So finden Sie die passende Software für Ihr KMU

Die passende Software im Unternehmen hilft dabei, Zeit, Kosten und Arbeitskräfte zu sparen, Prozesse zu vereinfachen und die Effizienz zu steigern. Doch die grosse Auswahl an Business Software kann zu Beginn überfordern. Damit die Wahl nicht zur Qual wird, haben wir die wichtigsten Entscheidungsmerkmale für Sie zusammengestellt.

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Software-Evaluation – die wichtigsten Fragen

Um zu evaluieren, welche Software Ihnen den Alltag erleichtern wird, gibt es einige Punkte, die vorgängig zu klären sind:

  • Wo verlieren Sie Zeit? In welchen Bereichen besteht Handlungsbedarf?
  • Werden Ihre Kunden gut betreut?
  • Haben Sie den Überblick über Aufträge, Verträge, Projekte und Finanzen?
  • Entspricht die Erfassung von Arbeitszeit und Absenzen Ihren Vorstellungen?
  • Ist die Website aktuell und auf die Bedürfnisse Ihrer Besucher ausgerichtet?
  • Welche Prozesse können optimiert oder vereinfacht werden?
  • Welche Anforderungen stellen Sie an eine Software ?
  • Reicht eine Standardanwendung oder benötigen Sie eine massgeschneiderte Lösung?
  • Können Sie eine neue Software selber implementieren oder brauchen Sie dazu einen IT-Dienstleister?
     

In diesen Bereichen können Sie mit der richtigen Software die Effizienz steigern und Kosten minimieren:

Kundenkontakt – CRM und Marketing

Ihre Kunden entscheiden über Erfolg oder Misserfolg Ihres Unternehmens. Wie wollen Sie den Kontakt zu Ihnen pflegen? Hier gibt es folgende Möglichkeiten:

  • Newsletter
  • Live-Chat auf Website
  • Kontaktformulare, Fragebögen und Kommentarfunktionen
  • E-Mail, Telefon, Post (Flyer, Broschüren, Kataloge)
  • Anzeigen
  • Blogs, Artikel, Social Media Posts

Damit die Kundenbeziehungen durch die oben genannten Tools gepflegt werden können, braucht es das passende CRM sowie, je nach Art der Kontaktaufnahme, weitere Software wie z.B. Lösungen zur Erstellung von E-Mail-Kampagnen, ein Content Management System (CMS) zur Erfassung von Blogs, Kontaktformularen etc.

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Verwaltung und Bearbeitung von Aufträgen und Offerten

Mit zufriedenen Kunden vermehren sich auch die Aufträge und Anfragen. Dabei spielt es eine Rolle, wie häufig Aufträge reinkommen und wie umfangreich diese sind. Eine ERP Software mit Auswertungsfunktion liefert rasch und zuverlässig Informationen über den Status des Auftrags/der Offerte. Stellt die Verwaltung Ihrer Aufträge spezifische Anforderungen? ERP Systeme können modular aufgebaut und Ihren Anforderungen angepasst werden.

Vertragsverwaltung

Kundenaufträge, Lieferantenbestellungen und auch die Anstellung ihrer Mitarbeiter muss vertraglich geregelt sein. Je mehr das Unternehmen wächst, desto schwieriger wird es, diese Verträge zu verwalten. Eine ERP Software mit dem passenden Modul zur Vertragsverwaltung erinnert Sie zudem auch an Kündigungsfristen.

Pendenzenmanagement

Nicht nur Aufträge und Offerten wollen gemanagt werden. Auch Projekte und Aufgaben innerhalb des Unternehmens brauchen Organisation. Wie können Sie Ihre Projekte managen? Dabei gilt es zu überlegen, ob Sie viel interdisziplinär (abteilungsübergreifend) arbeiten oder die Bereiche klar aufgeteilt sind. Wenn Sie interdisziplinär arbeiten, helfen z.B. Tools wie Trello.

Fakturierung und Finanzbuchhaltung

Wenn ein Auftrag erfolgreich abgeschlossen wurde, erfolgt die Rechnungsstellung. Diese kann mit einer Software ganz einfach automatisiert werden. Aber nicht nur für Rechnungen, sondern auch die gesamte interne Finanzbuchhaltung kann über eine Software erfolgen. Wird die Finanzbuchhaltung von einem Treuhänder übernommen, kann ein Belegserfassungprogramm die benötigten Daten einfach übernehmen und an den Treuhänder übermitteln.

Lagerbewirtschaftung

Detail-, Einzel- Onlinehandel und Co. leben nicht hauptsächlich von Aufträgen und Offerten, sondern vor allem vom Direktverkauf Ihrer Produkte. Je grösser das Sortiment, desto wichtiger ist eine gut organisierte Lagerbewirtschaftung, sonst verliert man schnell den Überblick. Eine moderne Warenwirtschaftssoftware übernimmt die Lagerverwaltung, die Nachbestellung und die Abbuchung.

Arbeitszeit- und Absenzerfassung

Nebst einer funktionierenden Auftrags- und Finanzverwaltung darf natürlich auch die Arbeitszeiterfassung Ihrer Mitarbeiter nicht vergessen gehen. Wird viel mobil gearbeitet? Wie viele Mitarbeiter haben Sie? Und müssen Sie auch Absenzen und Projektzeiten erfassen? Je nach Anforderung machen verschiedene Zeiterfassungsysteme Sinn:

  • Basic-Lösung für kleinere Unternehmen: Excel-Tabelle
  • Online-Lösung/App für Mitarbeiter, die viel unterwegs sind
  • Badgesysteme für die Zeiterfassung auf die Minute genau
  • Tools mit der Möglichkeit zur Projektzeiterfassung etc.
Website

Die Website ist das Aushängeschild und Marketingmittel Nummer Eins jedes Unternehmens. Je nach Umfang und Komplexität reicht zu deren Verwaltung ein einfaches CMS aus oder Sie brauchen eine vielseitigere Software, z.B. wenn ein Online-Shop integriert werden soll.


Die Evaluation der richtigen Business-Software kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Experten für ERP, CRM, Zeiterfassung u.a. haben ein grosses Know-how und können Sie fachgerecht beraten.

Fabienne Geiger

GRYPS Offertenportal AG
Obere Bahnhofstrasse 58
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055 211 05 30
www.gryps.ch

Fabienne Geiger arbeitet bei der GRYPS Offertenportal AG in den Bereichen Content Creation, SEO und Leadmanagement.

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