Souverän durchs Meeting

SitzungMeetings sind oftmals Segen und Fluch zugleich. Der Gedankenaustausch und eine gemeinsame Diskussion können das Team einen Schritt vorwärtsbringen und spielen deshalb im Arbeitsprozess eine wichtige Rolle. Um ertragreiche Ergebnisse und eine gute Gruppendynamik zu erzielen, müssen jedoch alle Teammitglieder aktiv mit dabei sein. Nur so kann ein Meeting einen positiven Effekt haben.

Häufig werden Meetings von den Mitarbeitern als lästig wahrgenommen, weil sie sie als ineffizient empfinden. Dieser Eindruck entsteht, wenn sich nur Einzelne an der Diskussion beteiligen, wenn keine konstruktiven Argumente hervorgebracht werden oder wenn zu viel Zeit mit Themen verschwendet wird, die nichts mit dem eigentlichen Projekt zu tun haben.

Die folgenden Tipps helfen Ihnen und dem gesamtem Team dabei, zu vermeiden, dass die Meetings eine völlige Zeitverschwendung werden.


Sitzungsvorbereitung - Agenda

Die wichtigsten Punkte, die unbedingt angesprochen werden müssen, sollten im Vorhinein definiert werden. Dabei fällt Ihnen auch gleich auf, wenn es eigentlich gar nichts zu besprechen gäbe. Wenn die Gespräche dann während des Verlaufs abschweifen, sollte der Gesprächsleiter den Fokus wieder auf die definierten Punkte lenken. Wird diese Funktion in der Gruppe nicht vom Chef übernommen, sollte vor dem Meeting ein Hauptverantwortlichen bestimmt werden.

Protokollführung

Diese Aufgabe sollte nicht der Sitzungsleitende übernehmen, da er sonst vom Gesprächsverlauf abgelenkt ist. Am besten wird direkt zu Beginn der Sitzung bestimmt, wer die wichtigsten Punkte zusammenfasst. Das Protokoll sollte dann noch am selben Tag an alle Teilnehmer verschickt werden. Für weitere Mitarbeiter, die nicht am Meeting teilnahmen, sollte das Protokoll ebenfalls zur Verfügung gestellt werden. Bei Interesse können sie sich so informieren, was aktuelle Themen sind.

Auf der Teilnehmerliste

Involvierte Mitarbeiter sind eher bestrebt, eine Lösung zu finden, als jene, die nur zu Informationszwecken mit dabei sind. An der Besprechung müssen deshalb nur Leute dabei sein, die von der Thematik direkt betroffen sind. Für alle anderen genügt es, wenn sie via E-Mail über Fortschritte oder Ergebnisse informiert werden.

Vielredner und Endloserklärer unterbrechen

Personen, die zu weit ausholen oder versuchen, das Gespräch zu dominieren, verhindern das Zusammenkommen verschiedener Meinungen. Ausserdem werden zurückhaltende Redner ausgeschlossen. In so einem Fall hilft es, wenn der Sitzungsleitende eingreift und dem Vielredner eine Aufgabe stellt. Von seinen Argumenten soll er die drei wichtigsten Aspekte herausgreifen. Nur diese darf er dann in der Gruppe vortragen.

Allgemeiner Anstand

Natürlich gelten auch während einer Sitzung die üblichen Anstandsregeln. Vermieden werden sollten zum Beispiel:

  • Zu spät kommen
  • Mit dem Mobiltelefon spielen
  • Auf Papier herumkritzeln
  • Tuscheleien mit dem Nachbarn
  • Beleidigend oder zu laut werden
  • eine Körperhaltung, die Langeweile demonstriert
Positiver Abschluss

Bekannterweise bleibt das Ende eines Ereignisses am besten im Gedächtnis haften. Deshalb sollte auch das Meeting, bereits im Hinblick auf das nächste, einen positiven Abschluss finden. Dazu fasst der Gesprächsführende die wichtigsten Punkte zusammen, die besprochen wurden und zeigt nochmals auf, welche Erfolge erzielt wurden. Als Motivation und Aufgabe für das nächste Mal werden noch die offenen Themen aufgezählt und allenfalls direkt an die zuständigen Mitarbeiter verteilt.

Stefanie Nadig GRYPS Offertenportal AG
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Stefanie Nadig arbeitet als Junior Marketing Manager bei der GRYPS Offertenportal AG. Dort ist sie zuständig für den KMU Blog, Content Creation und Online Marketing.

 

 

 

 

 

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