3 Tipps, wie KMU mit ERP & MSaaS gut in die Zukunft investieren
Für KMU ist der digitale Wandel eine grosse Chance. Viele Prozesse können schnell verbessert werden – doch wie bleiben gleichzeitig die Kosten unter Kontrolle? Schweizer KMU haben eine Reihe von hilfreichen Erfahrungen gesammelt, was es bei der Einführung einer Software und gerade auch beim ERP-Betrieb zu beachten gilt.
Gastbeitrag von Milan Blagojevic, Sales Director Myfactory & Proffix bei der Forterro Schweiz AG
Bei der Software-Auswahl ist es wie in der Liebe: Drum prüfe, wer sich länger bindet. Tolle Funktionen, schlanke Prozesse und smarte Oberfläche können schnell für die Schmetterlinge im Bauch sorgen – doch wenn es ums Geschäft geht, sieht man sogar noch genauer hin und gleicht ab, ob es ein Match ist und die Software zum Unternehmen und zum Team passt.
Diese Top-3-Fragen sollte man sich stellen, wenn man über ein neues ERP nachdenkt:
1. Was kann das ERP verbessern?
Eine grosse Rolle bei der Auswahl spielt die Funktionalität: In welchen Bereichen des Unternehmens will man besser werden mit dem ERP? Wie spart man Zeit und Geld und kann somit mehr Gewinn erzielen? Je umfassender eine Software, desto mehr Prozesse können optimiert werden. Ideal für KMU ist eine All-In-One-Software, die im ganzen Unternehmen zum Tragen kommt – der grosse Vorteil sind zentrale Stammdaten, auf die überall zugegriffen wird. Wichtig ist auch die Usability, also die einfache Bedienung, welche die Anwender schnell zum Ziel führt und idealerweise auch Spass macht.
Was die Software kann, ist eine der wichtigsten Fragen – wer jedoch wirklich in die Zukunft investiert, denkt noch 2 Schritte voraus.
2. Wo wird die Software betrieben?
Wir alle kennen Software, die man sich herunterlädt und einfach startet. Bei Unternehmenssoftware war es lange Zeit üblich, diese auf eine viel kompliziertere Art zu implementieren: Dazu wurden eigene Server in den Kellern des Unternehmens benötigt, auf denen die Software installiert war – «On Premises» nennt man diese Art der Software-Nutzung, die immer noch durchaus üblich ist.
Vorteile der Cloud
Demgegenüber steht die Cloud-Nutzung, also der Zugriff via Browser. Die Software ist in diesem Fall auf Servern ausserhalb des Unternehmens gespeichert, welche ein spezialisierter Anbieter, oftmals der Hersteller der Software, gleich mit dem ERP mitliefert. Dies macht die Cloud besonders schnell und sicher, da man keine Experten im eigenen Unternehmen dafür abstellen und auch keine Investitionen in IT-Hardware tätigen muss – um das ERP-Hosting kümmert sich der Hersteller.
Swiss made und Swiss hosted als Gütesiegel für ERP
Einen Tipp kann man Schweizer KMU in Sachen Herkunft geben: Swiss made und Swissdec zertifizierte Software ist nicht nur von den Funktionen auf unsere Schweiz zugeschnitten. Software, die auch gleich in der Schweiz gehostet wird, wird definitiv in Schweizer Rechenzentren betrieben, so dass keinerlei Daten die Schweiz verlassen. Das ist in puncto Datenschutz und Qualitätssicherung besonders wichtig. Sicherheit und Compliance werden damit in jedem Bereich der Software gross geschrieben.
3. Wie stemmen Sie die Einführungskosten und den Betrieb?
Mit einer ERP-Software in der Cloud fällt bereits einiges an Aufwand weg, der früher in Unternehmen lag. Man kann sich darauf verlassen, dass der ERP-Anbieter sich um den ganzen Betrieb kümmert. Auf Investitionen in Hardware und IT-Fachkräfte kann das Unternehmen also verzichten. Vielmehr bekommen KMU eine sichere und skalierbare Cloud-Infrastruktur, die von Experten verwaltet wird. Auch wenn ein solches Cloud-Modell viel besser zu KMU passt als ein aufwendiger On-Premises-Betrieb: Es stellt sich immer noch die Frage nach der Einführung und der laufenden Betreuung der Software. Diesen Punkt sollte man keinesfalls ausser Acht lassen, wenn man über ein neues ERP nachdenkt.
ERP im Managed Software-as-a-Service-Modell
Aus diesem Grund gibt es Betriebsmodelle in der Cloud, die noch passgenauer auf die Situation in KMU zugeschnitten sind. Bei Managed Software-as-a-Service, abgekürzt MSaaS-Modellen, wird die Betreuung der Software als Abo angeboten – ähnlich wie man es aus dem Privatleben bei Streamingportalen kennt. In diesem Fall wird das ERP-System von A bis Z direkt vom Hersteller betreut. In solchen Paketen sind viele Leistungen inklusive. Alle Ausgaben sind rundum planbar, alle Leistungen aus einer Hand. Ein transparentes Preismodell ohne Initialkosten und versteckte Gebühren ermöglicht eine präzise IT-Budgetplanung und dabei volle Kostenkontrolle. Somit gibt es keine Investitionshürden mehr, die früher bei On-Premises-Lösungen ein notwendiges Upgrade verhindern konnten. Da die Einführungskosten komplett entfallen, gibt es die grösste Herausforderung und Hürde bei einer ERP-Einführung nicht: Keine Initialkosten statt hoher Startinvestitionen sowie schnelle Einführung statt langer Implementierungszeit.
Die gute Planbarkeit der Ausgaben und eine gleichmässige Verteilung der Software-Kosten bringen weitere Vorteile mit sich: Sind in einem solchen Rundum-Paket auch die Softwarelizenzen enthalten, können Unternehmen sofort starten, ohne zusätzliche Initialkosten. Sie bekommen Profi-Services für die Einführung und den laufenden Betrieb sowie für Anpassungen und Optimierungen. Dabei bleiben KMU auch technologisch immer auf dem neuesten Stand mit ihrem ERP. Dank Upgrades und Updates sowie regelmässiger Systemaktualisierungen ist sichergestellt, dass immer die neueste Version des ERP-Systems im Einsatz ist und alle innovativen neuen Funktionen zur freien Verfügung stehen. Hinzu kommen Leistungen wie Support-Service, Software-Schulung, Branchenlösungen-Support, Sicherheit und Datenschutz und die Möglichkeit zur Mitgestaltung der Software. Kleine und mittelständische Unternehmen sparen sich also Ressourcen, welche sie andernfalls für die Betreuung des Systems aufwenden müssten.
Schneller zum ERP – Ohne Initialkosten
Anstelle hoher Vorabinvestitionen gibt es mit dem MSaaS-Modell transparente monatliche Kosten. Dies ermöglicht eine schnelle Implementierung. So ist das ERP in Wochen statt in Monaten einsatzbereit.
Die folgenden Schritte haben sich in Best Practices bewährt für eine schnelle, kostengünstige und zugleich qualitativ hochklassige Einführung:
Analyse und schnelle Erfassung der Anforderungen
1. Ziele – Gemeinsame Evaluierung, was das Unternehmen mit dem ERP erreichen möchte
2. Projekt – Abstimmung einer realistischen Planung für die Umsetzung
3. Prozesse – Gemeinsame Analyse der Geschäftsprozesse und Potentiale für Optimierung
Standardisierte Einführung – agil mit Best Practices
4. Einführung – Umsetzung der Anforderungen, Migration der Daten und Live-System
Integration & Schulung
5. Verfeinerung – Tests, Schulungen und Optimierungen
6. Go-Live – Echt-Betrieb mit dem Cloud ERP
Kontinuierliche Optimierung und Support
7. Support – Unterstützung mit Managed Services wie MSaaS
Schnelle ERP Cloud Implementierung ohne Einführungskosten
Myfactory hat für seine Kunden jetzt ein Managed-Software-as-a-Service-Paket entwickelt, das all diese Vorteile aus einer Hand bündelt. In diesem Modell entfallen die Initialkosten. KMU können sich so voll und ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, während sich unser Myfactory-Team um Ihre ERP-Bedürfnisse kümmert. Myfactory-Experten sind auch in Ihrer Nähe und bieten eine umfassende Betreuung. In der Schweiz, Deutschland, Österreich und den Niederlanden sind über 1.000 Experten für die Kunden von Myfactory im Einsatz. Myfactory ist ein Cloud ERP mit besonders grossem Funktionsumfang.
Myfactory kann kostenfrei und unverbindlich getestet werden: Zur kostenlosen Testversion
Milan Blagojevic, Digitalisierungsexperte für Schweizer KMUs | Executive MBA, Sales Director für Myfactory & Proffix bei der Forterro Schweiz AG.
Zur Übersicht