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Output Management

Unter den Begriff Output Management fällt die Erstellung, Generierung, Steuerung und Verteilung von elektronischen oder physisch vorliegenden Dokumenten an alle vorgesehenen Empfänger im Unternehmen und ausserhalb des Unternehmens (Kunden, Lieferanten).

Die Ziele von Output Management Projekten und Initiativen im Unternehmen sind unter anderem

• Druckkosteneinsparung und Lagerhaltungskosten-Einsparungen
• Reduzierung von Papierverbrauch
• Optimierung der Hardware- und Softwarekosten
• Optimierung der Personalressourcen
• Auslastungsoptimierung der Systeme
• Zentrale Dokumentenverwaltung und damit bessere Wiederauffindbarkeit
• Revisionssicherheit

Unter dem Begriff Output Management wird auch Standard Software von verschiedenen Herstellern angeboten. Hier sollten Sie sich aber auf jeden Fall vom Spezialisten beraten lassen, denn Output Management Projekte sind recht umfangreich und beginnen erst einmal mit einer seriösen Analyse des aktuellen Dokumenten- und Arbeitsprozesses.

Druckzentrum

Zentral für die Druckkostenoptimierung ist die Einrichtung eines Druckzentrums. Dieses übernimmt unter anderem folgende Aufgaben:

• Empfang von Dokumenten verschiedener Formate von verschiedenen Eingangssystemen
• Anreichern mit weiteren Elementen (z.B. Logos, Unterschriften)
• Verteilen der Druckaufträge an verschiedene Drucksysteme
• Überwachtung der Auslastung und Systemverfügbarkeit

Bei dem Entscheid für eine Output Management Lösung sollten Sie sich ganz genau über die zukünftige Effizienz Ihrer Mitarbeiter Gedanken machen. Einsparungen bei Papier und Hardware können durch Effizienzverluste Ihrer Mitarbeiter aufgrund mangelnder Ausbildung und Akzeptanz schnell neutralisiert werden. Gutes Projektmanagement und Kommunikaton ist daher ein muss.

Glossar:

Kopierer Auswahlhilfe, A3 Kopierer, Kopierer mieten oder leasen, Umweltfreundliche Kopierer, Managed Print Services, Plotter,

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Liechtenstein