Stemmen Sie Ihre Buchhaltung

10 Tipps für eine erfolgreiche und effiziente  Buchführung.

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Tipp 1: Behalten Sie den Erfolg Ihres Unternehmens im Auge

Der Kontoauszug allein sagt noch nichts Genaues über den Unternehmenserfolg aus. Erst eine gut geführte Buchhaltung ermöglicht eine Übersicht über bezahlte und unbezahlte Rechnungen und damit über den tatsächlichen finanziellen Erfolg. Wer die Buchhaltung selber macht, hat eine optimale Kontrolle über die eigenen Finanzen.

Tipp 2: Erfassen Sie Ihre Belege sofort

Wer die Belege regelmässig erfasst, reduziert einerseits den Zeitaufwand und verhindert andererseits ein bürokratisches Chaos. Das Arbeitsgedächtnis kann nur eine beschränkte Anzahl an Informationen verarbeiten. Es ist allgemein bekannt, dass man sich an sofort verarbeitete Informationen besser erinnert. Deshalb wird es mit zunehmendem Zeitabstand schwieriger, Belege richtig zuzuordnen. Dies erhöht den Zeitaufwand.

Tipp 3: Führen Sie Ihre Buchhaltung ordnungsgemäss

Es kann Sie teuer zu stehen kommen, wenn Sie sich nicht an die rechtlichen Grundlagen und gesetzlichen Vorgaben halten, denn eine unzureichende Buchhaltung zu überarbeiten ist oft teuer. Zu den Aufgaben jedes Buchhalters gehört auch, sich regelmässig über Neuerungen zu informieren oder sein Wissen in Schulungen aufzufrischen. Wer keine Ausbildung in diesem Bereich hat, oder sich unsicher fühlt, sollte ein Outsourcing in Betracht ziehen und die Buchhaltung entweder teilweise oder komplett einem Treuhänder übergeben.

Tipp 4: “Keine Buchung ohne Beleg”

Grundsätzlich gilt: Jede Buchung muss entsprechend belegt werden. Sei dies mit Hilfe von Kassenbons, Rechnungen, Kontoauszügen etc. Beachten Sie hier auch die Tipps 5 bis 7

Tipp 5: Halten Sie die Aufbewahrungsfrist ein

Buchführungspflichtige Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, Bücher aufzubewahren, die Auskunft über folgende Verhältnisse gewähren: Vermögenslage, Schuld- und Forderungsverhältnisse und Ergebnisse des Geschäftsjahres (Art. 957 Abs. 1 OR). Die notwendigen Unterlagen müssen gemäss Art. 962 OR 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Tipp 6: Archivieren Sie Ihre Unterlagen und Belege sorgfältig

In der Schweiz gilt die Allgemeine Sorgfaltspflicht für Geschäftsbücher und Buchungsbelege. Ein Unternehmen ist verpflichtet, seine Unterlagen und Belege sorgfältig und geordnet aufzubewahren, um sie vor schädlichen Einflüssen zu bewahren (GeBüV). Gerade Thermopapier (z.B. bei Quittungen) bleicht schnell aus. Es ist ratsam, solche Belege auf normales Papier zu kopieren und trocken und dunkel aufzubewahren. Egal ob Sie ihre Unterlagen in Papierform oder elektronisch aufbewahren: Sie sind dafür verantwortlich, dass diese jederzeit lesbar sind.

Tipp 7: Kein Stress bei verlorenen Belegen

Kleine Quittungen, Parktickets oder kleinere Zettel  gehen schnell verloren. Wenn Sie, z.B. auf Fachmessen, keine Quittung erhalten, können Sie einen Eigenbeleg ausstellen. Damit können die Kosten korrekt dokumentiert werden und dürfen dementsprechend in der Buchhaltung berücksichtigt werden. Dabei ist entscheidend, dass der Beleg glaubhaft ist. Notieren Sie Namen und Adresse des Zahlungsempfängers, das Ausstellungsdatum, den Zahlungszweck, den genauen Betrag (keine gerundeten Beträge) sowie den Ort und unterschreiben Sie diesen Beleg eigenhändig. Geht ein Beleg für eine grössere Zahlung verloren, ist ein Eigenbeleg nicht sinnvoll. Es besteht jedoch die Möglichkeit, den verlorenen Beleg erneut anzufordern.

Tipp 8: Nutzen Sie eine passende Buchhaltungssoftware

Ein Treuhänder kann Sie bei der Wahl einer passenden Buchhaltungssoftware beraten. Wichtig ist, dass auch andere Programme wie z.B. eine Auftragsbearbeitungssoftware mit dieser kompatibel sind.

Tipp 9: Schützen Sie Ihre Daten

Finanzdaten sind hochsensible Daten. Überprüfen Sie daher die IT Security Mechanismen Ihres Unternehmens und treffen Sie entsprechende Sicherheitsvorkehrungen. Ein gut durchdachtes Sicherheitskonzept ist dabei entscheidend.

Tipp 10: Achten Sie auf Genauigkeit

Ehrlichkeit ist oberstes Gebot. Nutzen Sie die Buchhaltung auch zur Selbstkontrolle der eigenen Wirtschaftlichkeit und nutzen Sie die Möglichkeiten und Vereinfachungen, die dadurch entstehen.

Mitarbeiter Tsundue

GRYPS Offertenportal AG
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Madeleine Hiltebrand ist bei GRYPS Offertenportal AG im Bereich Content und Leadmanagement.

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