Personaladministration - Anbieterauswahl, Offerten und VerträgeBei der Auswahl gilt es zunächst folgende Dienstleister zu unterscheiden:
Selbständige(r) Personalfachfrau/-mann (Freelancer)Diese Variante ist besonders dann interessant, wenn ein Mitarbeiter oder Unternehmer bisher selbst die Lohnbuchhaltung erledigt hat und die Software und Infrastruktur bereits im Haus vorhanden ist. Man möchte niemand zusätzlich einstellen, aber es würde bereits reichen eine Person vor Ort einige Stunden pro Woche zur Verfügung zu haben. Viele Frauen mit guter Ausbildung und Familie sind interessiert an solchen Teilzeit-Engagements und sind zu günstigen Stundenansätzen zu haben. Wichtig ist hier, dass eine gewisse Flexibilität beiderseits bezüglich der Arbeitszeiten vorhanden ist. Fragen Sie nach Referenzen bisheriger Auftrags- oder früherer Arbeitgeber und klären Sie ab, wie sich der Anbieter bezüglich neuen regulatorischen Anforderungen etc. auf dem Laufenden hält. Ständige Weiterbildung ist in diesem Bereich unverzichtbar. Regionale Nähe spielt hier ebenfalls eine Rolle, da Sie sonst noch mit Spesen rechnen müssen. E-Payroll-AnbieterHier finden Sie neben den Internet-Dienstleistern und Softwareanbietern auch klassische Treuhänder, die eine internet-basierte Payroll-Lösung einsetzen und den Service Ihren Kunden zur Verfügung stellen. Bei Treuhändern richten sich die Gebühren jedoch oft noch nach den klassischen Gebührenmodellen. Daneben gibt es immer mehr E-Payroll-Dienstleister, welche bezüglich Preis und Datenaktualität sehr interessant für Jungunternehmen und kleinere KMU sind. Hier muss allerdings genau geprüft werden, welches Personal-Know-how wirklich vorhanden ist und wieweit der Anbieter Sie auch fachlich beraten kann. Schauen Sie sich auch hier die Referenzen gut an und fragen Sie bei diesen nach. Desweiteren ist das Thema der Datensicherheit bezüglich Datenverlust (Backupmechanismen) und unerlaubtem Datenzugriff mit dem Anbieter anzuschauen. Lassen Sie sich genau erklären, welche Sicherheitsmassnahmen vom Anbieter zum Schuzt Ihrer Daten eingesetzt werden. Treuhandbüro oder BuchhaltungsbüroEin Treuhandbüro bietet meist ein umfassendes Dienstleistungsangebot welches weit über die Lohnbuchhaltung hinaus geht an. Dazu gehören z.B. Finanzbuchhaltung, Controlling, Firmengründung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung, Steuerberatung und Liegenschaften. Bei der Auswahl des richtigen Treuhänders sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:
4 Personaladministration outsourcen - Verträge und OffertenDie Gebührenstrukturen von Personal-Dienstleistern und Treuhändern sind sehr unterschiedlich, je nach Form des Dienstes. Bei Internet-Payroll wird in der Regel eine Einstiegspauschale für die Erfassung eines Neukunden fällig (i.d.R. zwischen 1'000 und 2'000 CHF). Die restlichen Gebühren richten sich dann in der Regel nach der Anzahl der Mitarbeiter, aber auch hier gibt es wieder Unterschiede. Durch den zunehmenden Wettbewerb bei Internet-basierten Diensten gibt es in der Zwischenzeit ein paar wenige Anbieter, welche auf die Einstiegspauschale für e-payroll verzichten um somit den Marktanteil an kleinen und kleinstunternehmen zu sichern. Langfristig zahlt sich diese Strategie wohl aus, weil diese Unternehmen auch für spätere zusätzliche Dienstleistungen beim gleichen Anbieter bleiben. Treuhänder rechnen oft nach Stundenansatz ab. Dieser reicht von 80 CHF für einfache Belegerfassung bis zu 250 CHF für den Experten. Bei der Auslagerung von Teilen oder der gesamten Lohnbuchhaltung und Personaladministration wird ein Vertrag oder ein sogenanntes SLA - Service Level Agreement mit dem Anbieter abgeschlossen. Achten Sie darauf ob folgende Tätigkeiten mit der Grundpauschale abgegolten sind oder mit separaten Sätzen verrechnet werden. Jeder Anbieter hat ein eigenes Gebührenmodell, es ist daher sehr schwierig unterschiedliche Anbieter miteinander zu vergleichen. Lassen Sie sich auf jeden Fall schriftlich alle anfallenden Kosten für die verschiedenen Tätigkeiten anbieten und fragen Sie nach den Stundenansätzen für zusätzliche Aufgaben. Nicht fehlen sollten Kosten für:
Es lohnt sich auf jeden Fall Vergleichsangebote einzuholen, bevor Sie jedoch den Zuschlag erteilen, sollten Sie Ihren zukünftigen Personalbuchhalter persönlich kennenlernen.
Glossar:Personaladministration Überblick, Beleg-/Datenvorerfassung, E-Payroll, Internet-Payroll, Personaladministration Aufgaben, Offerten und VerträgeRegionale Anbieter
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