Buchhaltung - selber machen oder outsourcen?

Gastbeitrag von Urs P. Bernold, UB-office AG

Egel ob Startup-Gründer oder KMU-Veteran, die Frage nach der Buchhaltung beschäftigt alle Firmeninhaber. Soll ich die Buchhaltung aufwändig selber machen oder für teures Geld auslagern?

Die Folgenden Punkte gibt es bei der Entscheidung zu beachten:Buchhaltung

  • Welches sind die gesetzlichen Vorgaben?
  • Welche Informationen will ich aus meiner Buchhaltung herauslesen können?
  • Wie teuer ist die Zeit die ich für meine Buchhaltung aufwenden muss?
  • Unterstützt meine Software die Zusamenarbeit mit einem Treuhänder?
  • Welche Software erfüllt all meine Bedingungen?

Es kann sich lohnen bei der Beantwortung dieser Fragen einen Fachman beizuziehen. 

Anforderungen an die Buchhaltung

Wer die Buchhaltung selber machen will, um Kosten zu sparen, muss sich gut über die rechtlichen Vorgaben informieren. Das Nachbessern von unzureichenden Buchhaltungen ist  oft deutlich teurer als eine Buchhaltung von einem professionellen Treuhänder.

Neben den gesetzlichen Vorgaben gilt es bei der Erstellung des Kontoplanes auch die Anforderungen des Unternehmens zu berücksichtigen. Eine Buchhaltung ist nicht nur eine bürokratische Übung sondern dient auch dazu den Geschäftsgang zu analysieren.

Auslagern oder selber machen

Vor allem am Anfang mag es verlockend sein die Buchhaltung selber zu machen. Es ist dann jedoch wichtig, dass man sich genau Informiert was die rechtlichen Anforderung sind. Wenn plötzlich rückwirkend Sachen nachgeliefert werden müssen, hat man das Geld das man für den Treuhänder gespart hat schnell ausgegeben. 

Es ist auch möglich die Buchhaltung von einem Treuhänder überprüfen zu lassen oder nur Teilaufgaben wie den Abschluss auslagern. Dabei ist es jedoch wichtig, dass die Zusammenarbeit mit dem Treuhänder effizient gestaltet ist. 

Es lohnt sich mit dem Treuhänder abzusprechen welche Software verwendet wird, beziehungsweise einen Treuhänder zu suchen der mit der entsprechenden Software arbeitet. Webbasierte Lösungen sind hier besonders gut geeignet, da der Treuhänder direkt auf die Daten zugreifen kann. Hier gilt es die Datensicherheit sowie der Standort des Anbieters zu prüfen.

Ausserdem soll das Buchhaltungsprogramm mit anderen eingesetzten Programmen kompatibel sein. Rechnungen die automatisch über eine Auftragsbearbeitungssoftware erstellt wurden sollen einfach importiert werden können.

Es gibt jedoch auch gute Argumente die Buchhaltung ganz auszulagern. Ihre eigene Arbeitszeit  ist wertvoll. Auf Ihrem Fachgebiet sind Sie kompetent und arbeiten schnell und sicher. Vergeuden Sie jetzt nicht Ihre wertvolle Arbeitszeit mit der Buchhaltung in dem Glauben, sich teure Buchhaltungskosten sparen zu können. Auch Treuhänder sind Fachleute auf ihrem Gebiet und arbeiten entsprechend kompetent und schnell. 

Die richtige Buchhaltungssoftware

Buchhaltungssoftware kann, wie viele andere Softwareprodukte, gekauft, gemietet oder in der Cloud betrieben werden. Informationen zu den verschiedenen Modellen erhalten sie in der Folgenden Tabelle:

Art der Beschaffung Wartung und Betrieb Kooperation mit dem Treuhänder
Software kaufen Bei gekaufter Software sind sie für die Installation und Datensicherung selber zuständig. Updates müssen ebenfalls selber installiert und manchmal auch gekauft werden. Bei diesen Aufgaben könne wir sie auch unterstützen. Der Datenaustausch mit dem Treuhänder ist eher kompliziert. Die Datensätze müssen exportiert, verschickt und wieder importiert werden.
Software mieten Die neuesten Softwaregenerationen werden nicht mehr gekauft sondern es werden Mietlizenzen erworben. In den Mietpreisen sind die Updates sowie die Unterstützung bereits enthalten. Aber die Datenhaltung muss auch hier selber übernommen werden. Da in diesem Modell die Daten ebenfalls auf den eigenen Servern gespeichert werden ist der Datenaustausch ebenfalls kompliziert.
Webbasiert (Cloud) Sie mieten die Lizenzen mit den von Ihnen gewünschten Features. Datensicherung, Unterhalt und Updates werden vom Anbieter übernommen. Ebenfalls lässt sich der Umfang der Lizenzen schnell und problemlos erweitern. Ein weiterer Vorteil ist, dass sie von überall her auf die Software zugreifen können. Mit Cloudsystemen kann auch Ihr Treuhänder ganz einfach auf die von Ihnen freigegeben Daten zugreifen. Das erleichtert die Zusammenarbeit ungemein. 
Das Unternehmen UB-office

Als Treuhand- und Softwareberatungsfirma können wir Ihnen einen Support und eine Beratung bieten wie er von reinen EDV Unternehmen kaum geboten werden kann. Wir helfen Ihnen bei der Evaluation der richtigen Software von der Adressverwaltung über die Auftragsbearbeitung bis zur Finanz- und Lohnbuchhaltung. 

Unser Rechencenter befindet sich auf Schweizer Boden und erfüllt die Outsourcing Vorschriften der FINMA. Sicherheit ist das oberste Ziel sodass wir nebst Benutzername und Passwort mit SMS Passcodes arbeiten, wie sie auch von Banken verwendet werden.

Möchten Sie sich zum einen oder anderen Punkt beraten lassen, wir stehen Ihnen jederzeit gerne mit Erfahrung und Kompetenz zur Verfügung.

UB-Office

Urs P. Bernold, Geschäftsleitung
UB-office AG
Gutenbergstrasse 4
8280 Kreuzlingen
071 677 30 80

info@ub-office.ch
http://www.ub-office.ch

Die UB-office AG mit Sitz in Kreuzlingen ist sowohl ein Treuhänder als auch ein IT-Berater. Dadurch können sie ihren Kunden die optimale Beratung für Buchhaltungssoftware bieten.

Ausserdem bieten sie über die Tochterfirma cloud-ch GmbH Private-Cloud Lösungen mit Rechenctentern in der Schweiz an. 

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