ERP Kosten und OffertenDie Einführung einer ERP Software in einem KMU ist meist ein grösseres Investitionsvorhaben und wird von der Geschäftsleitung entschieden und unterstützt. Die Kosten eines ERP Projektes setzen sich aus folgenden Komponenten zusammen:
ERP LizenzkostenJe nach Hersteller wird ERP Software sehr unterschiedlich lizenziert. Die Lizenzmodelle unterscheiden einerseits Server-Lizenzen (Anzahl CPUs) und User Lizenzen. Bei den User Lizenzen kennt man die Unterscheidung von Concurrent User (Anzahl gleichzeitig eingeloggter User) oder die personenbezogenen User Lizenzen. Bei lokal installierter Software zahlen Sie eine einmalige Gebühr für die Lizenz (One Time Charge) und einen jährlichen Wartungsvertrag (ca. 10 – 25% der Lizenzgebühren) für Updates und Hotline Support. Bei Web-basierten ERP Systemen oder gehosteter Software zahlen Sie eine jährliche Nutzungsgebühr auf Basis der User. Die Anzahl der User kann dabei jährlich an die tatsächliche Anzahl der benötigten Lizenzen angepasst werden. In der Zwischenzeit gibt es auch ERP Systeme auf Open Source Basis. Hier zahlen Sie wenig oder nichts für die Lizenzen, jedoch sollten Sie unbedingt einen erfahrenen IT Partner mit der Einführung und einem Wartungsvertrag beauftragen.
ERP Migrationskosten und BetriebskostenEs gibt jede Menge Studien von führenden Marktforschungsinstituten zum Thema TCO (Total Cost of Ownership) von ERP Einführungen. In einem Punkt sind sich alle einig: Die Kosten einer ERP Einführung werden von vielen Unternehmen unterschätzt. Vor allem Kosten, welche nach der eigentlichen Implementierung anfallen, werden im Vorfeld zu wenig berücksichtigt. Es sind vor allem Aufwände für zusätzlich benötigte Funktionen oder Änderungen im Geschäftsprozess, welche nachträglich noch im System abgebildet werden müssen. Umso wichtiger ist es, dass ein Anbieter mit einer sorgfältigen und effizienten Analyse- und Einführungsmethodik ausgewählt wird. Für ein Einführungsprojekt bevorzugen die meisten Anbieter einen Vertrag nach Aufwand (Time & Material). Hier sollten Sie auf jeden Fall ein Kostendach vereinbaren, damit die Aufwände nicht plötzlich aus dem Ruder laufen. Bei Fixpreis-Projekten ist jeweils ganz genau abzuklären, ob alle benötigten Funktionalitäten und Einführungsaufwände enthalten sind und wie die Konditionen für zusätzliche Aufwände aussehen werden. Bei Fixpreis-Vereinbarungen besteht immer die Gefahr von langwierigen Diskussionen und Verhandlungen ob gewisse nicht explizit definierte Aufwände oder Funktionen im Fixpreis enthalten sind oder nicht. Zudem wird jeder Anbieter versuchen einen genügend grossen Puffer für nicht vorhergesehende Aufwände miteinzuberechnen. Die Offerte eines ERP Anbieters sollte folgende Punkte immer beinhalten:
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