Büroausstattung – das brauchen Sie zum Start
Aktualisiert am 22.11.2023
Möbel, Kaffeemaschine, Telefon & Co. – Büro einrichten
So viel wie nötig und so wenig wie möglich – das wird Ihre Devise sein beim Einrichten Ihrer ersten Büroräumlichkeiten. Was nötig ist, hängt natürlich von Ihrer Tätigkeit ab. Die Malermeisterin kann ihre Kunden problemlos in einem kleinen Raum neben der Werkstatt empfangen, und wenn es ein bisschen nach Farbe riecht, umso besser. Der Unternehmensberater dagegen braucht von Anfang an repräsentative Räumlichkeiten an guter Adresse.
Bei aller Unterschiedlichkeit: Ein paar Dinge benötigen alle Gründer und Gründerinnen von Anfang an. Hier die wichtigsten davon mit ein paar Tipps.
Büromöbel und Co.
Büromöbel sind teuer, die Arbeitsplätze für zehn Angestellte kosten rasch einmal 30‘000 Franken und mehr. Dennoch sollten Sie hier nicht auf Billigvarianten setzen. Erstens fördern eine angenehme Atmosphäre und gut eingerichtete Arbeitsplätze das Wohlbefinden und die Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden, zweitens sind Sie auch aus arbeitsrechtlicher Sicht verpflichtet, für eine sichere und ergonomische Arbeitsumgebung zu sorgen.
Ergonomische Büromöbel
Die beiden wichtigsten Büromöbel: der Tisch und der Stuhl. Hier ein paar Hinweise dazu.
Ideal sind höhenverstellbare Tische (zwischen 65 und 125 cm), an denen man sowohl im Sitzen als auch im Stehen arbeiten kann. Unter der Tischplatte braucht es genügend Beinfreiheit, auch für grosse Personen. Für einen Bildschirmarbeitsplatz ist eine Fläche von mindestens 120 cm Breite und 80 cm Tiefe nötig. Die Kabel sollten in einem Kabelkanal verstaut sein. Eine matte, nicht spiegelnde Tischoberfläche ist besser für die Augen.
Auch die Bürostühle müssen höhenverstellbar sein, und auch hier müssen Sie darauf achten, dass sowohl grosse als auch kleine Personen bequem sitzen können. Die Mitarbeitenden müssen beide Füsse auf dem Boden abstellen können, kleine Personen benötigen allenfalls eine Fussstütze. Knie und Hüfte sollten beim Sitzen einen Winkel von 90 Grad bilden. Die Rückenlehne muss so verstellt werden können, dass die Stütze für die Lende am richtigen Ort ist.
Jetzt Anbieter für Ihre Büroeinrichtung finden
Nutzen Sie ganz einfach den Bedarfs-Check und unsere Einkaufsexperten finden für Sie bis zu drei passende Anbieter.
Gesundes Raumklima: Akustik und Beleuchtung
Open-Space Offices, Grossraumbüros, sind heute weitverbreitet – vor allem auch weil sie kurze Kommunikationswege und einen schnellen Informationsaustausch ermöglichen. Der Nachteil: Es wird rasch so laut, dass die Konzentration und die Leistungsfähigkeit beeinträchtigt werden. Achten Sie deshalb auf eine gute Raumakustik. Die Lärmbelastung lässt sich etwa mit Schallschluckelementen an Decken und Wänden oder mit Trennwänden zwischen den Arbeitsplätzen reduzieren.
Wichtig für das Raumklima ist auch eine gute Beleuchtung. Schlechte Lichtverhältnisse verursachen Müdigkeit und Kopfschmerzen. Die beste Beleuchtung liefert das Tageslicht. Platzieren Sie also die Arbeitsplätze möglichst beim Fenster, achten Sie aber darauf, dass es nicht zu störendem Lichteinfall auf die Bildschirme kommt. Zusätzlich zum Tageslicht werden Sie auch künstliches Licht benötigen. Am besten ist eine Kombination von direkter Arbeitsplatzbeleuchtung und indirekter Raumbeleuchtung.
Kaffeemaschine und Mitarbeiterverpflegung
Sind Sie vorerst allein oder mit einer Partnerin, einem Freund im neuen Unternehmen tätig, ist die Mitarbeiterverpflegung kein grosses Thema. Doch sobald Sie mehrere Angestellte haben, sollten Sie sich Gedanken dazu machen.
Ihre Mitarbeitenden schätzen es, wenn es am Arbeitsplatz einige Verpflegungsmöglichkeiten gibt – etwa eine Kaffeemaschine mit guter Auswahl oder einen Verpflegungsautomaten mit gesunden Snacks. Das trägt zur Zufriedenheit und zur Motivation am Arbeitsplatz bei – ein wichtiger Faktor, gerade in einer neu gegründeten Firma.
Checkliste Mitarbeiterverpflegung
Je weniger Gelegenheiten zur Verpflegung es in der näheren Umgebung gibt, desto eher sind Sie gefordert, Ihren Angestellten einige Angebote zur Verfügung zu stellen. Überlegen Sie sich diese Punkte.
- Wie viele Angestellte werden die Verpflegungsmöglichkeit nutzen?
- Sollen Getränke, kleine Snacks oder ganze Mahlzeiten zur Verfügung stehen?
- Erledigen Sie das Reinigen und Befüllen des Automaten selber oder soll diese Arbeit vom Anbieter übernommen werden?
- Stellen Sie Ihren Angestellten eine Büroküche zur Verfügung? Wie gut soll sie eingerichtet sein (Mikrowelle, Herd, Kühlschrank)?
- Wie viel kann das Angebot kosten?
Konzepte für die Mitarbeiterverpflegung
Unternehmen setzen auf unterschiedliche Konzepte, um ihren Mitarbeitenden gesunde Nahrung zur Verfügung zu stellen. Was möglich ist, hängt vor allem von der Unternehmensgrösse ab. Für Ihr neu gegründetes KMU werden Sie kaum eine eigene Betriebskantine einrichten. Aber vielleicht besteht die Möglichkeit, bei einem grösseren Unternehmen in der Nähe günstige Konditionen für Ihre Mitarbeitenden auszuhandeln.
Für das Angebot in Ihrem Betrieb stehen Ihnen diese Varianten zur Verfügung:
- Kaffeemaschinen
Eine Kaffeemaschine gehört zum Büro wie der Senf zum Cervelat. Bei der Wahl des richtigen Kaffeeautomaten spielen die Anzahl der Mitarbeitenden und der tägliche Kaffeekonsum eine grosse Rolle. Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Modelle auf unserer Seite Kaffeemaschinen. - Verpflegungsautomaten
Verpflegungsautomaten bieten heute mehr als bloss Crackers und Kekse. Je nach Automat gehören frisches Obst, Sandwiches, Salate oder gar ganze Menüs mit und ohne Fleisch zum Sortiment. Der Vorteil: Die Automaten benötigen wenig Platz und es braucht kein Personal. Der Nachteil liegt in der beschränkten Auswahl. Zudem werden viele Automaten mit zuckerhaltigen Getränken und Snacks befüllt, die keine ausgewogene Ernährung ermöglichen. Das geeignete Modell finden Sie auf unserer Seite Verpflegungsautomaten. - Selbstverpflegung
Viele KMU setzen auf Selbstverpflegung: Die Mitarbeitenden bringen Vorgekochtes von zu Hause mit oder besorgen sich Mahlzeiten ausserhalb und wärmen das Essen in der Büroküche auf. Dafür sollten Sie mindestens einen Kühlschrank und ein Mikrowellengerät zur Verfügung stellen. Oder Sie bieten Ihren Angestellten eine vollständig eingerichtete Küche inklusive Geschirrspüler.
Jetzt Anbieter für Kaffeemaschinen finden
Nutzen Sie ganz einfach den Bedarfs-Check und unsere Einkaufsexperten finden für Sie bis zu drei passende Anbieter.
Telefonanlage
Eine gute Telefonanlage gehört zur Grundausrüstung. Nur so ist ein reibungsloser Kontakt zu Ihren Kundinnen und Kunden, zu Lieferanten und Geschäftspartnerinnen gewährleistet.
Welche Telefonanlage passt?
Überlegen Sie sich als Erstes, was Ihre Telefonanlage bieten soll:
- Wie viele Personen telefonieren für Ihr Unternehme? Wie oft sind diese am Telefon? Telefonieren sie inhouse oder (vorwiegend) von unterwegs?
- Welche Funktionen benötigen Sie? Wartemusik, Konferenzschaltungen, Integration von Firmenhandys, Videotelefonie …
- Wird hauptsächlich im Inland telefoniert oder auch oft ins Ausland?
- Mit welchem Anbieter (Carrier) möchten Sie zusammenarbeiten? Swisscom, UPC, Sunrise …
Die folgende Zusammenstellung hilft Ihnen, diese Fragen konkret zu beantworten.
| Telefonanlagen evaluieren | |
|---|---|
| Aspekte der Telefonanlage | Überlegungen |
| Tarifmodell |
|
| Nummern |
|
| Anrufe managen |
|
| Konferenzschaltungen |
|
Ausstattung |
|
| Ausfallsicherheit |
|
| Technologie |
|
| Telefonserver |
|
| Telefonie auslagern |
|
Wie teuer ist eine Telefonanlage?
Wie teuer Sie Ihre Telefonanlage zu stehen kommen, hängt von folgenden Faktoren ab:
- Anzahl und Art der Endgeräte (Telefonapparate)
- Anzahl interner und externer Rufnummern
- Telefonserver inhouse oder in der Cloud
- Umfang der benötigten Funktionen
- Carrier
Jetzt Telefonanlagen-Anbieter finden
Nutzen Sie ganz einfach den Bedarfs-Check und unsere Einkaufsexperten finden für Sie bis zu drei passende Anbieter.
Drucker und Kopierer
Der Markt für Drucker und Kopierer ist vielfältig, die Übersicht über Preise und Marken kann schnell verloren gehen. Die meisten dieser Geräte sind heute multifunktional, vereinen also die Funktionen eines Druckers, eines Kopierers und eines Scanners in einem Apparat. Um sich richtig zu orientieren und einen passenden Drucker zu wählen, beantworten Sie als Firmengründer oder Jungunternehmerin als Erstes diese Fragen zum Bedarf:
- Wie viele Seiten werden pro Monat gedruckt respektive kopiert?
- Ist es wichtig, dass die Seiten sehr schnell gedruckt werden?
- Welche zusätzlichen Funktionen wie Sortieren, Heften etc. benötigen Sie?
- Sollen Grossformate gedruckt werden (A3 oder mehr)?
- Wie viele Sorten Papier bedrucken Sie, wie viele Papierschubladen sind nötig?
Welches Modell wählen?
Sie wissen noch nicht, ob Sie einen einfachen Discounter-Drucker oder ein professionelles Gerät benötigen? Diese Kriterien helfen Ihnen, eine optimale Lösung zu finden:
- Einsatz hauptsächlich für Textausdrucke oder auch für hohe Fotoqualität
- Druck farbig oder schwarzweiss
- Bluetooth- und WLAN-Lösung
- Duplexfunktion
- Integriertes Finishing (Heften und Sortieren)
- Spezielle Schnittstelle (für SD, USB und Ähnliches)
Eine gute Übersicht über die Geräte für verschiedene Bedürfnisse finden Sie auf unseren Seiten «Drucker für KMU» und «Kopierer für KMU». Füllen Sie dort den Bedarfs-Check aus und wir finden für Sie kostenlos bis zu drei passende Anbieter.
Gesundheitsaspekte
Das Thema der Ozon- und Feinstaubemission wird bei Printgeräten oft diskutiert. Es gibt Möglichkeiten, diese Probleme zu vermeiden. Ein paar Tipps zur Reduktion von Emissionen:
- Folgen Sie der Gebrauchsanweisung des Herstellers.
- Platzieren Sie den Drucker / Kopierer in einem grossen, offenen Raum.
- Lüften Sie diesen Raum regelmässig.
- Lassen Sie das Gerät regelmässig warten.
- Beheben Sie Papierstaus vorsichtig.
Beschaffungskosten für Drucker
Beim Start der eigenen Firma zählt jeder Franken. Evaluieren Sie, ob ein Drucker / Kopierer mit allen Schikanen für eine erfolgreiche Gründung vonnöten ist oder ob ein simpler Drucker vom Discounter ausreicht.
Entscheiden Sie sich für ein teures Multifunktionsgerät mit Finishing-Funktionen, lohnt es sich allenfalls, den Drucker / Kopierer zu mieten oder zu leasen. Dann entfällt die hohe Anfangsinvestition; dafür bezahlen Sie monatliche Mietkosten, meist abhängig von der Anzahl Kopien respektive Seiten. Mit dazu gehört jeweils ein Wartungsvertrag – Servicearbeiten sind im Mietpreis inbegriffen.
Jetzt Drucker-Lieferanten finden
Nutzen Sie ganz einfach den Bedarfs-Check und unsere Einkaufsexperten finden für Sie bis zu drei passende Anbieter.
- Ergonomie am Arbeitsplatz – Informationen der Suva (nicht nur zum Büroarbeitsplatz)
- Alles Wichtige über Kaffeemaschinen und geeignete Anbieter
- Kopieren und Drucken – Kriterien für Ihre Wahl
- Was kostet eine Büroeinrichtung?
- Wie teuer ist ein Verpflegungsautomat?
- Wie teuer ist eine Telefonanlage?
- Wie teuer ist ein Drucker/Kopierer?
Autorin: Käthi Zeugin