Externer Büroservice – prüfenswert für junge Unternehmen
Aktualisiert am 22.11.2023
Büroservice auslagern – das sind die Vorteile
Beim Start Ihrer Firma lohnt es sich oft nicht, Arbeitskräfte für Büroarbeiten zu rekrutieren. Häufig fällt gar nicht genügend Sekretariatsarbeit an, zudem würden die Lohnkosten das Budget sprengen. Da kann ein externer Büroservice eine gute Lösung sein.
Das sind die Vorteile, wenn Sie die Büroarbeiten auslagern:
- Sie sparen Personal und den damit anfallenden Recruiting- und Einarbeitungsprozess.
- Sie können Geld sparen, denn die Kosten des externen Services fallen bloss nach Aufwand an. Das ist oft günstiger als fixe Lohnkosten.
- Die Anbieter arbeiten genau nach Ihren Vorgaben und erledigen die Arbeiten zuverlässig, teilweise auch mehrsprachig.
- Ihnen bleibt mehr Zeit für die operativen Aufgaben.
Büroservice – die Aufgabenbereiche
Ein Büroservice umfasst alle Aufgaben, die dem klassischen Leistungsprofil einer kaufmännischen Angestellten entsprechen:
- Telefonservice
- Allgemeine Korrespondenz
- Adressdatenpflege, Agendaführung
- Rechnungsstellung, Mahnwesen
- Auf Wunsch und je nach Anbieter: Erstellen von Offerten und Präsentationen, Organisation von Events, Archivierung
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Das bringt ein Telefonservice
Ein externer Telefonservice bringt nicht nur eine Entlastung für Sie und für Ihr Budget, sondern auch einen Wettbewerbsvorteil. Das sind die typischen Aufgaben eines Telefonservices:
- Entgegennahme eingehender Anrufe
- Kompetente Beratung der Kunden über Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens
- Terminvereinbarungen
Die Angestellten eines guten Telefonservices verfügen über kaufmännisches Know-how und sind geübt im Kundendialog. Je nach Anbieter ist der Service auch mehrsprachig möglich. Das sind Ihre Vorteile:
- Zufriedene Kundinnen und Kunden dank professioneller Abwicklung
- Kompetente Beratung gemäss Ihren Vorgaben
- Bei Bedarf Erreichbarkeit rund um die Uhr
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Wahl des richtigen Büroservices
Für Start-ups eignet sich ein Büroservice, der sich auf kleinere Unternehmen spezialisiert hat, meist am besten. Viele KMU schätzen es zudem, wenn der Büroservice in ihrer Region angesiedelt ist. Ein lokaler Büroservice hat diese Vorteile für Sie:
- Gute Integration des externen Büroservices in Ihre Unternehmenskultur
- Vertrautheit mit örtlichen Besonderheiten, lokalen Regelungen und Vorschriften
- Persönliche Treffen zur Abstimmung problemlos möglich
- Auf Wunsch Arbeit vor Ort in Ihren Räumen
Statt mit einem lokalen Anbieter zusammenzuarbeiten, können Sie auch einen Online-Büroservice wählen. Dieser übernimmt sämtliche Aufgaben eines Bürodienstleisters. Dank unkomplizierten digitalen Systemen funktioniert die Kommunikation trotz Distanz problemlos. Die elektronische Übermittlung von Dokumenten spart Zeit, zudem können Sie die Arbeitsschritte direkt mitverfolgen.
Autorin: Käthi Zeugin