Büroeinrichtung

Büroeinrichtung für KMU kaufen – was sind die Auswahlkriterien?

Bei der Auswahl von passenden Büromöbeln und Einrichtungen für Empfang, Büro- und Konferenzräume sind diese Aspekte wichtig:

• Budget
• Raumfläche und Raumhöhe
• Anzahl Arbeitsplätze
• New Work: hybrides Arbeiten und Desksharing im Unternehmen
• Funktionalität der Arbeitsräume (z. B. stilles Arbeiten, Teamarbeit, Konferenzen)
• Möglichkeit von Kreativzonen, Pausenräumen und Küche
• Ergonomie (Stichwort Gesundheit)
• Atmosphäre
• Büroeinrichtung als Abbild des Unternehmensimages

Geht es um eine Ergänzung zu bestehenden Möbeln für Ihr Büro oder um eine komplette Büroausstattung? Geben Sie die Ausgangslage im Bedarfs-Check an, dann können unsere Anbieter gezielt offerieren.

Tipps der KMU-Einkaufsexperten – was ist wichtig bei der Beschaffung?

• Ihr Budget bestimmt den Umfang einer professionellen Büroplanung und die Qualität der Einrichtung des Arbeitsplatzes sowie der Büroausstattung. Je nach Budget können Sie sich für eine von drei Preis-Leistungs-Kategorien entscheiden:
  • Low Budget: Kauf einzelner Büromöbel beim Discounter, Occasionsmöbel
  • Mittleres Budget: Einrichtungssystem vom Möbelanbieter mit Beratung
  • Hohes Budget: Professionelles Einrichtungskonzept vom Spezialisten
• Manche Büroplaner bieten beim Kauf einer grösseren Anzahl Büromöbel eine kleine, kostenlose und zur gekauften Einrichtung passende Büroplanung an. Normalerweise ist die Planung aber eine separate Dienstleistung.
• Die Lieferzeiten für Büromöbel können mehrere Monate betragen, ausser sie befinden sich bereits an Lager. Beginnen Sie deshalb frühzeitig mit der Anfrage und der Planung.

Was kostet eine Büroausstattung?

Die Preise von Möbeln fürs Büro richten sich nach vielen Faktoren wie Qualität, Stil, Ergonomie oder Funktionalität und dem professionellen Planungsaufwand. Dabei ist die Preisspanne sehr gross. Je nach Ansprüchen kann ein Büroarbeitsplatz zwischen CHF 2’000 und CHF 15’000 kosten.

Mit unserer Kostenübersicht können Sie die Preise abschätzen, noch bevor Sie eine Büroausstattung kaufen.

Wie setzt sich eine Büroeinrichtung zusammen?

Eine Büroeinrichtung beinhaltet verschiedene Komponenten, die zusammen ein zweckmässiges Ganzes bilden sollten. Durch eine perfekte Flächenplanung, Abstimmung und Ausrichtung des Mobiliars und mit ergonomischen Büromöbeln gestalten Sie eine Bürolandschaft, die die Zusammenarbeit vereinfacht und die Kommunikation sowie die Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeitenden unterstützt.

Ergonomie: Schreibtische, Stehpulte und Bürostühle

Mit ergonomischen Möbeln fürs Büro fördern Sie die Gesundheit und die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden. Allerdings nur, wenn das Mobiliar richtig eingestellt und an den jeweiligen Arbeitsplatz angepasst ist. Ergonomische Bürostühle beispielsweise bieten den Mitarbeitenden Komfort und Rückenstützung während des langen Arbeitstags. Die Stühle müssen anpassbar sein, um die individuellen Bedürfnisse zu erfüllen. Im Zentrum steht dabei die Einstellung von Sitzhöhe, Rückenlehne und Armlehnen.

Höhenverstellbare Sitz- / Stehtische ermöglichen Ihren Mitarbeitenden, zwischen Arbeiten im Sitzen und im Stehen zu wechseln. Dass stundenlanges Sitzen sich negativ auf die Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden auswirkt, ist in vielen Studien nachgewiesen.

Raumakustik: den Schall im Griff

Gerade in Open-Space- oder Multi-Space-Büros sowie generell in Grossraumbüros kann es schnell etwas lauter werden. Viele Mitarbeitende haben Mühe mit Lärm, entsprechend wichtig ist eine professionelle Büroplanung. Diese unterstützt Sie dabei, die Raumakustik mithilfe geeigneter Massnahmen wie Akustik-Trennwänden sowie geeigneter Materialien zur Schalldämmung und Schallabsorption zu optimieren.

Für helle Köpfe: die richtige Bürobeleuchtung

Zur Raumatmosphäre gehört auch die passende Beleuchtung für das Büro. Natürliches Licht ist ideal, aber oft nicht ausreichend vorhanden. Deckenleuchten, Stehleuchten und Schreibtischlampen schaffen hier Abhilfe und sorgen für blendfreie und gleichmässige Helligkeit. Sie sollten ausgewogen kombiniert werden. Gerade moderne Bürokonzepte mit unterschiedlichen Arbeitszonen erfordern eine professionelle Lichtplanung.

Für den Konferenzraum: Besprechungstische und Besprechungsstühle

Ein Besprechungszimmer soll repräsentieren und gleichzeitig so eingerichtet sein, dass eine angenehme Gesprächs- und Arbeitsatmosphäre entsteht, die Kommunikation und Kreativität genauso erlaubt wie professionelle Präsentationen. Hierzu gehören Stühle und Konferenztische, aber auch die Konferenztechnik (inklusive Videokonferenzsystemen), passende Schrankwände und anderes mehr. 

Was spricht für professionelle Büromöbel und Büroeinrichtungen?

Es gibt viele Gründe, warum Sie in eine professionelle Büroausstattung, eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Arbeitsraumgestaltung und eine einladende Einrichtung des Empfangs investieren sollten. Spezialisten für Büromöbel und Büroeinrichtungen sind Profis und erstellen eine umfassende Bedarfsanalyse. Mit der richtigen Einrichtung erreichen Sie

• eine Steigerung der Produktivität, Effizienz und Kreativität.
• die Erhaltung oder gar Verbesserung der Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden.
• einen positiven Einfluss auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
• eine verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation unter den Mitarbeitenden .
• eine optimale Raumakustik auch im Open-Space-Büro.
• eine Stärkung des Unternehmensimages und eine positive Wahrnehmung Ihrer Marke.

Warum sind ergonomische Arbeitsplätze wichtig?

Bei der Ergonomie im Büro geht es darum, Arbeitsplätze so zu gestalten, dass die Mitarbeitenden – egal welche Tätigkeit sie ausüben – ihre Aufgaben optimal erfüllen können. Im Fokus stehen dabei:

• Arbeitshöhen (Stühle und Tische)
• Wirkungsräume
• Beleuchtung
• Klima
• Lärm

Ergonomische Büroeinrichtungen bieten nicht nur viele Vorteile für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden, auch das Arbeitsgesetz verlangt eine ergonomische Gestaltung der Arbeitsplätze, Arbeitsgeräte und Hilfsmittel, um die arbeitenden Menschen auch bei langfristiger Ausübung ihrer Tätigkeit vor körperlichen Schäden zu schützen. Es geht dabei vor allem um muskuloskelettale Erkrankungen des Bewegungsapparats, also um Schädigungen von Muskeln, Knochen und Sehnen – beispielsweise bei Rückenschmerzen. Ein weiteres Augenmerk liegt auf der Augenbelastung. 

Die Vorteile von ergonomischen Arbeitsplätzen für Ihr Unternehmen sind – ganz unabhängig von gesetzlichen Vorschriften – offensichtlich:

• Weniger gesundheitsbedingte Abwesenheiten
• Höhere Produktivität und mehr Engagement der Mitarbeitenden
• Höhere Leistungsfähigkeit
• Optimaler Einsatz der individuellen Fähigkeiten
• Steigerung der Zufriedenheit der Mitarbeitenden

Worauf achten beim Kauf von ergonomischen Möbeln für Büros?

Zentral bei der Gestaltung eines ergonomischen Arbeitsplatzes ist nicht nur das richtige Mobiliar, sondern auch dessen richtige Einstellung. Ob im Büro, an der Supermarktkasse oder an der Maschine, ein ergonomischer Bildschirmarbeitsplatz muss verschiedene Vorgaben erfüllen. Achten Sie schon beim Einkauf darauf. 

Stuhl

• Die Arbeits- und Sitzhöhe muss an die Körpergrösse angepasst werden können.
• Die Beine benötigen genügend Bewegungsspielraum.
• Beide Füsse müssen am Boden aufsetzen können, wobei Knie und Hüfte jeweils einen 90-Grad-Winkel aufweisen sollten.
• Harte Rollen auf weichem Boden, weiche Rollen auf hartem Boden
• Bequeme und stützende Rückenlehne
• Die Sitzform sollte Änderungen der Sitzhaltung und Sitzrichtung erlauben.

Tisch

• Ergonomische Schreibtische müssen höhenverstellbar sein (Sitz- / Stehpult)
• Standsicher, biegefest sowie Schwingungen und Erschütterungen dämpfend
• Bein- und Fussfreiheit muss gegeben sein
• Richtige Höhe: Ellenbogen bildet einen rechten Winkel, wenn die Unterarme flach auf dem Tisch liegen.
• Mindestgrösse der Arbeitsfläche bei Bildschirmarbeit: Tiefe 80 cm, Breite 120 cm

Bildschirm

• Muss nicht reflektierend sein
• Eine Armlänge Abstand zwischen Augen und Bildschirm
• Obere Bildschirmkante auf Augenhöhe
• Ein durchschnittlich ausgestatteter Bildschirmarbeitsplatz benötigt 8 bis 10 m2 zusammenhängende Bodenfläche.

Arbeitsplatz

• Mindestanforderungen an den Bewegungsraum, sitzend (bei Körpergrösse < 185 cm):
  • Arbeitsfläche Breite 80 cm, Tiefe 100 cm
  • Beinraum Breite 58 cm, Tiefe 70 cm, Höhe 66 cm
• Mindestanforderungen an Greifraum für kurzzeitige Arbeiten: 40 bis 70 cm Radius zwischen Hüfte und Schulterhöhe 
• Beachtung individueller Bedürfnisse (z. B. Geschlecht, Linkshänder), vor allem auch bei der Wahl der Arbeitsgeräte

Lärm, Luft und Licht 

• Temperatur etwa 21° / 22° Celsius
• Luftfeuchtigkeit 40% bis 60%
• Sauerstoffgehalt etwa 21% des Luftvolumens (nicht unter 17%)
• Schallschutzwände in Open-Space-Büros
• Ergonomische Beleuchtung, Tageslicht und künstliche Beleuchtung kombiniert, wo möglich ist natürliches Licht vorzuziehen.

Arbeitsplatzergonomie im Homeoffice

Prinzipiell sollten Sie darauf achten, dass der Arbeitsplatz zu Hause nach den gleichen Prinzipien wie im Unternehmen gestaltet ist. Arbeiten Ihre Angestellten mit dem Laptop, empfehlen sich eine externe Tastatur sowie eine Computermaus, die gut in der Hand liegt. Eine indirekte gute Beleuchtung ohne Blendung und Reflexion hilft, die Augen vor Ermüdung zu schützen. Arbeiten abseits des Arbeitsplatzes – zum Beispiel am Küchentisch oder auf dem Sofa – sollte eher die Ausnahme bleiben.

Was spricht für Stehpulte?

Bekannt ist, dass langes Sitzen insbesondere dem Rücken schadet. Bei einer ergonomischen Arbeitsplatzgestaltung spielt daher der manuell oder elektrisch höhenverstellbare Bürotisch eine zentrale Rolle. Sitz- / Stehpulte ermöglichen die optimale Balance zwischen Stehen und Sitzen während der Büroarbeit. Mit einem Stehpult – kombiniert mit ergonomischen Bürostühlen, angenehmer Akustik und Beleuchtung – bieten Sie Ihren Mitarbeitern die ideale Arbeitsumgebung. Sitz- / Stehpulte sind aus verschiedenen Materialien gefertigt und mit verschiedenen Tischflächen, Tischgestellen und Beschichtungen erhältlich. Bei modernen Modellen können die Höheneinstellungen gespeichert werden, sodass auch mehrere Personen am gleichen Sitz- / Stehtisch arbeiten können, ohne ihn jedes Mal mühsam wieder einstellen zu müssen.

Die ideale Höheneinstellung eines Stehpults finden Ihre Mitarbeitenden folgendermassen:

• Beide Füsse gleichmässig belasten
• Schultern und Nacken entspannen
• Unterarme auf die Tischplatte legen
• Die Höhe ist ideal, wenn sich beim Ellenbogen mindestens ein Winkel von 90° ergibt.
• Falls die Tischplatte sich neigen lässt: Für Schreibarbeiten empfiehlt sich eine flache, fürs Lesen eine geneigte Stellung.

Was kosten Stehpulte in der Schweiz?

Ein elektrisch verstellbares Stehpult kostet zwischen CHF 500 und CHF 2'500. Die Preise können aber je nach Anforderungen davon abweichen. Detaillierte Angaben zu den Preisen für die Einrichtung von Empfang, Büro- und Konferenzräumen finden Sie auf unserer Kostenübersicht.

Wie wird eine optimale Raumakustik erzielt?

Vor allem in Open-Space-Büros (Grossraumbüros), aber auch in normalen Büroräumen mit mehreren Arbeitsplätzen kann die Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden wegen Lärmbelastung deutlich sinken. Entsprechend wichtig ist eine optimale Raumakustik. Diese hängt von verschiedenen Faktoren ab, etwa von der Raumgrösse, der Raumform und der verbauten Materialien. Viele Büroplaner arbeiten mit Akustiklösungen – mit Wänden, die als Schallabsorber dienen oder Raumteilern mit Hall absorbierenden Eigenschaften. Dabei unterscheiden sie zwischen mobilen und permanenten, fix installierten Akustikmodulen:

Fix installierte Akustiklösungen in Büroräumen

• Beeinflussen die Nachhallzeit günstig
• Sorgen permanent für eine angenehme Raumakustik
• Decken- und Wandverkleidungen als optimale Absorptionsflächen
• Kombination mit Heiz- oder Kühlelementen möglich

Mobile Akustiklösungen in Büroräumen

• Werden ergänzend zu permanenten Akustiklösungen eingesetzt, zum Beispiel als Tischabsorber oder Raumtrenner
• Flexibel einsetzbar und verschiebbar bei Veränderung der Raumeinteilung 

Schritte für eine gute Raumakustik und weniger Lärm

• Installation von schallabsorbierenden Materialien wie Wandpaneelen, Deckenplatten, Vorhängen oder Teppichen
• Aufbau von schallreduzierenden Trennwänden, Raumteilern oder Akustiksäulen
• Beschaffung von Büromöbeln aus schallabsorbierenden Materialien mit Fokus auf Polsterungen und Stoffbezügen
• Kontrolle und Überwachung von Geräuschquellen wir Klimaanlagen, Drucker oder Telefonen 

Welche Lampen und Lichtsysteme eignen sich für Büroräume?

Bei der Einrichtung von Büro und Empfang sollten Sie der Be- und Ausleuchtung der Räume besondere Aufmerksamkeit schenken. Denn eine unzureichende Beleuchtung insbesondere der Arbeitsplätze führt oft zu Müdigkeit, Kopfschmerzen oder Augenleiden. Eine optimale Beleuchtung hingegen bringt positive Effekte für die Mitarbeitenden mit sich:

• Erhöhte Konzentration und Aufmerksamkeit
• Höhere Leistungsfähigkeit
• Steigerung der Produktivität
• Steigerung des Wohlbefindens
• Grössere Motivation
• Positive Auswirkung auf die Gesundheit

Es lohnt sich also, einen professionellen Büroplaner zurate zu ziehen, der eine passende Lösung für jeden Raum findet und Ihnen eine individuelle Lichtberatung bezüglich der Bürobeleuchtung und Lichtqualität bieten kann. Geben Sie einfach im Bedarfs-Check an, dass Sie sich für Bürobeleuchtung interessieren.

Tipps zur optimalen Beleuchtung von Büroräumen

Jeder Büroraum ist anders, entsprechend individuell sind die Anforderungen an die Beleuchtung. Generell lässt sich aber sagen, dass Tageslicht das beste Licht für Gesundheit und Konzentration ist. Entsprechend sollten die Arbeitsplätze so positioniert sein, dass sie möglichst viel vom Tageslicht profitieren. Um Blendungen zu reduzieren, eignen sich Vorhänge oder Jalousien; grundsätzlich sollte es keine direkte Sonneneinstrahlung auf Bildschirme oder Arbeitsflächen geben. 
Auch unter idealen Voraussetzungen reichen natürliche Lichtquellen jedoch selten aus und müssen durch zusätzliche, künstliche Beleuchtung ergänzt werden. Diese besteht aus einer Kombination von direkter und indirekter Allgemeinbeleuchtung, die mit Tischleuchten oder Stehlampen an den Arbeitsplätzen ergänzt werden kann. 

Energieeffizienz bei der Beleuchtung von Büroräumen

Die Energieeffizienz ist auch bei der Bürobeleuchtung ein wichtiges Thema. Verwenden Sie als Leuchtmittel LED-Lampen, die weniger Energie verbrauchen als etwa Halogen-Leuchten oder gar Glühbirnen. Damit sparen Sie auch zusätzlich Geld, denn Licht emittierende Dioden weisen eine viel höhere Lebensdauer auf. Ausserdem sind sie unempfindlich gegenüber Erschütterungen und Vibrationen und dimmbar. Bewegungs- und Tageslichtsensoren sorgen zusätzlich dafür, dass wirklich nur dort Licht brennt, wo es benötigt wird.

Welche Anforderungen muss das Mobiliar von Konferenzräumen erfüllen?

Die Einrichtung eines Konferenzraums oder Sitzungszimmers muss verschiedenen Anforderungen gerecht werden. Einerseits muss sie effektives und flexibles Arbeiten ermöglichen, andererseits einen gewissen Komfort bieten und ästhetische Ansprüche erfüllen. Sie soll eine erfolgreiche Kommunikation ermöglichen und die Ideenentwicklung mit Kunden, Mitarbeitenden und Partnern unterstützen. 

Zur Einrichtung eines gut ausgestatteten Besprechungszimmers gehören:

• Konferenzraummöbel
• Technische Infrastruktur / Kabelmanagement
• Beleuchtung und Verdunkelungsmöglichkeit
• Videokonferenztechnik respektive Videokonferenzsystem
• Dekoration
• Wasserspender

Stühle im Konferenzzimmer

Konferenzen und Meetings können dauern, daher ist Komfort ein wichtiger Aspekt. Die Stühle sollten ergonomisch sein und eine bequeme, den Rücken stützende Sitzposition ermöglichen. Achten Sie auch auf die Funktionalität. So ist es etwa von Vorteil, wenn sich die Stühle leicht verschieben lassen.

Tische im Konferenzzimmer

Auch bei den Tischen im Konferenzraum gilt das Augenmerk der Funktionalität. Statt eines grossen Konferenztisches können zum Beispiel Multifunktionstische (Steh- / Sitztische), die sich unterschiedlich kombinieren lassen, die passende Lösung für Ihren Konferenzraum sein. Sie sollten von Design und Höhe zu den Stühlen passen oder sich leicht anpassen lassen. 

Planung der Konferenzraummöbel – klassische Bestuhlungsarten

Der Konferenzraum ist in Bezug auf die Kommunikation einer der wichtigsten Räume in Ihrem Unternehmen. Die Einrichtung, die Technik und der Konferenzraum selbst beeinflussen die Qualität der Kommunikation und Arbeitseffizienz massgeblich. Je nach Bedarf kann der Raum durch die Möbel unterschiedlich strukturiert werden.

Je nach Grösse und Verwendung des Konferenzraums benötigen Sie auch ein Videokonferenzsystem, Mikrofone, Lautsprecher, Leinwand, Beamer, Scheinwerfer etc. Achten Sie zudem darauf, dass Sie das Licht dimmen können und eine Möglichkeit haben, den Raum zu verdunkeln. 

Bei der weiteren Ausgestaltung des Konferenzraums gilt grundsätzlich die Regel «weniger ist mehr». Ein paar wenige stilvolle, schlichte Bilder an den Wänden und frische Blumen für spezielle Anlässe reichen völlig aus.

Autor: Patrick Gunti