Buchhaltung und Abschluss für Neugründer

Als Gründer/-in eines Unternehmens stehen Ihnen drei Varianten in Bezug auf die Buchhaltung zur Verfügung:

  • 1. Variante: Sie haben buchhalterische Kenntnisse und führen die Buchhaltung komplett eigenständig.
  • 2. Variante: Sie übergeben die gesamte Buchhaltungsführung einem geeigneten Treuhänder.
  • 3. Variante: Verfügen Sie über Buchungskenntnisse, dann können Sie die Verbuchung selber Vornehmen. Abschluss, Mehrwertsteuerabrechnung und die Steuererklärung überlassen Sie aber dem Profi.
     

Was gehört alles zur Buchhaltung?

Zur Buchhaltung gehört die Finanzbuchhaltung (FiBu), die Mehrwertsteuerabrechnung, der Abschluss und die Steuern.
Der Unterschied zwischen der einfachen und doppelten Buchhaltung liegt darin:

  • Einfache Buchhaltung: Alle Einnahmen und Ausgaben werden nach Datum sortiert verbucht. Sie halten lediglich fest, dass Sie Geld eingenommen oder ausgegeben haben.
  • Doppelte Buchhaltung: Alle Einnahmen und Ausgaben werden nicht nur einmal, sondern gleich zweimal erfasst. Erstens wird erfasst, auf welchem Konto die Bewegung stattfand (z.B. auf dem Bankkonto oder in der Kasse). Zweitens wird erfasst, wozu das Geld verwendet wurde, bspw. für Reisekosten, Büromaterial etc.

     
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Buchführungspflicht GmbH, Einzelfirma und AG

Die doppelte Buchhaltung ist nicht für alle Schweizer Unternehmen Pflicht. Zur doppelt geführten Buchhaltung verpflichtet sind:

Infografik zur Buchhaltung für KMU 
Die wichtigsten Facts und Trends zur Treuhanddienstleistung in der Schweiz finden Sie übersichtlich und grafisch zusammengefasst in unserer Infografik.


Entscheidung 1:  Buchhaltung auslagern oder selber machen?

Als erstes müssen Sie als Neugründer entscheiden, ob Sie die Buchhaltung extern geben an einen Treuhänder oder diese selber führen. Wir haben Ihnen die Vor- und Nachteile der beiden Varianten aufgelistet:

1. Variante: Sie erledigen die gesamte Buchhaltung (Finanzbuchhaltung, Steuern, Mehrwertsteuer, Abschluss und Lohnadministration) eigenständig.

+  Grösster Vorteil: Keine externe Kosten
+  Sie haben Ihre Zahlen jederzeit im Überblick und automatisch ein besseres Gefühl, wie Ihr Unternehmen läuft.
  Grösster Nachteil: Hoher Zeitaufwand.
  Da Sie alleine die Buchhaltung führen, gibt es keine andere Person, die allfällige Verbuchungsfehler bemerken könnte.
  Falls Probleme / Unklarheiten auftauchen, müssen Sie allenfalls eine teure Beratung oder sonstige Hilfe aufsuchen, was viel Zeit und Kosten in Anspruch nimmt.

2. Variante: Die gesamte Finanz- und Lohnbuchhaltung wird an einen Treuhänder ausgelagert. Die Belege reichen Sie dabei regelmässig an den Buchhalter weiter.

+  Hohe Garantie, dass die Buchhaltung korrekt geführt wird.
+  Sie gewinnen viel Zeit, die Sie in Ihr Kerngeschäft investieren können.
+  Sie haben einen Experten an Ihrer Seite, der Ihnen allgemeine Unternehmenstipps geben kann.
  Grösster Nachteil: Externe Kosten

Unsere Kostenumfrage bei Treuhändern hat gezeigt, dass die Preise für dieselbe Dienstleistung teilweise stark schwanken, ein Vergleich von Offerten lohnt sich in jedem Fall.

3. Variante: Sie verbuchen die Belege selber, Abschluss, Mehrwertsteuer und Steuern lagern Sie an einen Treuhänder aus.  

+  Sie sparen langfristig gesehen Kosten.

Die Buchaltung wird vom Treuhänder komplett kontrolliert. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Buchaltung, der Abschluss, Steuern und MwSt korrekt und optimiert erledigt wurden.  
+  Im Falle einer buchhalterischen Unklarheit können Sie sich an Ihren Treuhänder wenden, der ebenfalls über einen guten Überblick Ihrer Bücher verfügt. 
  Hoher zeitlicher Aufwand unter dem Jahr, da Sie die Buchhaltung selber führen.
  Die eigene Verbuchung der Belege lohnt sich nur, wenn Sie buchungssicher sind. Der Treuhänder muss vor dem Abschluss, die ganze Buchhaltung prüfen. Muss er viele Korrekturen vornehmen ist sein Aufwand schlussendlich grösser als wenn der Treuhänder die ganze Buchhaltung selber erledigt hätte. 
 

Entscheidung 2: Online oder Inhouse Buchhaltungssoftware?

Die Zeiten des Kassenbüchleins sind definitiv vorbei – heute gibt es zahlreiche Finanzbuchhaltungsprogramme, die Sie bei der Erstellung Ihrer Buchhaltung unterstützen und die auch von den Treuhandbüros eingesetzt werden.

Führen Sie die Buchhaltung selber, haben Sie die komplett freie Wahl. Übernimmt der Treuhänder die gesamte Buchhaltung, entscheidet dieser, welches Finanzbuchhaltungsprogramm verwendet wird.

Bei der Mischform, also wenn einige Teilbereiche wie Steuer- oder MwSt-Abrechnung vom Treuhänder erledigt werden, einigen Sie sich auf eine passende Buchhaltungssoftware. Dabei haben Sie die Wahl zwischen einer Inhouse- (Client Server) oder Online Buchhaltungssoftware.
 

Buchhaltungssoftware Inhouse

+  Datenspeicherung auf Server: Zeichnet sich durch hohe Sicherheit aus.
+  Auch Offline-Zugriff möglich.
  Hohe Lizenzkosten zu Beginn der Gründung, wenn die Ressourcen meist eher knapp sind.

Beispiele: Abacus, banana, Buspro, Profixx
 

Online Buchhaltungssoftware (Cloud Buchhaltungssoftware)

+  Zugriffsmöglichkeiten von jedem Ort: Mit Hilfe eines Browsers und einem Internetzugang können Sie ortsunabhängig auf Ihre Finanzdaten zugreifen.
+  Datenaktualität: Die Daten sind von Ihnen jederzeit abruf- und einsehbar.
+  Online Buchhaltung gehört zu den sogenannten SaaS-Angeboten (Software-as-a-Service) und benötigt auf Anwenderseite keine Softwareinstallation oder Updates und erfordert damit auch kein IT Know-how.
+  Gerade bei einer monatlichen Miete der Software sind die Ausgaben zu Beginn um ein Vielfaches kleiner, als bei den einmaligen Lizenzkosten bei der Inhouse-Lösung.
  Datenhaltung ausserhalb der eigenen Infrastruktur: Hier muss v.a. bezüglich der Sicherheit der Daten genau geprüft werden, ob der Anbieter ein professionelles Daten- und Rechenzentrum mit entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen betreibt oder nutzt. Lassen Sie sich die IT Security Mechanismen des Anbieters beschreiben und sichern Sie sich vertraglich ab.

Beispiele: Klara, bexio, fibu3, Run My Accounts, CashCtrl

Beachten Sie auch unsere zusammengestellte Übersicht, die aufzeigt, welche Buchhaltungssoftware kostenlos, besonders günstig oder gut erweiterbar ist.
 

Fazit – Buchhaltung für Neugründer
 

Variante 1:
Sie erledigen die Buchhaltung eigenständig

Sie entscheiden zwischen einer Inhouse oder Cloud Buchhaltungssoftware:

  • Inhouse Software: Daten auf Ihrem eigenen Server. Dafür bezahlen Sie einmalige Lizenz- und möglicherweise Setup-Kosten.
  • Online Buchhaltungssoftware: Sämtliche Buchhaltungsdaten in der Cloud. Monatlicher Betrag wird , abhängig von der benötigten Speicherkapazität und Anzahl Zugriffsberechtigungen.
  • Einige Software Anbieter ermöglichen Startups in den ersten ein bis zwei Geschäftsjahren Sonderkonditionen und Rabatte. Es lohnt sich, die Anbieter zu vergleichen und nach Firmengründer-Rabatten zu fragen.
Variante 2:
Ein Treuhänder übernimmt Ihre Buchhaltung

Sie entscheiden, ob Sie zu einem Treuhänder gehen, der mit einer Inhouse- oder Online-Buchhaltungssoftware arbeitet:

  • Vorteil Online Buchhaltungssoftware: Als Kunde jederzeit Einsicht in die Zahlen 
  • Inhouse Buchhaltungssoftware: Meist keine tagesaktuelle Einsicht in die Buchhaltung. Belege werden in Papierform eingereicht oder Sie scannen die Belege ein und senden diese digital an Ihren Treuhänder. 
Variante 3:
Sie führen die Buchhaltung das Jahr durch selber und lagern komplexe Aufwände wie Jahresabschluss, Steuern oder Mehrwertsteuer an den Treuhänder aus

Sie arbeiten mit einem Treuhänder zusammen, der die eigenständige Verbuchung begrüsst:

  • Zudem einigen Sie sich auf eine passende Buchhaltungssoftware, damit die Buchhaltung so einheitlich wie möglich geführt wird und der Treuhänder den Jahresabschluss, Steuer- oder Mehrwertsteuerabrechnung so einwandfrei und schnell wie möglich erledigen kann.

 

Treuhänder Kosten

GRYPS hat für Sie die Kosten eines Treuhänders übersichtlich zusammengefasst und eine Kostenumfrage mit 77 Treuhändern aus der Deutschschweiz durchgeführt. Beachten Sie auch unsere Infografik, die die wichtigsten Facts und Trends rund um die Treuhanddienstleistung zusammenfasst.
 

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