Büro oder Home Office? So schützen Sie Ihre Mitarbeiter

Der Bund empfiehlt Unternehmen, wieder auf Home Office zu setzen. Dabei sind viele Mitarbeiter doch schon wieder ins Büro zurückgekehrt und haben sich nach dem Corona-Schock neu eingelebt. Der beginnende Winter dürfte uns allerdings noch einmal alle auf die Probe stellen. Nun muss sich jedes Unternehmen fragen: Home Office oder Büro? Was ist sinnvoll?

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Zurück ins Büro – Was spricht dafür, was spricht dagegen?

Viele MitarbeiterInnen haben sich nach der anfänglichen Umstellung ans Home Office gewöhnt und Vorteile wie den Wegfall des Arbeitswegs, weniger Ablenkung durch Kolleginnen und Kollegen oder flexiblere Arbeitszeiten schätzen gelernt. Im Home Office können viele ebenso produktiv, wenn nicht noch produktiver, sein wie im Büro. Für viele ist das Home Office unerwartet zu einer beliebten Alternative geworden. Auch in Bezug auf die Ansteckungsgefahr ist das Home Office noch immer die sicherste Möglichkeit. Neben den Kontakten am Arbeitsplatz werden durch das Arbeiten zuhause auch das Pendeln oder der Restaurantbesuch am Mittag vermieden.

Andererseits fehlen die informellen Kontakte mit Kolleginnen und Kollegen. Auch virtuelle Pausen-Meetings vermögen die persönlichen Gespräche oft nicht zu ersetzen. Die Mitarbeiter sollen sich nicht gänzlich aus den Augen verlieren und der Zusammenhalt im Team kann am Arbeitsplatz wieder stärker gefördert werden. Dazu kommt, dass sich einige zuhause isoliert fühlen und sich wünschen, im Büro arbeiten zu können. 

Deshalb ist Home Office oder Büro auch eine Frage der individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden. Wer die Möglichkeit hat, kann seinen Angestellten auch die Wahl zwischen Büro und Home Office lassen. Mischformen sind beliebt und eignen sich besonders, um den Mitarbeitenden individuell gerecht zu werden.


So könnte die Aufteilung im Büro aussehen

Um sowohl Angestellte als auch Führungskräfte nicht zu überlasten, ist eine Mischform aus Home Office und Büro sinnvoll. So kann ausserdem sichergestellt werden, dass die entsprechenden Abstände eingehalten werden.

Split Office: Die Methode des Split Office wurde besonders zu Beginn der Pandemie von vielen Grossunternehmen gewählt. Dabei bleibt die Hälfte des Teams jeweils eine Woche im Home Office, die andere Hälfte arbeitet im Büro – danach wird gewechselt. Vorteile sind mehr Platz und im Falle eines Krankheitsfalls im Team wäre nur die Hälfte von einer allfälligen Quarantäne betroffen.

Voranmeldung (via Tool, Arbeitsplan): Eine weitere Lösung ist eine obligatorische Anmeldung für diejenigen, die im Büro arbeiten möchten. Dies kann via dafür vorgesehene Reservationstools oder aber, bei kleineren Unternehmen, mittels Eintragen in einen Dienstplan geregelt werden. Die maximale Anzahl an Mitarbeitenden kann so beschränkt werden, um genügend Platz im Büro sicherzustellen. So sind Mitarbeitende freier und können selbst entscheiden, ob sie weiter von zuhause oder lieber im Büro arbeiten möchten.
 

Vorsichtsmassnahmen im Büro

Wenn auch nur ein Teil der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Büro arbeitet, ist es dennoch wichtig, sich an die Abstandsregeln und Sicherheitsvorschriften zu halten. Den Mitarbeitenden sollte zwingend Desinfektionsmittel zur Verfügung gestellt werden, um Hände sowie Tastaturen oder Headsets regelmässig zu desinfizieren. Auch Türklinken oder Treppengeländer sollten nicht vergessen werden. 

Umnutzung von Räumen: Ist im Büro zu wenig Platz vorhanden, um die nötigen Abstände einhalten zu können, gibt es möglicherweise Meetingräume, welche zu Arbeitsplätzen umfunktioniert werden können.

Schutzwände: Wenn der vorgegebene Abstand (1.5 Meter) zwischen Personen nicht eingehalten werden kann, kommen Schutzwände z.B. aus Plexiglas zur anwendung. Diese schirmen Mitarbeiter zusätzlich voneinander ab und minimieren das Risiko einer möglichen Virenübertragung. 

Abstand und Zeitbegrenzungen bei Meetings: In Meetings ist es ebenfalls wichtig, die Abstände einzuhalten. Allenfalls können auch im Büro verschiedene Räume und Videotools für Besprechungen genutzt werden. Auch die Sitzungsdauer einzuschränken, ist eine sinnvolle Massnahme, um möglichst wenig Zeit auf engem Raum zu verbringen. Wenn der Platz eng ist, eine physische Zusammenkunft aber trotzdem notwendig ist, können Meetings auch mit Masken durchgeführt werden. 


Wieder vermehrt Home Office einführen– Tipps damit sich die Mitarbeiter wohl fühlen

Neben der passenden Infrastruktur inkl. Zugang zu digitalen Tools ist es wichtig, dass im Home Office die sozialen Interaktionen nicht komplett verloren gehen. Ein regelmässiger, informeller Austausch mit Kolleginnen und Kollegen sorgt dafür, dass sich die Mitarbeitenden weniger isoliert fühlen.
 

Wer soll ins Home Office?

Bei der Frage, wer denn ins Home Office soll, helfen diese Überlegungen: 

  • Wer kann ohne grosse technischen Aufwände direkt ins Home Office wechseln? Z.B. Mitarbeitende mit Firmen-Notebooks und Handys und Cloud-basierten Tools
  • Wer arbeitet bereits teilweise im Home Office?
  • Wer pendelt und nutzt ÖV intensiv?
  • Wo sitzen Mitarbeitende im Büro eng zusammen?
  • Wer gehört aufgrund von Vorerkrankungen oder Alter zur besonders gefährdeten Zielgruppe?

Technische Voraussetzungen im Home Office

Im Home Office soll auch einwandfrei gearbeitet werden können. Deshalb stellt sich die Frage nach der Kommunikation und Erreichbarkeit:

  • Wie ist sichergestellt, dass die Telefonzentrale besetzt ist und die normalerweise genutzten Firmennummern erreichbar sind?
  • Haben Mitarbeiter kein Firmenhandy, so ist ggf. eine App des Telefonieanbieters vorhanden, die als GSM Erweiterung auf den Mitarbeiterhandys installiert wird. So können diese weiterhin unter den gewohnten Durchwahl & Firmennummern telefonieren und müssen auch keine privaten Gesprächskosten generieren. Hier ist z.B. auch das Softphone eine ideale Lösung, mit diesem kann über den PC telefoniert werden. 
  • Zur vereinfachten Kommunikation mit Mitarbeitern und im Team untereinander hilft ein Online-Chat, in dem Mitarbeiter zu normalen Büroarbeitszeiten immer erreichbar sein müssen. Mögliche Tools, die kostenlos oder günstig für kleinere Teams zu haben sind, sind z.B. Slack, Google Hangout, Skype oder Microsoft Teams.
  • Meetings, die nicht mehr vor Ort stattfinden, können via Videokonferenz durchgeführt werden. Dazu sind die oben genannten Tools ebenfalls sehr gut nutzbar, auch zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten. Bei Videokonferenzen ist darauf zu achten, dass störende Nebengeräusche wie Musik oder Gespräche von anderen Familienmitgliedern vermieden werden. 

Machen Sie sich auch Gedanken darüber, ob der Zugriff auf diese Systeme gewährleistet ist: 

  • Firmen-E-Mail-Account
  • Datenspeicher / Fileablage
  • Benötigte Office Tools
  • Branchenspezifische Software wie CRM, ERP, CAD etc.
  • Security: Sind die privaten PCs sicher genug? Welche Virussoftware & Firewalls sollten unbedingt verwendet werden, um die Geschäftsdaten nicht zu gefährden, wenn von privaten PCs aus gearbeitet wird?

Gute Kompromisslösungen und ein wenig Kreativität sind in nächster Zeit wieder vermehrt gefragt, wenn es um den Arbeitsplatz geht. Eine übereilte Entscheidung fürs Home Office oder Büro bringt Stress für Mitarbeitende und Führungskräfte und gefährdet die Gesundheit. 
 

Aktuelle Informationen des BAG
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