6 Spartipps für die nächste Budgetrunde

Der Jahresabschluss steht kurz bevor, gleichzeitig erfolgt in vielen Unternehmen auch die Budgetplanung für das kommende Jahr. Sind Sie der Meinung, dass an manchen Stellen für IT und Infrastruktur zu viel Geld ausgegeben wurde? Hier ein paar Tipps, wie Sie Ihr Budget für das nächste Jahr etwas straffen können:

Budgetplanung 2018

1. Übersicht über laufende Verträge, Kündigungs- und Ablaufdaten

Dies ist die Grundlage für alle nachfolgenden Spartipps. Sie benötigen die volle Kontrolle darüber, wo welche Verträge laufen, wann diese kündbar sind oder ablaufen. So verpassen Sie nie den Zeitpunkt, Lieferanten neu zu evaluieren oder Preise neu zu verhandeln. 

Dies umfasst unter anderem:

  • Miet- und Leasingverträge für Hardware
  • Wartungsverträge für gekaufte Software-Lizenzen
  • Cloudbasierte SW Lizenzen wie CRM, ERP, Email-Marketing, Grafiktools, Entwicklungstools, Onlinespeicher uvm.
  • Versicherungen (Betriebshaftpflicht, Inventarversicherung, …)
  • SLA für IT Partner oder Rechenzentrum
  • Miet- / Leasingverträge für Fahrzeuge
  • uvm.

2. Ablaufende Verträge neu verhandeln

Läuft z.B. der Leasingvertrag für das zentrale Kopiergerät ab, so erhalten Sie meist vom bisherigen Lieferanten eine Benachrichtigung und eine Offerte für das Nachfolgemodell. Wir empfehlen hier, proaktiv vorzugehen und rechtzeitig den Markt auf bessere oder preiswertere Alternativen zu prüfen.

3. Inventur der cloud-basierten Softwarelizenzen
Fast in jeder Firma lässt sich hier Geld sparen. Immer mehr Sofwaretools werden als Cloud-basierte Varianten angeboten, die monatlich oder jährlich für eine definierte Anzahl Nutzer in Rechnung gestellt werden. Häufig wird dabei für Lizenzen bezahlt, die gar nicht mehr im Einsatz sind, oder für die nicht mehr die ursprüngliche Anzahl an Lizenzen benötigt wird. Oft werden Cloud-Tools nur auf Kreditkarten abgebucht und deswegen allenfalls von den Mitarbeitern über Spesen abgerechnet. Schauen Sie sich diese Abrechnungen an und finden Sie heraus, ob diese Tools und Lizenzen auch tatsächlich im Einsatz sind.

4. Inventur von Software Wartungsverträgen
Dasselbe wie unter 3. gilt auch für bereits bezahlte Softwarelizenzen, für die noch jährliche Wartungsverträge bezahlt werden. Auch hier ist regelmässig zu prüfen, ob diese noch im Einsatz sind und weiterhin benötigt werden.

5. Check des Einkaufsprozesses
Wie ist der Einkaufsprozess im Unternehmen? Kleine Firmen haben dies meist gut unter Kontrolle, da die Ausgaben vom Inhaber genau kontrolliert werden. Mittelgrosse und grosse Firmen konzentrieren sich häufig auf die Kostenkontrolle der strategischen Güter, oft aber weniger auf die restlichen Ausgaben, den sogenannten indirekten Kosten. Sind die Mitarbeiter angehalten, Vergleichsofferten einzuholen und vorzulegen? Mit dieser Vorgabe fördern Sie auch bei den Fachabteilungen kostenbewusstes Einkaufsverhalten.

6. Lesen Sie unser Whitepaper zum Kostensparen
Möchten Sie nicht nur in der IT sondern im ganzen Unternehmen Kosten einsparen? Dann lesen Sie auch unser Whitepaper mit den wichtigsten Kostenspartipps für KMU.

Gaby Stäheli

GRYPS Offertenportal AG
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Gaby Stäheli, Co-CEO bei GRYPS Offertenportal AG ist verantwortlich für Marketing & Operations. Sie verfügt über langjährige Erfahrungen in der Schweizer IT Branche und kennt deshalb den Markt und die Bedürfnisse von KMU genau.

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