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Auswahlhilfe Kopierer
1 Kopierer Überblick
Die heute üblichen, modernen Kopierer sind in der Regel Multifunktionsgeräte, die Kopieren, Laserdruck, Fax, Scanner und weitere Funktionalitäten kombinieren. Es gibt inzwischen eine beachtliche Auswahl an Multifunktionsgeräten, die kontinuierlich ausgebaut und weiterentwickelt wird. Bevor Sie sich einzelne Geräte ansehen, sollten Sie sich Gedanken über Ihren Bedarf machen. Neben der eigentlichen Funktionalität des Fotokopierers geht es vor allem um die Entscheidung über Geschwindigkeit, Formate und Volumen. Man unterscheidet die 4 Anwendungsbereiche für Home Office (ab ca. 150 CHF), Büro/Business (ab ca. 1'500 CHF), Graphiker (ab ca. 20'000 CHF) und Offset-Druck (> 30'000 CHF).
Bei einem monatlichen Bedarf von maximal 600 - 800 Kopien sollten Sie einen kleineren günstigen Tischkopierer ins Auge fassen. Sie decken diesen Bedarf sehr gut ab. Wer diese Grenze deutlich überschreitet sollte sich auf jeden Fall für ein leistungsfähigeres Gerät entscheiden.
Denn bei zunehmender Auslastung ist ein Profi-Gerät sinnvoller, weil es Wartezeiten reduziert und somit Geld spart. Die Geräte sind schneller und haben meist auch noch einen größeren Funktionsumfang. Daneben sind sie häufig auch mit Serviceverträgen ausgestattet oder lassen sich um diese erweitern, so dass man bei Problemen auf schnelle Hilfe zählen kann. Auch gibt es bei diesen Geräten Miet- oder Leasing-Optionen.
2 Grundfunktionen von Kopiergeräten
Zur Auswahl des geeigneten Fotokopierers sind zuerst die Grundfunktionen zu betrachten. Dazu benötigt der Koierer Fachhändler Angaben zu folgenden Punkten:
- Benötigen Sie einen Kopierer für A4 oder A3 Format?
- Wünschen Sie Schwarz-Weiss oder Farbkopien?
- Wieviele Kopien benötigen Sie im Monat?
Sind Sie sich unsicher über die Anzahl benötigter Kopien, erkundigen Sie sich bei vergleichbaren, bekannten Firmen. Auch Fachhändler können Ihnen i.d.R. ihre Erfahrungswerte mitteilen. Bei grösseren Volumen empfiehlt sich auch ein automatischer Vorlageneinzug.
- Benötigen Sie doppelseitige Kopien/Ausdrucke?
- Wünschen Sie Zusatzfunktionen wie Drucker, Scanner, Fax, Email-Versand, Sortierfunktion
- sind mehrere Papierkassetten notwendig (z.B. für normales Papier und Briefpapier)
- Wünschen Sie Endbearbeitungs-Funktionen wie Heften, Falten, Lochen etc.
3 Kopierer Zusatzfunktionen
Für sogenannte Business Kopierer sind weitere Aspekte zu betrachten, die für die Auswahl des Gerätes, wie auch für den Preis massgeblich sind.
- Sollte Ihr zukünftiger Kopierer auch über Netzwerkfähigkeit mit USB oder W-Lan verfügen?
- Wollen Sie auch PDF- Drucke durchführen oder Post- Script, kurz PS, nutzen?
- Sollte der Kopierer einen integrierten Speicherkartenleser oder eine USB- Schnittstelle besitzen?
- Welches Betriebssystem haben Sie heute im Einsatz?
- Sollen die Geräte auch in einen Dokumenten-Workflow eingebunden werden?
4 Auswahl Kopierer: Anbieter und Produkt
Der wichtigste Punkt bei der Auswahl ist die Qualität des Kopiergerätes und der dahinter stehende Service des Anbieters. Es muss nach verschiedenen Anwendungskategorien unterschieden werden.
Nutzen Sie das Gerät nur für Standarddrucke in Ihrem Büro oder benötigen Sie ein Gerät, das hochwertige Grafiken und absolut präzise Kopien aus dem Offset-Bereich erstellen kann?
Üblicherweise werden hier Multifunktionsgeräte (Office Farbkopierer) eingesetzt, die vorwiegend für Schwarz-Weiss und gelegentliche Farbkopien vorgesehen sind. Es gibt auch speziell auf Farbdrucke spezialisierte Geräte, die den Anforderungen des Proof oder Offsets erfüllen sollen, diese beginnen jedoch in einem wesentlich höheren Preissegment.
Weitere bestimmende Faktoren insbesondere für die Wahl des Anbieters sind die angebotenen Finanzierungsarten wie Leasing oder Miete. Fragen Sie auch nach, ob der Händler auch gebrauchte Kopiergeräte anbietet. Achten Sie auch auf angebotene Zusatzleistungen, wie z.B. der kostenlosen Reparatur des Gerätes, etc.
3 passende Kopierer Anbieter finden - kostenlos mit GRYPS Offertenportal
Mit dem Offertenservice von GRYPS Offertenportal kommen Sie in kürzester Zeit an Offerten von drei passenden Anbietern für Kopiergeräte aus Ihrer Region. Es geht ganz einfach: Sie wählen die Kategorie Kopierer auf unserer Startseite aus und beantworten unseren kurzen Online-Fragebogen zu Ihren Anforderungen an das Kopiergerät. Sie benötigen dazu kein detailliertes Produktewissen. Kurze Zeit später erhalten Sie von uns einen Rückruf mit dem wir sicherstellen, dass wir Ihre Kaufkriterien verstanden haben um Ihre Anfrage an die passenden Anbieter weiterzuleiten. GRYPS arbeitet mit einer grossen Zahl an Anbietern von Kopierern in der ganzen Schweiz zusammen. In diesem Kompetenzpool sind alle führenden Hersteller von Kopiergeräten vertreten (Canon, HP, Konica, Kyocera, OKI, Ricoh, Thriumpf Adler, Toshiba, Xerox). Wir haben für die unterschiedlichsten Kundensegmente und Bedürfnisse die passenden Anbieter. Profitieren Sie wie viele andere Unternehmen in der Schweiz von unserem Markt- und Anbieter-Know-how und nutzen Sie Ihre wertvolle Zeit für Ihr eigentliches Kerngeschäft.
Für Kaufinteressenten ist diese Dienstleistung kostenlos, Anbieter zahlen eine geringe pauschale Kontaktgebühr, wenn diese an einer Offertenstellung interessiert sind. Ihre Kontaktdaten werden maximal an 3 passende und interessierte Anbieter weitergegeben!
5 Kopierer Service und Wartung
Fachhändler unterscheiden zum Teil zwischen den so genannten Wartungs- und Serviceverträgen, die nachfolgend kurz erläutert werden. In der Schweiz wird oft nur die Variante Servicevertrag inkl. Reparatur innert Tagesfrist angeboten. Hier lohnt es sich, die Leistungen im Detail zu vergleichen.
Wartungsvertrag
In einem Wartungsvertrag erklärt sich der Anbieter des Kopierers bereit, im Falle von Fehlermeldungen oder Schäden innerhalb eines definierten Zeitfensters vor Ort Reparaturen vorzunehmen. Wartungsverträge sind insbesondere dann sinnvoll, wenn Ihr Kopiervolumen hoch ist und Sie nicht auf das Gerät verzichten können (z.B. wenn nur ein einziges Gerät vorhanden ist).
Servicevertrag
Während der Wartungsvertrag nicht immer benötigt wird, stellt der Servicevertrag ein Basisangebot vieler Anbieter dar. Der Servicevertrag garantiert Ihnen sämtliche Verbrauchsmaterialien zu einem monatlichen Pauschalpreis. Dies umfasst vor allem Toner, aber auch Papierlieferungen. Abzuklären ist bei den Anbietern, ob auch die Anlieferung und Fixierung, sowie die Installation des Gerätes und die Einbindung ins Netzwerk enthalten sind.
6 Kosten und Offerten von Kopiergeräten
Obwohl der Trend bei Multifunktionsgeräten in Richtung Farbe geht, haben Schwarz-Weiss-Modelle deswegen noch lange nicht ausgedient. Wenn Kopier- und Druckkosten tief gehalten werden müssen, sind Schwarz-Weiss-Geräte nach wie vor gefragt. Vor allem dort wo Farbe keinen Mehrwert bringt wie z.B. Emails, interne Dokumente oder Briefe auf vorgedruckten Papier.
Egal ob Sie nun jeweils nur den Service- oder Wartungsvertrag abschließen, sollten Sie berücksichtigen, dass der Abschluss auch einen gewissen Spielraum für Verhandlungen beim Anschaffungspreis des Gerätes ermöglicht.
Generell gilt für die zukünftigen Kopierkosten folgendes Prinzip: Je höher der Anschaffungspreis für das Gerät, desto niedriger sind die Kosten pro Kopie (auch Klickpreis genannt). Mit einem hohen monatlichen Druckvolumen lohnt sich die Investition in einen leistungsfähigen Kopierer mit niedrigem Klickpreis.
Kopierer Offerten vergleichen
Prüfen Sie die Offerten verschiedener Anbieter auf folgende Punkte:
- welche Add-on's sind im Preis eingeschlossen, welche kosten zusätzlich?
- wie hoch sind die zukünftigen Kopierkosten?
- wird beim Abschluss eines Services- und/oder Wartungsvertrages der Gerätepreis günstiger?
- Laufzeit und Leistungen der Services- und Wartungsverträge?
- Stundensätze für Sonderleistungen oder Reparaturen, die nicht im Vertrag abgedeckt sind?
Kopierer Mieten, Leasen oder Kaufen?
Viele Firmen leasen heute ihre Geräte. Dies zu einem um die hohen Anschaffungskosten zu vermeiden, aber auch um mit der fortschreitenden technologischen Entwicklung mitzuhalten. Oft enthalten Leasing-Verträge spezielle Trade-Up-Möglichkeiten auf neuere Modelle.
Wie mit den meisten Produkten, ist Leasing jedoch langfristig teurer als Kaufen. Leasingverträge werden zum Teil auf einer pro-Kopie-Basis abgeschlossen und beinhalten zum Teil ein Mindestkopiervolumen. Beachten Sie diese Vertragsklauseln genau.
Eine Alternative ist auch die Kopierermiete. Für einen A3 Kopierer mit einer Leistung von etwa 20 Seiten pro Minute, doppelseitigem Drucken und mehreren Einzugschächten muss mit Mietkosten von rund 180 - 250 CHF im Monat gerechnet werden. Hinzu kommen meist noch die Transportkosten.
Printmanagement
Unternehmen mit hohen Druck- und Kopierkosten (ab ca. 200 Mitarbeiter) können oft durch modernes Print Managment oder sog. Document Solutions eine signifikante Kosteneinsparung erzielen. Bei Angeboten in diesen Bereichen ist jedoch nicht nur die Einsparung von Verbrauchsmaterialien und Hardware zu berücksichtigen. Legen Sie auch ein Augenmerk auf die indirekten Kosten wie den Betrieb, Ausbildungsaufwand, Produktivität der Mitarbeiter um sicherzustellen, ob eine professionelles Print Management oder eine Dokumenten Management Lösung auch die gewünschten Spareffekte oder Produktivitätseffekte erzielt.
7 Nützliche Links anderer Websites
Nützliche Hintergrund-Informationen finden Sie unter nachfolgenden Links:
Wikipedia über Kopierer
Computerwoche: Anwender vernachlässigen Print Management
Druckkostenvergleich Tintenstrahler und Laserdrucker
Energieeffiziente Bürogeräte
Swiss IT Magazine über Multifunktionsgeräte
ZDF heute.de: All-inOne-Geräte können alles - ein bischen
Glossar:
A3 Kopierer, Umweltfreundliche Kopierer, Plotter,
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