Personaladministration auslagern - Auswahlhilfe

Viele Unternehmen, die sich mit der Auslagerung Ihrer Personaladministration befassen erhoffen sich meist in erster Linie Einsparungen bei den Kosten. Ob ein Unternehmen die Lohnbuchhaltung jedoch selbst führt oder sich für einen externen HR-Dienstleister oder Treuhänder entscheidet, hängt aber auch noch von weiteren Faktoren ab:

Faktoren für das Outsourcing der Personaladministration

• Ist das notwendige Wissen im Unternehmen vorhanden und die Bereitschaft, sich im Personalwesen und der Lohnbuchhaltung ständig weiterzubilden?
• Ist diese Person zeitlich genügend verfügbar und für diese Aufgabe motiviert?
• Ist die zuständige Person alleine verantwortlich und gibt es eine Stellvertretung mit genügend Know-how?
• Fehlt diese Person für strategisch wichtigere Aufgaben im Kerngeschäft? Dies ist besonders bei Jungunternehmen in der Aufbauphase zu bedenken.

Unter den Begriff "Outsourcing der Lohnbuchhaltung" fallen in der Regel folgende Tätigkeiten:

• Lohnabrechnung, Lohnausweis
• Spesenabrechnung
• Sozialversicherungabrechnungen
• Der Verkehr mit Ämtern und Versicherungen (AHV, IV, SUVA, Pensionskassen, Steuerämtern etc.)

Die zunehmende Tendenz, den administrativen Bereich der Personalverwaltung auszugliedern, führt zu einer allmählichen Änderung von der herkömmlichen Form des Outsourcings, das sich auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung und Informationen über soziale Belange beschränkte, hin zu kompletten Auslagerung der gesamten Personalprozesse, dem sogenannten Business Process Outsourcing (BPO).

Die Wahl des richtigen Treuhänders oder Personaldienstleisters will gut überlegt sein. Schliesslich sieht der Anbieter die gesamten Salärabrechnungen der Belegschaft einschliesslich Management und muss daher eine Person des Vertrauens für die Geschäftsleitung darstellen.

Treuhänder als Berufsbezeichnung ist in der Schweiz übrigens kein geschützter Titel. Grundsätzlich kann sich als Treuhänder bezeichnen, wer stellvertretend für einen Auftraggeber dessen Interessen wahrnimmt. Die Bezeichnung allein gibt daher keinen Hinweis auf Qualität und Zuverlässigkeit.

Ist ein Entscheid einmal gefallen, die Saläradministration auszulagern, so sind verschiedene Szenarien möglich:

• Mischform bei der ein Teil selbst erledigt wird (Datenvorerfassung) und anspruchsvollere Aufgaben der Lohnbuchhaltung extern vergeben werden
• Auslagerung der gesamten Personaladministration an einen klassischen Treuhänder oder Personal-Dienstleister, der sämtliche Aufgaben übernimmt
• Inanspruchnahmeeines Internet-Payroll-Anbieters
• Beauftragung einer/eines selbständigen Personalfachfrau/-mann nach Aufwand vor Ort im Unternehmen