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Managed Print Services

Trotz der seit vielen Jahren verfügbaren Lösungen für Dokumentenmanagement und Workflow ist und bleibt das vielbeschworene papierlose Büro ein Traum. Aus Sicht der Controller ist es jedoch auch oft ein Alptraum. Jedes zweite KMU empfindet seine Druckkosten als zu hoch.

Bisher richteten sich Angebote zur Druckkostenreduzierung wie z.B. Managed Print Services vor allem an Grossunternehmen. Nun wenden sich die Anbieter jedoch auch immer mehr den KMU zu – und das mit gutem Grund:

Laut Studien verschiedener Printing-Hersteller betragen die Druckkosten in einem Unternehmen bis zu 6% des Umsatzes. Der grösste Teil der Unternehmen schätzt, dass sie auf rund 20-30% ihrer Ausdrucke verzichten könnten, ohne dass die Produktivität merklich leiden würde. Genau hier setzt Managed Print Services an, mit dem Ziel, die Druckkosten in ähnlicher Grössenordnung zu reduzieren.

Bitte beachten Sie, die umfassende Marktübersicht für Managed Print Services welche GRYPS Offertenportal im Auftrag des Swiss IT Magazines erstellt hat.

Während Sie sich auf das Managen Ihres Unternehmens konzentrieren, ist ein Managed Print Service Anbieter auf das Management Ihrer Druckprozesse spezialisiert. Es handelt sich dabei um einen Optimierungsprozess (unterstützt durch entsprechende Monitoring-Software), der in drei Schritte aufgeteilt ist:

1. Analyse der bestehenden Infrastruktur und Dokumentenprozesse
2. Daraus resultierende Optimierung der Hard- und Software
3. Implementierung, Support und Wartung der Infrastruktur

Bei der Analyse der bestehenden Infrastruktur und Dokumentenprozesse (Ist-Zustand) wird das Augenmerk auf die Auslastung der Geräte, deren Standorte und technischen Daten sowie das Druckverhalten der Mitarbeiter gelegt. Es werden zudem die kaufmännischen Daten (bestehende Verträge) miteinbezogen. Es erfolgt also eine genaue Auswertung darüber, wo Abläufe ineffizient sind und unnötige Kosten entstehen.

Aufgrund der ausgewerteten Daten wird nun ein Optimierungsplan erstellt und somit der Soll-Zustand definiert. Bestandteil davon sind Hard- und Software Lösungen, Raumplanung (Standorte der Hardware), Abrechnungs- und Zugriffssysteme und Unterhaltsprozesse.

In einem letzten Schritt wird die neue Infrastruktur installiert bzw. die bestehende angepasst und das Personal geschult. Ihr Manged Print Service Anbieter betreibt von nun an für Sie die gesamte Anlage; er steht Ihnen und Ihren Mitarbeitern für Support zur Verfügung, wartet die Geräte, steuert das System und liefert die benötigten Verbrauchsmaterialien (Papier, Toner etc.).

Managed Print Services werden in der Schweiz sowohl von vielen Herstellern direkt angeboten, im KMU-Umfeld empfehlen sich aber vor allem auch Systemhäuser, die sich auf dieses Kundensegment spezialisiert haben.

Für welche Firmen ist Managed Print Services interessant?

Für KMU stellt sich nun die Frage, wann die Nutzung von Managed Print Services für sie Sinn macht. Ausschlaggebend ist dafür meist nicht das Druck- oder Kopiervolumen, sondern der vorhandene Gerätepark. Grob kann man sagen, dass ab ca. 10 Geräten (Drucker, Kopierer, Fax, Plotter) eine Optimierung im Sinne von Managed Print Services die Druckkosten reduzieren kann.

GRYPS Offertenportal hilft Ihnen den passenden Anbieter und Berater für Managed Print Services zu finden, damit auch Sie von Einsparungen bei den Druckkosten profitieren können.

Glossar:

Kopierer Auswahlhilfe, A3 Kopierer, Kopierer mieten oder leasen, Umweltfreundliche Kopierer, Plotter,

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Liechtenstein