Videokonferenzsystem

Was sind die wichtigsten Punkte zu Video- und Webkonferenzen?

• Für die Durchführung von Videokonferenzen benötigen Sie die entsprechende Videokonferenz­-Hardware wie Kamera, Konferenzlautsprecher – und die passende Software dazu.
• Die Ausstattung eines Videokonferenz­systems hängt von Ihren Anforderungen an die Qualität (Bild, Ton, Anzahl Teilnehmende etc.) der Videokonferenzen ab.
• Web-Meetings via Zoom, Microsoft Teams oder Cisco Webex finden vollständig im Netz statt. Sie benötigen als Mindestausstattung nur ein Notebook, Tablet oder Smartphone und haben mit der Coronapandemie einen grossen Aufschwung erlebt.

Wie unterscheiden sich Video­konferenzen und Web­konferenzen?

Durch die Weiterentwicklung der Webtechnologie werden die Unterschiede zwischen Videokonferenzen und Webkonferenzen immer geringer. Beide erleichtern die Zusammenarbeit im Team, unabhängig vom Standort. Hier der Hauptunterschied:

• Für eine Webkonferenz benötigen Sie ausser einem Endgerät wie PC, Notebook oder Tablet keine Hardware.
• Videokonferenzen finden typischerweise in einem Konferenzraum statt. Deshalb kommt bei Videokonferenz­systemen spezielle Hardware wie Kamera, grosse Bildschirme oder Konferenzlautsprecher zum Einsatz. Diese sorgt für eine hohe Bild- und Tonqualität, was bei der Webkonferenz weniger eine Rolle spielt.

Generell sind Webkonferenzen die mobilere Form der virtuellen Zusammenarbeit. Während bei Webkonferenzen zusätzliche Features wie Desktop-Sharing oder Chat im Vordergrund stehen, sind es bei Videokonferenzen die Teilnehmenden am virtuellen Meeting. 

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Wie viel kostet ein Video­konferenz­system für Firmen?

Die am Markt verfügbaren Konferenzsysteme reichen von der einfachen, kostengünstigen Arbeitsplatzlösung (Webkonferenz), bei der nur wenig Equipment notwendig ist, bis hin zur kompletten Ausstattung für Videokonferenzräume.

Unser KMU-Kostenvergleich zeigt, dass die ungefähren Kosten eines Video­konferenz­systems inklusive Hardware für einen Konferenzraum für 10 Personen (Installation und Lizenzgebühren) bei CHF 5'500 bis CHF 12'500 liegen, der Durchschnitt beträgt CHF 9'500. Bei einem cloudbasierten Videokonferenz­system für Online-Meetings und die Zusammenarbeit von bis zu zehn Personen müssen Sie mit Nutzungsgebühren von CHF 40 bis CHF 60 pro Monat rechnen. 

Mehr Informationen zu den Preisen von Videokonferenz­systemen für Firmen finden Sie in unserem Kostenplaner.

Was sind die Auswahlkriterien für eine Video­konferenz­lösung für KMU?

Diese Aspekte sollten Sie beim Kauf eines Video­konferenzsystems für Ihre Firma beachten:

• Grösse des Sitzungszimmers
• Maximale Anzahl der Teilnehmenden
• Hardware-Anforderungen: Kamera, Bildschirm, Mikrofon, Lautsprecher 
• Kompatibilität aller Geräte 
• Hohe Bildfrequenz für ein gleichmässiges Videobild
• Sehr gute Ausgabeauflösung, da diese zur Videoqualität beiträgt
• Verschlüsselung beim Austausch von sensiblen Geschäftsinformationen

Bei einem Videokonferenz­system für Firmen geht es im Wesentlichen um diese Komponenten, die im Team der Teilnehmenden genutzt werden:

• Bild-/Videoübertragung
• Audioübertragung
• Desktop-Sharing
• Application-Sharing
• Chat, Online-Abstimmungen, Protokollierung
• Kalenderintegration

Welche technischen Anforderungen sind beim Kauf eines Videokonferenz­systems für Firmen wichtig?

Bei der Wahl des passenden Systems samt Videokonferenz­-Hardware für Ihr KMU spielen folgende technischen Kriterien eine Rolle:

• Interoperabilität / Kompatibilität
  Eine Bedingung für Videokonferenzen mit Kundinnen, Kunden oder Teilnehmenden von anderen Unternehmen ist die Kompatibilität der beteiligten Videokonferenz­systeme. Die Systeme aller Teilnehmenden müssen miteinander kommunizieren können oder es muss auf beiden Seiten auf gemeinsame, offene Standards gesetzt werden.
• Benutzerfreundlichkeit
  Das Konferenzsystem muss nicht nur funktional, sondern auch für unerfahrene Teilnehmende einfach und intuitiv sein. 
• Sicherheit
  Zu den wichtigen Sicherheitsaspekten einer Videokonferenz gehören die Identifikation der Teilnehmenden, die Verschlüsselung der übermittelten Daten sowie die Verhinderung unbefugter Zugriffe.
• Bandbreite
  Je höher die Bandbreite (Internet-Geschwindigkeit), desto mehr Daten können gleichzeitig übertragen werden. Dies ermöglicht eine bessere Auflösung des Bildes und verhindert Videoaussetzer. Erkundigen Sie sich deshalb beim Videokonferenz­system-Hersteller, welche Anforderungen an Ihr Netzwerk und die Bandbreite erfüllt sein müssen.

Welche Verwaltungsfunktionen beinhaltet ein Video­konferenz­system?

Der Leistungsumfang eines modernen Videokonferenz­systems beinhaltet nicht nur die Funktionen für die Konferenz an sich, sondern auch verschiedene Funktionen zur Verwaltung und zur Organisation von Videokonferenzen. Mit diesen lassen sich 

• Videokonferenzen planen
• E-Mails an die Teilnehmenden versenden
• Einladungen mit Link oder Einwahlnummer zur Teilnahme zustellen
• Konferenzressourcen prüfen und reservieren
• Einzelnen Mitgliedern der Gruppe virtuelle Konferenzräume zuweisen

Software für Videokonferenzen – was wird benötigt?

Drei Arten von Videokonferenzlösungen stehen im Fokus:

• Cloud-Hosting ist mittlerweile Standard. Der Server befindet sich beim Anbieter und Ihr KMU hat Zugriff via Webbrowser. Die Lösung eignet sich sowohl für einfache Videokonferenzen für Sitzungszimmer als auch für kleine und grosse, standortunabhängige Videokonferenz­systeme.
• Inhouse: Sie betreiben und warten den Server für die Videokonferenzen selbst.
• Managed Services: Sie besitzen die Videokonferenz-Infrastruktur, lassen sie aber von einem externen IT-Dienstleister betreiben.

Was sind die wichtigsten Web­konferenz-Funktionen?

Eine Webkonferenz lässt sich ohne lange Vorlaufzeit aufsetzen. Über Ihr Webkonferenz-Tool verschicken Sie einfach per E-Mail einen Einladungslink an die Teilnehmer. Diese klicken den Link an und werden sofort auf den virtuellen Desktop des Meeting-Leiters aufgeschaltet. 

Die wichtigsten Funktionen von Web­konferenz-Tools sind:

• Video- und/oder Audio-Besprechungen
• Datenaustausch
• Freigabe von Anwendungen
• Sichtbarmachen des Bildschirms
• Chat-Funktionen (moderiert oder unmoderiert)
• Whiteboard-Übertragung
• Aufzeichnungsfunktion

Die Webkonferenz wird oft als Hosted Service angeboten: Die Infrastruktur liegt bei einem externen Anbieter, und Sie bezahlen Lizenzen für die Nutzung des Services aus der Cloud. Diese Nutzungsgebühren werden in der Regel monatlich oder jährlich erhoben. Daneben gibt es auch Webkonferenzlösungen zur Installation auf dem eigenen (Inhouse-)Server. 

Welche Lösungen gibt es für das Home­office?

Homeoffice ist zur Normalität geworden – und damit zum wichtigen Bestandteil der IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Entwickler von Hard- und Software für Video- und Webkonferenzen wie Microsoft, Google, Zoom, Slack, Skype, Cisco oder Discord stellen viele gute Lösungen zur Verfügung, mit denen Sie virtuelle Meetings und Besprechungen abhalten können. Angeboten werden unterschiedliche Leistungen und Produkte, berücksichtigen Sie bei Ihrer Auswahl auch, ob und in welchem Umfang Support geleistet wird.

Was sind Telepräsenz- / Telepresence-Systeme?

Eine Videokonferenz per Telepräsenzsystem unterscheidet sich massgeblich von Meetings über klassische Videokonferenz­systeme. Gute Kameras und hochauflösende Displays sowie hochwertige Mikrofone und Audioanlagen vermitteln das Gefühl, sich mit dem Gegenüber in einem Raum zu befinden:

• Sie sehen Ihr Gegenüber in höchster Bildqualität.
• Die Gesprächspartnerin erscheint möglichst in Lebensgrösse.
• Sie kommunizieren über ein Audiosystem, das Ihnen das Gefühl vermittelt, Sie sässen mit Ihren Gesprächspartnern in einem Raum.

Näher als mit einem Telepräsenzsystem kann man sich auf Distanz nicht sein. Voraussetzung für diese digitale Nähe ist, dass beide Seiten über Telepräsenzsysteme verfügen. 

Autor: Patrick Gunti