Eventplanung und EventorganisationDas grösste Eventbudget nützt nichts, wenn die Abläufe am Event selbst nicht stimmen und die Gäste auf ihre Pausengetränke warten müssen, oder technische Defekte die Präsentationen stören. Das A und O eines jeden Events ist daher die sorgfältige Vorbereitung und Planung. Die nachfolgenden Punkte sollten Sie bei der Eventorganisation berücksichtigen:
Das wichtigste eines Events ist die Location. Von ihr hängt der weitere Aufwand ab, was Technik, Ausstattung, Personal und Gastronomie betrifft. Die Event-Gestaltung muss den Firmenanlass mit der Zielgruppe in Übereinstimmung bringen. Entsprechend stellt man die Gästeliste auf und sorgt für ansprechende Werbung und/oder Einladungen. Für jeden Fall ist zu entscheiden, ob man weitere Printwerbung, wie Broschüren, Plakate oder Flyer (siehe auch Grafikdesign), einsetzt. So können Sie die Botschaft des Events bereits im Vorfeld vermitteln und das Interesse steigern. Das Motto des Events sollte auch in der Dekoration umgesetzt werden. Hier lohnt es sich, mit viel Liebe zum Detail vorzugehen, denn Gäste wissen kleine Aufmerksamkeiten sehr zu schätzen. Das Catering sollte zwar grundlegend auf den Anlass und den Geschmack der Gäste abgestimmt werden, aber auch genügend variable Momente enthalten. Keine Gästegruppe ist so homogen, dass sie mit wenigen Komponenten zufrieden zu stellen wäre. Genau so, wie man bei der Bewirtung eher großzügig plant, sollten Sie auch beim Personal rechnen. Der Service ist das Rückgrat des Events, sei es bei der Bedienung oder bei den Technikern. Da bekanntlich der erste Eindruck entscheidend für die Bewertung des Event ist, stellt die Begrüssung die erste Herausforderung dar. Beim Empfang sind Hostessen ein „Muss“, denn nur eine persönliche Begrüssung ist eine gelungene Begrüssung. Doch die ersten Eindrücke entstehen schon vorher. Es sollte ausreichend Parkraum zur Verfügung stehen und ggf. mit Einweisern gearbeitet werden, die nicht nur die Fahrzeuge sicher zum Stellplatz leiten, sondern auch für die Fragen der Gäste zur Verfügung stehen. Nichts ist für den ankommenden Gast befremdlicher, als wenn die erste Person, die ihm gegenüber tritt, nichts über den anstehenden Event weiss oder sogar deutliches Desinteresse zeigt. Die Kommunikation muss intern funktionieren, indem die Schnittstellen zwischen den Bereichen alle notwendigen Informationen austauschen. Die Veranstaltungstechnik muss auf die Anforderungen der Künstler und eventuelle Einspielen von Videos eingestellt sein. Wenn der Event dokumentiert wird, sollte die beauftragte Person die Einsatzpläne aller Bereiche kennen. Der Einsatz eines Fotografen macht sich im Rahmen eines Events immer gut. Damit eröffnet man sich auch eine Möglichkeit, die Kommunikation nach dem Event weiter zu führen. Übergeben Sie die Eventorganisation in professionelle Hände und holen Sie kostenlos Offerten von Eventagenturen ein. GRYPS Offertenportal sucht für Sie gerne passende Anbieter. Weitere Informationen finden Sie auch in unserer ausführlichen Auswahlhilfe für Eventmanagement.
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