Einzelfirma gründen in der Schweiz

Einzelfirma – die beliebteste Rechtsform in der Schweiz

Die Gründung einer Einzel­firma ist unkompliziert und braucht nicht viel Auf­wand. An sich können Sie morgen mit der Arbeit an­fangen, einen Namen suchen und sich als Einzel­firma bezeichnen. Trotzdem gibt es einige Stolper­steine, die später Probleme verur­sachen können. Hier erfahren Sie, worauf Sie achten müssen, wenn Sie eine Einzel­firma in der Schweiz gründen wollen.

Die Einzelfirma ist in der Schweiz beliebt. Gut 60 Prozent der Gründer und Gründer­innen wählen diese Rechts­form (siehe Info­grafik). Auch wenn Sie sich als Frei­berufler oder Free­lancerin selbst­ständig machen, als Anwältin, Arzt oder Archi­tektin, gründen Sie eine Einzel­firma und sind deren Inhaber oder Inhaberin.

Einzelfirma gründen – Checkliste

Diese Checkliste führt Sie durch die Gründung Ihrer Einzelfirma und hilft Ihnen, Probleme zu vermeiden:

1. Firmennamen bestimmen: Der Familienname des Inhabers oder der Inhaberin muss im Firmen­namen enthalten sein. Zudem müssen Sie beim kan­to­nalen Handels­register­amt abklären, ob nicht schon eine Firma mit demselben Namen existiert. Am besten geben Sie dafür im zentralen Firmen­register Zefix den gewünschten Namen ein. Gibt es bereits eine Firma mit diesem Namen, wird Ihnen diese angezeigt.
2. Eintrag ins Handelsregister: Der Eintrag ins Handelsregister ist für Einzel­unter­nehmen erst ab einem Jahres­umsatz von 100’000 Franken obli­ga­torisch. Es kann sich aber durchaus lohnen, eine Einzel­firma bereits vorher eintragen zu lassen.
3. Mehrwertsteuer abklären: Eine Einzelfirma ist mehr­wert­steuer­pflichtig, wenn der voraus­sichtl­iche Jahres­umsatz 100’000 CHF übersteigt. Sie können Ihr Unter­nehmen auch mit tieferen Umsätzen frei­willig der Mehr­wert­steuer unter­stellen. Das kann gerade in der Gründungs­phase Vor­teile bringen. 
4. Anmeldung bei der AHV: Die AHV-Ausgleichs­kasse überprüft nach Ihrer Anmeldung, ob es sich bei Ihrer Tätig­keit tat­sächlich um eine beruf­liche Selbst­ständig­keit handelt. Die Kriterien der AHV finden Sie in der unten stehenden Check­liste.
5. Obligatorische Versicherungen abschliessen: Obligatorisch sind ins­besondere die Sozialversicherungen für Ihr Personal, also AHV / IV, ALV, UVG und BVG. Gilt in Ihrer Branche ein allgemeingültiger GAV, schreibt dieser oft auch eine Kranken­tag­geld­versicherung vor. In gewissen Branchen, etwa für Anwälte oder Notarinnen, ist auch eine Berufs­haft­pflicht­ver­sicherung vor­ge­schrieben. Ist das Firmen­gebäude Ihr Eigen­tum, benötigen Sie in den meisten Kantonen eine Gebäude­versicherung. Und bevor Sie nicht eine Motor­fahr­zeug­haft­pflicht­ver­sicherung abge­schlossen haben, darf keines Ihrer Firmen­fahr­zeuge auf die Strasse. Viele andere Ver­sicherungen – Cyber­versicherung, Transport­versicherung und mehr – sind fakultativ, aber je nach Branche sehr zu empfehlen. Mehr Infor­mationen zum Thema Ver­sicherungen finden Sie unter «Risikoanalyse, Versicherungen, Vorsorge».

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Vor- und Nachteile einer Einzelfirma in der Schweiz

Entscheiden Sie sich für eine Einzel­firma, haben Sie ein Maximum an Frei­heiten –  Sie tragen aber gleich­zeitig eine grössere finanzielle Verant­wortung. Hier die Vor- und Nach­teile:

Vorteile:

• Sie brauchen kein Mindestkapital.
• Sie können Kapital aus der 2. Säule oder der Säule 3a für Ihre Firmen­gründung ein­setzen.
• Sie können Ihre unter­nehmerische Tätigkeit sofort aufnehmen.
• Die Gründung einer Einzel­firma ist ohne Handels­register­eintrag möglich. Denn gesetz­lich vor­geschrieben ist der Ein­trag ins Handels­register – und damit die ordent­liche Buch­führung – erst ab 100’000 Franken Umsatz.
• Es gibt keine Formalitäten für die Gründung und nur wenig Gebühren (ausser allenfalls für den Handels­register­eintrag).
• Sie geniessen volle unter­nehmerische Frei­heit.
• Der Verwaltungs­aufwand ist viel tiefer als bei einer AG oder GmbH.
• Anders als bei einer AG oder GmbH gibt es keine steuerliche Doppel­belastung.
• Eine Liquidation der Einzel­firma ist problem­los möglich, ebenso die Umwandlung in eine Kapitalgesellschaft.

Nachteile:

• Als Inhaberin oder Inhaber haften Sie mit Ihrem gesamten Vermögen – auch dem privaten – für die Ver­bind­lich­keiten der Firma.
• Der Firmenname ist nicht frei wählbar, Ihr Familienname muss darin enthalten sein.
• Für im Handelsregister eingetragene Einzel­firmen gelten Bilanzierungs­vorschriften – diese sind jedoch weniger streng als bei einer AG oder GmbH.
• Geschäfts- und Privat­einkommen sowie Geschäfts- und Privat­vermögen werden zusammen versteuert.
• Als Inhaber oder Inhaberin tragen Sie aufgrund der unein­geschränkten Haftung eine grosse finanzielle Verant­wortung.
• Sie können sich selber nicht gegen Arbeits­losig­keit versichern.
• Eine Beteiligung Dritter ist bei einer Einzel­firma nicht möglich.
• Die Einzelfirma an einen Nachfolger zu übergeben, ist komplizierter als bei der GmbH oder AG.

Einzelfirma gründen – die Kosten

Um eine Einzelfirma zu gründen, braucht es, anders als bei einer GmbH oder AG, kein Mindest­kapital. Die Gründungs­kosten liegen im Schnitt zwischen 700 und 1’000 Franken. Kosten ent­stehen unter anderem auch in diesen Bereichen:

• Treuhänder oder Treuhänderin für Abklärungen, Unterstützung bei der Gründung
• Handelsregistereintrag (ab einem Umsatz von 100’000 Franken)

Handelsregistereintrag für die Einzelfirma

Der Eintrag ins Handelsregister ist dann notwendig, wenn Ihre Einzel­firma einen Umsatz von mehr als 100’000 Franken erzielt. Ein Handels­register­eintrag empfiehlt sich aber oft schon vorher; dies sind die Vor­teile:

• Vertrauen und Seriosität: Der Eintrag schafft Vertrauen und unter­streicht die Seriosität, da Sie Infor­mationen zu Ihrem Unter­nehmen für jeder­mann zugänglich machen. Auch zeugt ein Eintrag von einer gewissen Solidität. Ist Ihre Firma nicht im Handels­register einge­tragen, kann es deshalb vor­kommen, dass eine Geschäfts­partnerin nur gegen Voraus­kasse liefert.
• Schutz des Firmennamens: Ihr Firmenname ist durch den Eintrag im Handels­register geschützt. Anders als bei AG und GmbH gilt dieser Schutz nicht schweiz­weit, sondern für die Standort­gemeinde Ihres Unter­nehmens samt Agglo­meration.
• Vertragsabschluss über Ihre Firma: Verträge können im Namen Ihres Unter­nehmens abge­schlossen werden; Sie können auch weitere Zeichnungs­berechtigte hinzuziehen. Ohne Eintrag laufen Verträge gewöhnlich nur über die Privatperson, das heisst über Sie als Inhaber oder Inhaberin.
• UID-Nummer: Mit dem Eintrag ins Handels­register wird Ihrer Firma auto­matisch eine UID-Nummer zuge­teilt. Ist Ihre Firma inter­national tätig und importiert oder exportiert Waren aus bzw. ins Aus­land, wird eine solche UID-Nummer oft von den Handels­platt­formen, Lieferantinnen oder Lieferanten verlangt.
• Korrekte Abrechnung von AHV und Steuern: Mit einem Handels­register­eintrag wird Ihre Firma automatisch erfasst, wodurch die AHV sich für die Abrechnung der Sozial­versicherungsbeiträge direkt bei Ihnen meldet. Die Eidgenössische Steuer­verwaltung (ESTV) wird wegen der MWST-Abrechnung auf Sie zukommen. Ohne Handels­registereintrag haben Sie mehr Aufwand, da Sie sich selber bei der AHV und der ESTV melden müssen, damit Ihre Firma erfasst wird.

Der freiwillige Eintrag ins Handelsregister kann aber auch Nach­teile mit sich bringen. Dazu gehören die Kosten des Handels­register­eintrags sowie die Tat­sache, dass im Handels­register einge­tragenen Unter­nehmen der Betreibung auf Konkurs unter­liegen. Und schliess­lich müssen Sie für die Ein­tragung einen sinn­vollen Zweck Ihres Unter­nehmens definieren, was je nach Branche zu einem längeren Ent­scheidungs­prozess führen kann.

Einzelfirma und Steuern

Wenn Sie eine Einzelfirma führen, wird nicht Ihr Unter­nehmen besteuert, sondern Sie als Privat­person. Den Unter­nehmens­gewinn müssen Sie also in der privaten Steuererklärung angeben und mit dem privaten Steuer­satz versteuern. Dasselbe gilt für das Firmen­kapital, das zum Privat­vermögen ge­schlagen wird.

Die Abrechnung der Mehrwertsteuer ist ab einem voraus­sicht­lichen Jahres­umsatz von 100’000 Franken obligatorisch. Es kann aber sinn­voll sein, sich bereits vorher frei­willig der Mehr­wert­steuer­pflicht zu unter­ziehen, beispiels­weise wenn Ihre Firma als Zulieferin oder Dienst­leisterin für mehr­wert­steuer­pflichtige Unter­nehmen tätig ist. Zudem kann Ihr Start-up die Vor­steuern auf den oft hohen Anfangs­inves­ti­tionen geltend machen. Gut möglich, dass diese höher sind als die geschuldete Mehr­wert­steuer. Dann erhalten Sie eine Steuer­gutschrift.

Einzelfirma in eine GmbH oder AG umwandeln

Eine Einzelfirma lässt sich später ohne viel Aufwand in eine AG oder GmbH um­wandeln bzw. über­führen. Dieser Ent­scheid steht etwa dann an, wenn Ihre Firma wächst, die Auf­träge zunehmen und immer mehr Mit­arbei­tende ein­gestellt werden. Der optimale Zeit­punkt für einen Wechsel der Rechts­form ist der Jahres­anfang. Beim Über­gang einer beste­henden Einzel­firma in eine GmbH oder AG sind einige Auf­gaben zu erledigen:

• Rechtsform und Firmennamen wählen
• Kontoauszüge per Übernahmedatum organisieren
• Revisionsstelle wählen und Prüfungsbestätigung eines Revisors einholen
• Stammkapital oder Aktienkapital festlegen
• Statuten für die neue Firma erstellen
• Versicherungen, Sozialversicherungen und Bankkonten überprüfen und wenn nötig anpassen
• Mehrwertsteuer anmelden oder die Änderung bekannt geben
• Firma neu im Handelsregister eintragen oder die Änderung bekannt geben

Häufige Fehler bei der Gründung einer Einzelfirma

Eine Einzelfirma ist schnell und einfach gegründet, jedoch zeigen sich an­schliessend immer wieder Fehler, die mit er­heb­lichen Kosten ver­bunden sein können. Achten Sie bei der Gründung auf diese Stolper­steine:

Fehler 1: Logo, Briefpapier und Web­auftritt vor dem Handels­register­eintrag entwerfen
Nutzen Sie den Firmen­namen erst, wenn alle not­wendigen Abklärungen gemacht und alle nötigen Firmen- und Marken­rechte erworben wurden – sonst müssen Sie Ihre Brief­schaften, Visiten­karten und Ihren Web­auftritt allen­falls neu gestalten, was mit Zusatz­ausgaben ver­bunden ist.  

Fehler 2: Einzelfirma nicht im Handels­register eintragen, um Geld zu sparen
Bei der Akquise von Neu­kundinnen und Neu­kunden, kann Ihnen ein Ein­trag viel nützen, denn er schafft Ver­trauen und kann aus­schlag­gebend für eine langjährige Kunden­bindung sein.

Fehler 3: Auf die Anmeldung bei der Mehr­wert­steuer verzichten
Es kann sinn­voll sein, sich auch mit einem Umsatz unter 100‘000 Franken frei­willig der Mehr­wert­steuer zu unter­stellen. Wenn Sie die effektive Abrechnungs­methode wählen, erhalten Sie die geleistete Vor­steuer auf Ihre oft hohen Investi­tionen zurückerstattet. Das kann gerade in der Anfangs­phase lukrativ sein, weil Sie noch wenig steuer­bare Umsätze erzielen.

Fehler 4: Möglichst wenig Sozialleistungen zahlen
Für sich selber müssen Inhaber und Inhaberinnen einer Einzel­firma kaum Beiträge an die Sozial­ver­sicherungen bezahlen. Sorgen Sie dennoch dafür, dass Sie durch Ein­zahlungen in die Säule 3a oder über zusätzliche Risiko­ver­sicherungen die fehlende Absicherung erhalten. Denn über Ihre Einzel­firma sind Sie per­sönlich nur wenig versichert.

Autorin: Käthi Zeugin