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Personal Software Anforderungen und Betrieb

Zuerst gilt es genau zu definieren, welche Aufgaben von der Personal Software übernommen werden sollen. Die am Markt verfügbaren Produkte werden laufend weiter entwickelt und übersteigen zunehmend die Kenntnis ihrer Benutzer. Vielfach bieten deshalb Anbieter an, gemeinsam mit dem Kunden die Anforderungen an die Software zu definieren. Dies ist vor allem dann ratsam, wenn man auf diesem Gebiet nicht auf dem neusten Stand ist. Ein Experte wird Sie gerne über die vielfältigen Möglichkeiten der heute verfügbaren Personallösungen beraten. Wesentliche Funktionalitäten einer Personallösung sind:

• Lohnabrechnung - Payroll
• Zeiterfassung
• Personalentwicklung
• Personalbeschaffung
• Expertensuche
• Nachfolgeplanung

Software Betrieb: Web-basiert, Hosting oder lokal

Neben der Auswahl der eigentlichen Personal Software stellt sich die Frage der richtigen Betriebsart für ein KMU. Hier sind 3 Betriebsarten zu unterscheiden:

• Web-basiert (z.B. e-payroll)
• Hosting
• Lokale Installation

Web-basiert (SaaS = Software as a Service):

Bei dieser Betriebsart wird die Lösung auf dem Server des Anbieters betrieben und als fertigen Service zur Verfügung gestellt. Für den Zugriff brauchen Sie lediglich einen Webbrowser. Die nötigen Updates, Neuinstallationen von neuen Versionen und Backups übernimmt der Anbieter für Sie.

Diese Nutzungsart ist ideal für Unternehmen, die sich nicht mit der betriebstechnischen Seite wie Installation, Wartung und Backup belasten wollen, weil Ihnen entweder das Know-how dazu fehlt oder weil sie ihre knappen Ressourcen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren wollen. Der Anbieter verrechnet hier i.d.R. eine jährliche Nutzungsgebühr.

Als Web-Angebot wird beispielsweise die Lohnbuchhaltung von sogenannten e-payroll Anbietern immer beliebter. Mehr zu e-payroll

Hosting:

Hier wird die Personal Software Lösung beim Anbieter auf einem virtuellen Server betrieben. Den Zeitpunkt der Updates können Sie selbst bestimmen. Zusätzlich können Sie auch noch weitere Applikationen auf dem virtuellen Server laufen lassen. Dieser Ansatz gibt etwas mehr Flexibilität, erfordert aber auch mehr Know-how. Hier ist es wichtig zu prüfen, ob Ihr Personal Software-System vom Hoster als Standardprodukt angeboten wird und er bezgl. Installation und Upgrades Support bieten kann. Kostenseitig ist dieser Ansatz i.d.R. günstiger als SaaS, es lohnt sich aber zu prüfen, ob sich durch den möglichen Zusatzaufwand die niedrigere Betriebsgebühr rechnet.

Lokale Installation (Client/Server-Betrieb):

Die Personal Software Lösung wird vor Ort beim Anwender installiert. Bei individuell entwickelten oder erweiterten Personal Software-Lösungen ist dies meistens die einzig mögliche Variante. Es muss sichergestellt werden, dass Fixpacks und neue Versionen regelmässig eingespielt werden. Zudem muss ein Backup-System erstellt werden, welches auch bei Brand- und Wasserschäden sicherstellt, dass die Personaldaten weiterhin verfügbar und vorhanden sind. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass das technische Know-How in der Firma besteht oder es muss dieses von einer Fachfirma einkaufen.