Überblick Videokonferenz-Systeme
Kaum ein Unternehmen, das nicht die Auswirkungen der Vulkanwolke über Europa zu spüren bekommen hat. Mitarbeiter, die nicht rechtzeitig aus den Ferien zurück kommen, Meetings, die nicht stattfinden können, weil die richtigen Personen durch Flugausfälle nicht anwesend sind, Geschäftsreisen, die abgesagt werden müssen.
Der Trend geht nicht nur deswegen immer mehr zu Videokonferenzen oder Webcastings. Unternehmen, welche auf Videokonferenzsysteme setzen, profitieren gleich mehrfach. Sie sparen Geld aufgrund tieferer Reisekosten. Zudem sind die Mitarbeiter durch die Einsparung der Reisezeit produktiver und nicht dem Stress ständiger Geschäftsreisen ausgesetzt. Von den niedrigeren Umweltemissionen ganz zu schweigen!
Videokonferenzsysteme bestehen im Wesentlichen aus Kamera und Mikrofon als Eingabegeräte, sowie Bildschirm und Lautsprecher als Ausgabegeräte.
Die heute verfügbaren Lösungen für Konferenztechnik reichen von der Nutzung des Internet-Browsers bis hin zur Nutzung komplexer Videokonferenz-Räume.
Bei der Beschaffung eines Videokonferenzsystems sollten folgende Punkte betrachtet werden:
- Reicht eine Lösung für einen oder mehrere PC-Arbeitsplätze mit Kamera und Headset aus oder braucht es eine Lösung für einen ganzen Konferenzraum?
- Finden die Videokonferenzen innerhalb des eigenen Unternehmens statt (an wie vielen Standorten) oder auch mit externen Teilnehmern im In- und Ausland?
- Wie oft führen Sie Videokonferenzen durch?
Diese Faktoren sind massgebend für die Auswahl des Videokonferenzsystems sowie des passenden Betriebsmodells.
Funktionalität und technische Anforderungen
Eine Videokonferenzlösung setzt sich in der Regel aus folgenden Funktionalitäten zusammen:
- Audioübertragung
- Bild-/Videoübertragung
- Desktop-Sharing (gemeinsamer Bildschirm)
- Application-Sharing (gemeinsamer Zugriff auf Anwendungen)
Die am Markt verfügbaren Lösungen reichen von der einfachen, kostengünstigen Arbeitsplatz-Lösung (Webkonferenz), bei der nur wenig Equipment notwendig ist bis hin zur kompletten Videokonferenz-Ausstattung für dedizierte Konferenzräume.
Bei der Auswahl der passenden Lösung spielen folgende technische Aspekte eine Rolle:
- Interoperabilität/Kompatibilität
Dieser Punkt ist insbesondere dann wichtig, wenn häufig Videokonferenzen mit Teilnehmern von anderen Unternehmen stattfinden sollen. Dazu müssen die Systeme der Teilnehmer miteinander kommunizieren können oder es muss auf beiden Seiten auf gemeinsame, offene Standards (z.B. Web) gesetzt werden.
- Benutzerfreundlichkeit
Die Lösung muss nicht nur funktional, sondern auch einfach und intuitiv von unerfahrenen Teilnehmern bedienbar sein. Gibt es in der Anwendung häufig Probleme, so wird die fehlende Akzeptanz der Mitarbeiter für Videokonferenz-Meetings schnell zum Problem.
- Sicherheit
Zu den wichtigen Sicherheitsaspekten eines Systems gehören vor allem die Identifikation der Teilnehmer, die Verschlüsselung der übermittelten Daten sowie die Verhinderung von unbefugter Teilnahme.
- Bandbreite
Erkundigen Sie sich beim Anbieter des Videokonferenzsystems welche Anforderungen an das Netzwerk und die Bandbreite bestehen. Bei aktuellen Systemen ist eine Übertragung in HD-Qualität mit ca. 512 Kbps (Kilobit pro Sekunde) möglich. Die obere Grenze bei Videokonferenzsystemen liegt bei etwa 4 Mbps. Diese Bandbreite verdreifacht sich noch einmal für die sogenannten Telepresence-Lösungen, mit drei Bildschirmen und drei Kodierer/Dekodierern.
Videoconferencing Betriebsmodelle
Der Betrieb von Videokonferenz- oder Webkonferenzsystemen ist auf folgende Arten möglich:
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Inhouse-Betrieb
Das Unternehmen besitzt die gesamte Infrastruktur und ist auch für die Wartung selbst verantwortlich. Hat es die Ressourcen für die Wartung nicht zur Verfügung, kann ein Wartungsvertrag mit einem externen Dienstleister hinzugezogen werden.
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Managed Service
Die Infrastruktur steht zwar im Unternehmen, wird aber komplett von einem externen Dienstleister betrieben und bereitgestellt. Für dieses Modell werden keine eigenen IT Ressourcen benötigt.
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Hosting
Die Infrastruktur steht beim externen Dienstleister und wird dem Unternehmen via Webbrowser als Service zur Verfügung gestellt.
Glossar
Webkonferenz, Videokonferenz Kosten
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