitzungen zweigeteilt werden. Zuerst werden allgemeine Themen besprochen und anschliessend verlassen diejenigen den Raum, die vom weiteren Gesprächsverlauf nicht betroffen sind. Lange Wartezeiten können damit umgangen werden.

„Stehung“ statt Sitzung

Alternativ zu einer Sitzung kann man die Besprechung auch im Stehen abhalten. Dies ist nicht nur gesünder für den Körper und fördert eine dynamische Interaktion, sondern hat auch Einfluss auf die Meetingdauer. Meetings, die stehend gemacht werden, halten sich kürzer ab. Das wiederum ist ein positiver Aspekt, der Zeit spart und Langeweile vorbeugt.

Visualisierung / Technische Hilfsmittel

Für einen geordneten Ablauf, den man zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal abrufen kann, unterstützen diverse technische Hilfsmittel:

  • Interaktive Whiteboards bieten die optimale Gelegenheit Informationen und Grafiken einfach und gut überschaubar darzustellen. Punkte können systematisch abgearbeitet werden und locken das Interesse der Teilnehmer auf sich.
  • Videokonferenzanlagen und Cloud-basierte Groupware binden Teammitglieder aus dem Ausland oder Mitarbeiter im Homeoffice ein.
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