Archivieren, strukturieren, planen: Tipps zur Büroorganisation

Ordnung ist das halbe Leben. In einem Büro zählt dieser Ausspruch besonders, vor allem wenn dort nicht alleine gearbeitet wird. Damit wichtige Informationen für jeden schnell auffindbar sind und auch im hektischen Alltag die Kommunikation reibungslos funktioniert, können ein paar grundlegende Tipps dabei helfen, die verschiedensten Abläufe optimal zu gestalten. 

Teamwork

Soll die Effizienz in einem Unternehmen gesteigert werden, wird oft der Arbeitsdruck erhöht oder in leistungsfähige Technik investiert, die bestimmte Aufgaben übernehmen soll. In einem Büro müssen viele Tätigkeiten jedoch nach wie vor von Menschen erledigt werden. Auch hier gibt es zahlreiche Ansatzpunkte, um wirtschaftlicher zu arbeiten. 

Ganz grob lassen sich die möglichen Massnahmen dabei in vier Bereiche unterteilen:

  • Organisation und Aufbewahrung von Informationen
  • Organisation der Kommunikation
  • Gestaltung der Arbeitsplätze
  • Strukturierung der Arbeitsabläufe

Je nach Grösse eines Büros und den jeweiligen Tätigkeiten bieten sich in jedem dieser Bereiche Anknüpfungspunkte für eine optimalere Organisation. In manchen Punkten überschneiden sich die Bereiche, so dass sich Änderungen noch weitreichender auswirken können.  

1. Ablage und Archiv optimal strukturieren

Egal ob es um das Archivieren von E-Mails und elektronischen Dokumenten geht, um die Strukturierung von Datenbanken oder die Organisation allgemeiner Wissensinformationen, die für alle Mitarbeiter zur Verfügung stehen: Je weniger Chaos hier herrscht, umso besser. Der wichtigste Schritt ist deshalb, für einheitliche Strukturen zu sorgen, an die sich jeder halten muss. 

Organisation digitaler Dateien
So sollte etwa ein einheitliches Format zur Benennung von Dateien festgelegt werden. Dabei gibt es vermutlich nicht die eine universell perfekte Methode, vielmehr sollten die individuell wichtigen Parameter berücksichtigt werden: Datum, Art der Datei (z.B. Rechnung), Projekt, Kunde, Aufgabenbereich. Dies sind nur ein paar der möglichen Punkte. Ein Blick wie die Dateiorganisation bei grösseren Einrichtungen, etwa in der Forschung, gehandhabt wird, kann aufzeigen, welche Optionen es gibt und was dabei berücksichtigt werden sollte. 
Schliesslich lässt sich dieses Prinzip auch auf die Ordnerstrukturen übertragen. Wer einmal mit dem einheitlichen System vertraut ist, kann sich schnell zurechtfinden und in neue Projekte einlesen.    

Organisation analoger Informationen
Im Büroalltag läuft einiges nach wie vor analog ab. Auch wenn E-Mails bei der schriftlichen Kommunikation heute oft den grössten Teil ausmachen, muss der Umgang mit Briefen oder Vertragsunterlagen richtig strukturiert werden. Ein einheitliches System trägt auch hier dazu bei, dass die Dokumente beim richtigen Mitarbeiter landen und zeitnah abgearbeitet und/oder archiviert werden können. 

Visuelle Orientierungshilfen werden oft unterschätzt, stellen jedoch eine einfache und intuitive Möglichkeit dar, Dinge schnell zu identifizieren, zuzuordnen oder aufzufinden: 

  • Akten und Ordner können für unterschiedliche Abteilungen oder Projekte beispielsweise farblich gegliedert werden. Farbige Trennblätter können im Inneren für Ordnung sorgen. 
  • Drucksachen wie Formulare, Broschüren oder Briefbögen werden oft in einfachen Stehsammlern oder neutralen Boxen für alle bereitgestellt. Eine einheitliche Beschriftung mit einer eindeutigen Hierarchie macht das Auffinden ebenfalls leichter. 
  • Mithilfe von Etiketten können viele unterschiedliche Dinge im Büro einheitlich beschriftet werden. Schubladenschränke, Ablagefächer, Aufbewahrungsboxen, Aktenordner: die Liste lässt sich beliebig fortsetzen. Wer hier auf hochwertige Etiketten in einheitlichem Design setzt, kann das ganze Büro konform ausstatten. Gleichzeitig lässt sich die Büroorganisation im Sinne der Corporate Identity gestalten. Mit dem passenden Trägermaterial (Papier oder Kunststoff) können die Etiketten in fast jedem erdenklichen Bereich eingesetzt werden. Für Laufmappen, die sowohl im Büro als auch im Produktionsbereich unterwegs sind, stellen Kunststoffetiketten die langlebigere Variante dar. 
    
2. Kommunikation effizient organisieren

Bei diesem Punkt geht es darum, die interne und externe Kommunikation so zu gestalten, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen und der sinnvolle Austausch untereinander unterstützt wird.  

Teamaustausch

Ansprechpartner definieren
Eine grundlegende Massnahme ist es, für jeden Bereich einen eindeutigen Ansprechpartner zu bestimmen. So weiss jeder, an wen er sich bei Fragen oder einer Zusammenarbeit wenden muss. Ein Organigramm soll schliesslich klar visualisieren, wie die einzelnen Abteilungen strukturiert sind und wer für was zuständig ist. Mit Telefonnummer und Mailadresse versehen, ist so auf einen Blick alles schnell erfassbar. Ein Organigramm lässt sich schon ganz einfach mit üblicher Office‑Software erstellen und als digitale Version leicht auf dem aktuellen Stand halten. 

Internen Austausch sinnvoll steuern
Kurzfristige Anfragen sollte jeder Mitarbeiter zügig per Telefon oder persönlich mit dem passenden Ansprechpartner klären können. Allerdings ist es wichtig, dass dabei der Workflow des anderen berücksichtigt und nicht ständig unterbrochen wird. Es  gilt abzuwägen, was dringend erledigt werden muss, und was sich gegebenenfalls zusammen mit weiteren Punkten erledigen lässt. 
Absprachen die mehrere Mitarbeiter betreffen, sollten deshalb, möglichst zu einem definierten Zeitpunkt, gemeinsam im Rahmen einer kleinen Konferenz getroffen werden. Werden solche Kurzmeetings gut vorbereitet, sind sie ein gutes Instrument, um verschiedene Punkte effizient abzuarbeiten und dabei die interne Kommunikation zielgerichtet zu fördern.  


3. Arbeitsplätze optimal gestalten

Einen wichtigen Beitrag zur reibungslosen Kommunikation kann auch die Gestaltung der Büroräumlichkeiten und der Arbeitsplätze leisten. Hier geht es schon mit der Ordnung an jedem einzelnen Schreibtisch los. Zwar tragen persönliche Gegenstände, wie Fotos der Liebsten oder Grünpflanzen, durchaus zu einer positiven Arbeitsatmosphäre bei, dennoch sollten sich auch kreative Chaoten am Arbeitsplatz an eine gewisse Grundordnung halten. Spätestens wenn ein Mitarbeiter im Urlaub ist und die Kollegen dann mühsam in Dokumentenstapeln nach gewünschten Unterlagen suchen müssen, ist etwas schiefgelaufen.  

Ordnung halten
Benutztes Geschirr, Altpapier und erledigte Unterlagen sollten regelmässig weggeräumt werden. Dann wird wieder Platz für die nächsten Aufgaben frei. Was für die digitale Ablage von Dateien gilt, kann auch auf Büromaterialien übertragen werden. Ist die Ablage an jedem Arbeitsplatz gleich organisiert, finden sich auch die Kollegen schnell zurecht. An einem übersichtlichen Schreibtisch fällt es zudem leichter, sich zu konzentrieren. 

Eine zentrale Anlaufstelle für Büromaterialien ist ebenfalls oft sinnvoll. Wichtige Verbrauchsmaterialien sollten für alle schnell auffindbar und zugänglich sein. Einige wenige Dinge, die regelmässig verwendet werden, können auch am jeweiligen Arbeitsplatz untergebracht sein. Alles andere ist im „Materialdepot“ besser aufgehoben. Dies trägt ebenfalls zu einem aufgeräumten Arbeitsplatz bei.

Raumaufteilung optimieren
Ein sehr komplexes Feld ist zudem die grundsätzliche Strukturierung der Büroräumlichkeiten. Welches Raumkonzept am besten passt, hängt von vielen Faktoren ab. Alle haben spezifische Vor- und Nachteile: 

  • Einzelarbeitsplätze und Einzelbüros bieten die besten Rückzugsmöglichkeiten und fördern die Konzentration. Eine geschlossene Tür sorgt einerseits für Ruhe, stellt aber auch eine Hürde für Kollegen dar und hemmen so in gewisser Weise den internen Kommunikationsfluss. 
  • Teamarbeitsplätze und Gruppenbüros fördern dafür den gegenseitigen Austausch. Mobile Trennwände, halbhohe Schrankelemente oder auch Pflanzen können einzelne Arbeitsplätze voneinander abgrenzen und so Zonen schaffen. Dennoch kann die Lärmbelastung vor allem bei kommunikationsintensiven Unternehmen sehr hoch sein, was zulasten der Konzentration geht. 
  • Zentrale Rückzugszonen oder sogenannte Business Boxen können hier für Abhilfe schaffen und Raum für diskrete Telefonate oder für konzentriertes Arbeiten zwischendurch bieten. Sie sind mit speziellen schallabsorbierenden Paneelen ausgestattet und können allen Mitarbeitern flexibel zur Verfügung stehen.  
  • Zentrale Besprechungsräume lassen sich im besten Fall an unterschiedlich grosse Teilnehmerzahlen anpassen. Da sie meist nicht ständig in Benutzung sind, kann der Platz optimal genutzt werden. 

Stehen bestimmte, für alle zugängliche Interaktionsflächen, zur Verfügung, wie etwa Steharbeitsplätze oder Sitzgruppen, können diese ebenfalls zum spontanen informellen Austausch genutzt werden. 

Arbeitsplatz

4. Arbeitsabläufe ökonomisch aufstellen

Bei der Raumaufteilung ist zudem eine sinnvolle Reihenfolge der Arbeitsabläufe wichtig. Kollegen oder Abteilungen die oft zusammenarbeiten müssen, sollten nicht zu weit voneinander entfernt platziert werden. Kurze Wege fördern auch hier den Austausch und die Kommunikation untereinander. 

Routinen und sinnvolles Zeitmanagement
Für wiederkehrende Aufgaben ist es sinnvoll, ebenfalls gewisse Routinen zu etablieren. So fällt es neuen Kollegen oder Urlaubsvertretungen einfacher, diese zu übernehmen. Manche Mitarbeiter tun sich zudem leichter, wenn sie auch im Tagesablauf einem gewissen Zyklus folgen und sich für bestimmte Aufgaben bestimmte Zeiten definieren. 

Eine mehr oder weniger detaillierte Zeitplanung hilft zudem dabei, wichtige Termine und Deadlines einhalten zu können. Dabei solle jedoch stets etwas Puffer für unvorhergesehene Tätigkeiten und Aufgaben mit eingeplant werden. 

Nutzung von Organisationstools
Auch spezielle Software kann zum Organisieren von Aufgaben und ganzen Projekten einer einzelnen Person oder auch dem ganzen Team Vorteile bieten. Sie bedienen sich ebenfalls praktischer, visueller Elemente, um einzelne Positionen und Arbeitsschritte festzuhalten, sie bestimmten Mitarbeitern zuzuordnen, sie mit weiteren Informationen zu versehen oder Fristen zur Erledigung festzulegen. Meist lassen sich über einen zentralen Server oder das bürointerne Netzwerk notwendige Daten und digitale Unterlagen zum jeweiligen Projekt hinterlegen oder austauschen.     

Evaluierung als wichtiges Instrument bei der Optimierung

Um die Auswirkungen von Änderungen bei der Büroorganisation richtig bewerten zu können, ist eine regelmässige Evaluierung unumgänglich. Es müssen Vergleichswerte dokumentiert werden, damit sich herausfinden lässt, welche Massnahmen zu mehr Effizienz geführt haben und wo eventuell noch Verbesserungsbedarf besteht. 

Die Zeiterfassung kann hier ein sinnvolles Instrument sein. Je nach Branche und Schwerpunkt kann ein passendes System eingesetzt werden. Auf diese Weise können detaillierte Informationen zum Zeitaufwand einzelner Projekte oder Abteilungen generiert werden, die als Grundlage für die Evaluierung dienen. 

Darüber hinaus ist auch das klassische Mitarbeitergespräch nach wie vor eine gute Möglichkeit, sich einen Überblick zu verschaffen, wie es mit dem Arbeitsklima bestellt ist. Gerade in grösseren Unternehmen sind solche Informationen aus erster Hand zielführend. Werden die Mitarbeiter im Rahmen eines betrieblichen Vorschlagssystems zur Einreichung von Verbesserungen angeregt, wirkt sich dies oft positiv auf die Arbeitsmoral aus. Die Eigenverantwortung wird damit ebenso gefördert, wie die Verbundenheit zum jeweiligen Unternehmen.    


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